Vastgoedkantoren
Klantvragen beantwoorden voor vastgoedkantoren
Vragen van kandidaten, eigenaars en huurders krijgen een antwoord op basis van het pandendossier. Biedingen, prijs en juridische punten blijven bij de makelaar.
Hoe het nu gaat
Vastgoedkantoren krijgen vragen van drie groepen: kandidaat-kopers en -huurders, eigenaars die hun pand te koop of te huur hebben staan en, bij kantoren die verhuurbeheer doen, huurders. Kandidaten vragen of een pand nog beschikbaar is, wat de gemeenschappelijke kosten zijn, of huisdieren zijn toegestaan, wanneer het pand vrij is en of een bod mogelijk is. Het antwoord op de meeste vragen staat in het dossier van het pand, maar iemand moet het opzoeken.
Eigenaars willen vooral weten hoe het verloopt: hoeveel bezoeken er waren, of er biedingen zijn, wanneer het bord wordt geplaatst, wat er op de portalen staat. Die vragen komen dagelijks, vaak op momenten dat de makelaar op bezoek is, en een eigenaar die geen antwoord krijgt, belt een tweede keer. Huurders melden problemen met het pand, zoals een lek of een defect, en verwachten dat het kantoor ze doorgeeft.
De gevoeligheid zit in de grenzen. Een antwoord over de prijs of over wat de eigenaar zou aanvaarden, hoort bij de makelaar. Een antwoord over de toestand van een pand of een juridisch punt mag niet uit de losse pols komen. Een kantoor wil snel antwoorden op de feitelijke vragen en tegelijk zeker zijn dat er niets wordt beloofd wat de makelaar niet heeft gezegd.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Vragen herkennen per soort
Mails, WhatsApp-berichten en berichten van portalen worden gelezen en ingedeeld: beschikbaarheid, kosten, bezoek, bod, status van de verkoop of technisch probleem van een huurder. Het systeem herkent het pand uit het bericht of uit de bron.
- 02
Antwoorden uit het pandendossier
Het antwoord wordt opgesteld met de gegevens uit het dossier van het pand, zoals prijs, beschikbaarheid, EPC, kosten en bezoekmogelijkheden. Staat de gevraagde informatie niet in het dossier, dan vult het systeem niets zelf aan en gaat de vraag naar de makelaar.
- 03
Automatisch of na goedkeuring
Eenvoudige feitelijke vragen kunnen automatisch worden beantwoord als jullie dat willen. Voor al het andere ligt een concept klaar voor de verantwoordelijke makelaar, die het leest, aanpast en verstuurt.
- 04
Statusberichten voor eigenaars
Eigenaars ontvangen op een afgesproken ritme, bijvoorbeeld wekelijks, een overzicht met het aantal aanvragen en bezichtigingen. De makelaar controleert de samenvatting vóór verzending en voegt zijn eigen toelichting toe.
- 05
Wat nooit automatisch gaat
Biedingen, prijsonderhandelingen, juridische vragen, klachten en dringende meldingen van huurders gaan altijd naar een makelaar. Dringende meldingen krijgen een bevestiging van ontvangst en een melding aan wie dienst heeft.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een woensdagnamiddag met zes vragen over twee panden
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. Op één namiddag komen zes berichten binnen over twee panden: drie kandidaten vragen of de woning nog beschikbaar is, een vierde vraagt de gemeenschappelijke kosten van het appartement, een eigenaar vraagt hoeveel bezoeken er geweest zijn en een kandidaat doet een bod. De automatisering beantwoordt de beschikbaarheidsvragen uit het dossier, zet een concept klaar voor de kosten en voor de eigenaar en stuurt het bod meteen naar de makelaar. De makelaar leest twee concepten en verstuurt ze. De situatie is verzonnen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Jullie kiezen per type vraag of het antwoord meteen wordt verstuurd of eerst als concept klaarstaat. Klachten, schade, betwiste facturen en alles waarin een prijs of belofte staat, gaan altijd naar een collega. Een klant kan altijd een mens vragen. We beginnen met alles als concept en schakelen pas over wanneer de antwoorden de eerste weken goed blijken.
Meer voor vastgoedkantoren
Veelgestelde vragen
Een bod gaat altijd eerst naar de makelaar. Die beslist hoe hij het aan de eigenaar voorlegt en wat er geantwoord wordt. De automatisering registreert het bod in het dossier, met datum en uur, en geeft een melding.
Uit de status van het pand in jullie dossier of lijst. Staat een pand daar verkeerd, dan klopt het antwoord niet. Daarom spreken we in de scan af wie de status aanpast bij een bod of een verkoop, en tonen we in het concept altijd de bron van de gegevens.
Concepten kunnen in het Nederlands, Frans of Engels worden opgesteld. Wie bij jullie de vertaling nakijkt, bepalen jullie zelf. Voor juridische of contractuele punten blijft de tekst van de makelaar leidend.
Nee. Een klacht krijgt een bevestiging van ontvangst en komt als taak bij de zaakvoerder of de verantwoordelijke makelaar, met de volledige berichtengeschiedenis erbij.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.