Verzekeringsmakelaars
Mails van klanten en maatschappijen sorteren voor verzekeringsmakelaars
Mails van klanten en maatschappijen worden op soort gesorteerd en aan het dossier gekoppeld. Voor de administratieve antwoorden staat een concept klaar. Advies blijft werk van de makelaar.
Hoe het nu gaat
Op het algemene adres van een makelaarskantoor komt alles door elkaar binnen. Een klant meldt een schade aan zijn wagen, een ander verhuist en vraagt wat dat betekent voor de brandverzekering, een derde vraagt een attest voor zijn gemeente. Daartussen zitten mails van maatschappijen over een bijvoegsel of een openstaande premie, offertes van maatschappijen en reclame. Een dossierbeheerder leest, bepaalt wie het moet oppakken en zoekt ondertussen de polis op.
De tijd tussen een schademelding en de aangifte bij de maatschappij telt, want de klant wil weten dat het dossier loopt. Staat die mail tussen twintig andere in de gedeelde inbox, dan gaat er een dag verloren. Dezelfde klant belt dan op, en niemand weet of zijn mail al is gelezen.
Voor de antwoorden is er een duidelijke grens. Wat de dekking van een polis betekent, of die bij een verhuis moet wijzigen en welke verzekering past, is advies. Een makelaar geeft dat zelf en is er verantwoordelijk voor. Een bevestiging van ontvangst, een vraag naar een ontbrekend polisnummer of een attest sturen zijn administratieve antwoorden. Beide soorten staan in dezelfde mailbox.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Een soort en een dossier per mail
Elke nieuwe mail krijgt een soort: schademelding, wijziging van gegevens, aanvraag van een attest, nieuwe aanvraag, mail van een maatschappij, vraag over een premie of overig. Het systeem zoekt de klant in jullie klantenlijst op afzender, polisnummer of nummerplaat. Is er geen duidelijke match, dan vermeldt het label dat.
- 02
Schademeldingen krijgen voorrang
Een mail die als schademelding is herkend, gaat meteen naar de dossierbeheerder die voor die klant verantwoordelijk is, met de gegevens uit de mail erbij: datum, plaats, wat er is gebeurd en welke polis waarschijnlijk betrokken is. De klant krijgt een bevestiging dat de melding is ontvangen en dat een medewerker contact opneemt.
- 03
Concept voor administratieve antwoorden
Voor aanvragen van attesten, vragen naar documenten of een ontbrekend polisnummer zet het systeem een concept klaar uit teksten die jullie hebben goedgekeurd. Voor mails die over de dekking, een advies of een vergelijking gaan, komt er geen inhoudelijk concept. De klant krijgt alleen een bevestiging van ontvangst en de mail gaat naar de makelaar.
- 04
Terugvinden in het dossier
De mail en het verstuurde antwoord worden bewaard bij de klant. Blijft een mail na een afgesproken termijn zonder antwoord, dan krijgt de verantwoordelijke een herinnering. Zo ziet een collega bij afwezigheid wat er in het dossier is gebeurd.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een kantoor met een gedeelde inbox van tachtig mails per dag
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Stel dat een kantoor per dag ongeveer tachtig mails op het algemene adres ontvangt. In het voorbeeld sorteert de automatisering ze in zeven soorten. Een schademelding gaat meteen naar de dossierbeheerder, met een bevestiging aan de klant. Een vraag om een attest krijgt een concept met de gegevens uit het dossier. Een mail waarin een klant vraagt of zijn brandverzekering nog volstaat na een verbouwing, krijgt alleen een bevestiging van ontvangst en gaat naar de makelaar. De getallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Alle antwoorden zijn concepten tot iemand ze verstuurt. Dat blijft standaard zo voor offertes, prijzen, klachten en alles waarin een toezegging staat. Voor heel vaste antwoorden, zoals openingsuren, kunnen jullie later kiezen om die automatisch te laten versturen. Dat beslissen jullie per categorie.
Meer voor verzekeringsmakelaars
Veelgestelde vragen
Nee, en dat bouwen we ook niet. Verzekeringsadvies valt onder de regels van de FSMA en blijft de verantwoordelijkheid van de makelaar. Het systeem sorteert, bevestigt ontvangst en stelt administratieve antwoorden voor. Bij elke vraag over dekking of keuze van een product gaat de mail naar een persoon.
Daarom koppelt het systeem alleen bij een duidelijke match, bijvoorbeeld op polisnummer. Bij twijfel staat de mail in de controlelijst. Dossierbeheerders kunnen een koppeling aanpassen, en we gebruiken die correcties om de regels te verbeteren.
Dat doen we niet automatisch. De schademelding wordt klaargezet in het dossier, en de dossierbeheerder geeft ze door aan de maatschappij op de manier die jullie gebruiken. Of er voor bepaalde maatschappijen een koppeling mogelijk is, bekijken we in de scan.
Wat het kost, hangt af van het aantal soorten en koppelingen. Na de scan van een halve dag krijg je een voorstel op maat met de prijs. Bestel je binnen 30 dagen, dan wordt de scan verrekend. Daar komt een maandbedrag bovenop voor hosting, opvolging en onderhoud.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.