Vastgoedkantoren
Mails sorteren en beantwoorden voor vastgoedkantoren
De algemene mailbox wordt per pand en makelaar gesorteerd, mails van notarissen met een deadline krijgen voorrang en standaardantwoorden liggen als concept klaar.
Hoe het nu gaat
De algemene mailbox van een vastgoedkantoor ontvangt op één dag mails van heel verschillende afzenders: meldingen van Immoweb of Zimmo, een notariskantoor dat de datum voor de akte wil bevestigen, een syndicus met de kosten van een appartement, een eigenaar die iets wil weten over zijn pand, een expert die een EPC bezorgt, een huurder met een defecte kraan. Alles komt in dezelfde lijst terecht en wordt doorgestuurd of vergeten.
Het onthaal of de eerste makelaar die de lijst opent, moet per mail beslissen bij wie ze hoort. Hoort ze bij een pand, dan moet de juiste makelaar het weten. Makelaars staan ook in kopie bij mails die ze niet hoeven te lezen, waardoor de mail van de notaris met een datum tussen vijftig andere verdwijnt. Wat haast heeft, zoals een vraag van de notaris voor een akte volgende week, onderscheidt zich niet van de portaalmeldingen.
Antwoorden zijn vaak herhalingen: bedankt, ik stuur het door, het EPC is onderweg, we plannen een bezoek. Daarnaast raken mails los van het dossier van het pand, zodat een collega later niet kan terugvinden wat er met de notaris of de syndicus is afgesproken.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Elke mail krijgt een soort en een pand
De automatisering leest binnenkomende mails en bepaalt de afzender (notaris, syndicus, eigenaar, kandidaat, huurder, expert of portaal) en het pand waarover het gaat, op basis van adres, dossiernummer of eerdere conversatie.
- 02
Doorsturen naar de verantwoordelijke
Elke mail gaat naar de makelaar die het pand opvolgt, met een korte samenvatting en een label voor soort en dringendheid. Mails van notarissen met een datum of een vraag om stukken krijgen de hoogste prioriteit. Meldingen van portalen gaan naar de leadlijst.
- 03
Antwoorden opstellen
Voor terugkerende berichten, zoals een ontvangstbevestiging van het EPC of een bevestiging van een bezoek, stelt het systeem een antwoord op dat de makelaar kan versturen of automatisch laat vertrekken. Voor vragen over prijs, voorwaarden of een akte blijft het antwoord bij de makelaar.
- 04
Mails aan het dossier hangen
Mails en bijlagen worden bij het dossier van het pand bewaard, zodat een collega die inspringt de hele briefwisseling met de notaris of syndicus ziet.
- 05
Dagoverzicht
Elke ochtend krijgt de makelaar een overzicht van wat openstaat en welke deadlines naderen. Mails zonder reactie na een afgesproken termijn verschijnen opnieuw bovenaan. De mailbox blijft jullie eigen mailbox in Microsoft 365 of Google Workspace.
Een voorbeeld
Voorbeeld: één voormiddag in de algemene mailbox
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. In één voormiddag komen twaalf mails binnen: vier portaalmeldingen, een mail van het notariskantoor dat de stukken voor een akte volgende week vraagt, twee mails van eigenaars, een van de syndicus, drie van kandidaten en een reclamemail. Het systeem wijst elke mail aan een pand en een makelaar toe. De mail van de notaris staat bovenaan met het label dringend en een lijst van de ontbrekende stukken uit het dossier. De reclamemail wordt niet doorgestuurd. De makelaar beantwoordt de notaris zelf. De mails en de aantallen zijn verzonnen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Alle antwoorden zijn concepten tot iemand ze verstuurt. Dat blijft standaard zo voor offertes, prijzen, klachten en alles waarin een toezegging staat. Voor heel vaste antwoorden, zoals openingsuren, kunnen jullie later kiezen om die automatisch te laten versturen. Dat beslissen jullie per categorie.
Werkt met
Meer voor vastgoedkantoren
Veelgestelde vragen
Nee. Jullie blijven werken in Outlook of Gmail. We voegen labels, mappen en concepten toe in de bestaande mailbox, op jullie eigen account. Wat wij toevoegen, kunnen jullie op elk moment uitzetten.
Alleen na goedkeuring van de makelaar. Mails die een akte, een datum of een bedrag betreffen worden nooit automatisch verstuurd. Het systeem kan wel de stukken verzamelen en een concept voorbereiden.
Dan koppelt het systeem de mail aan alle panden die het herkent, of het wijst ze aan een makelaar toe, zonder pand, als het niet zeker is. Onzekere gevallen krijgen een label, zodat een medewerker ze kan nakijken.
We kunnen mailboxen of mappen uitsluiten. Jullie bepalen welke mailboxen de automatisering mag lezen, bijvoorbeeld enkel de algemene inbox. Persoonlijke mailboxen van makelaars blijven buiten beschouwing tenzij zij erom vragen.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.