Bezetting, omzet en evaluaties rapporteren voor opleidingscentra

Een directie van een opleidingscentrum wil weten hoeveel sessies bijna vol zitten, welke opleidingen weinig inschrijvingen hebben, hoeveel deelnemers niet kwamen en welke opleiding de meeste omzet draagt. Die cijfers staan op verschillende plaatsen. De inschrijvingen in een Excel-bestand of een module, de facturen in de boekhouding, de evaluaties in een aparte tool of op papier en de trainersuren in de planning.

Om een overzicht te krijgen, exporteert iemand de lijsten, plakt ze samen in een werkblad en maakt er elke maand een overzicht van. Dat kost enkele uren, en het resultaat hangt af van wie het maakt. De ene medewerker telt geannuleerde deelnemers mee in de bezetting, de andere niet. Een opleiding die in januari twee keer werd gegeven, staat in het overzicht onder twee namen.

Wanneer het overzicht klaar is, is het al enkele weken oud. Een sessie met te weinig inschrijvingen kon in die tijd nog geannuleerd of aangevuld worden, maar niemand zag het op tijd. En wie een subsidiegever of fonds moet rapporteren over gegeven opleidingsuren, begint opnieuw te zoeken.

Rapporten gaan standaard naar mensen binnen het bedrijf. Een rapport voor externen, zoals een bank of aandeelhouders, gaat eerst naar een verantwoordelijke ter controle. De toelichting beperkt zich tot wat in de cijfers staat. Interpretatie en beslissingen blijven bij jullie, en wijzigingen aan definities gebeuren op jullie vraag.