Vastgoedkantoren
Leads opvolgen voor vastgoedkantoren
Aanvragen van kandidaten en eigenaars worden per pand samengebracht, krijgen snel een eerste antwoord en worden opgevolgd na de bezichtiging. De makelaar blijft beslissen over bod en prijs.
Hoe het nu gaat
Een vastgoedkantoor krijgt twee soorten aanvragen: kopers en huurders die op een pand reageren, en eigenaars die een schatting of verkoopbegeleiding willen. De eerste soort komt binnen via Immoweb, Zimmo of Immovlan, de eigen website en de telefoon. Het bericht verwijst naar één pand, meestal met de standaardzin dat de persoon meer info wil of het pand wil bezoeken. Dezelfde persoon schrijft vaak meerdere kantoren aan voor dezelfde zoekopdracht.
De makelaar zit overdag op bezoeken en plaatsbeschrijvingen, dus de mails blijven liggen tot de avond of het weekend. Antwoorden bestaan uit dezelfde stukken: de brochure, de EPC-score, het kadastraal inkomen, de mogelijke bezoekmomenten. Na de bezoekdag is vaak niet meer duidelijk wie een bod overweegt, wie een tweede bezoek wil en wie enkel op de hoogte wil blijven van nieuwe panden.
Eigenaars die een schatting vragen, zijn een andere groep. Daar draait het om een afspraak, een eerste gesprek en tijdig opnieuw contact, soms maanden later, wanneer de eigenaar zijn beslissing neemt. Dat contact hangt nu af van een agenda of een herinnering in het hoofd van de makelaar, en valt weg bij vakantie of drukte.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Aanvragen per pand samenbrengen
Berichten van de vastgoedportalen, het contactformulier en WhatsApp worden aan het juiste pand gekoppeld en samengevoegd als dezelfde persoon meerdere keren schrijft. In jullie CRM of lijst, bijvoorbeeld in HubSpot, Pipedrive of Teamleader, komt een kaart met pand, contactgegevens en bron.
- 02
Eerste antwoord met de brochure
De persoon krijgt snel een antwoord met de brochure en de gegevens uit het dossier van het pand, zoals de prijs of huurprijs, de beschikbaarheid en de EPC-score. Daarbij komen twee voorstellen voor een bezichtiging, gebaseerd op de agenda van de makelaar die het pand opvolgt.
- 03
Opvolging na de bezichtiging
Een dag na het bezoek vertrekt een bericht met de vraag naar de indruk en de mogelijkheid voor een tweede bezoek. De makelaar noteert een bod of een weigering, zodat het systeem weet wie nog opvolging krijgt. Biedt een kandidaat, dan neemt de makelaar het over en stoppen de automatische berichten.
- 04
Zoekprofielen koppelen aan nieuwe panden
Hebben kandidaten een zoekprofiel opgegeven, bijvoorbeeld budget, gemeenten en aantal slaapkamers, dan stellen we een lijst op van nieuwe panden die passen. De makelaar bekijkt de lijst en bepaalt wie een bericht krijgt.
- 05
Eigenaars die een schatting vroegen
Voor schattingsaanvragen plant de automatisering een herinnering, bijvoorbeeld drie maanden na het gesprek, met een voorstel voor een nieuw contactmoment. De makelaar kiest de tekst en beslist of het bericht uitgaat.
Een voorbeeld
Voorbeeld: drie aanvragen voor hetzelfde appartement tijdens een weekend
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. Een kantoor met drie makelaars krijgt zaterdag via twee portalen drie aanvragen voor hetzelfde appartement, waarvan twee van dezelfde persoon. Het systeem voegt die samen, stuurt de brochure en stelt twee bezoekmomenten voor de volgende week voor. Twee personen kiezen een slot, dat in de agenda van de makelaar komt. Na het bezoek vraagt een bericht naar hun indruk. Eén persoon antwoordt dat ze een bod overweegt; de makelaar krijgt een taak en de automatische berichten voor haar stoppen. Het scenario en de aantallen zijn verzonnen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Berichten naar leads zijn concepten tot een verkoper ze verstuurt. Alleen een korte ontvangstbevestiging, waarvan jullie de tekst vooraf goedkeuren, kan automatisch uitgaan. Wie een lead krijgt, welke deals worden opgevolgd en wat er in een offerte komt, beslissen jullie verkopers.
Meer voor vastgoedkantoren
Veelgestelde vragen
Die portalen sturen bij elke aanvraag een e-mailnotificatie, en daarmee kunnen we werken. Een rechtstreekse koppeling hangt af van wat het portaal en jullie vastgoedsoftware aanbieden, en dat beloven we niet vooraf. In de scan bekijken we welke weg bij jullie het eenvoudigst werkt.
Veel kantoren werken met een specifiek pakket voor panden en dossiers. Of daar een API of export voor is, verschilt per pakket. Is er geen koppeling, dan werken we met een lijst van panden die jullie bijhouden en een controle door een medewerker bij wijzigingen.
Jullie. We schrijven de teksten samen, in de toon van het kantoor, en elk nieuw type bericht wordt eerst door een makelaar goedgekeurd. Biedingen, prijsonderhandelingen en vragen over voorwaarden blijven bij de makelaar.
De gegevens blijven in jullie eigen systemen, zoals jullie CRM en mailomgeving. Waar wij ze moeten verwerken, doen we dat in jullie opdracht en leggen we de afspraken vast in een verwerkersovereenkomst. Hoe lang jullie gegevens van kandidaten bewaren, bepalen jullie.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.