Betalingsherinneringen voor openstaande inschrijvingsfacturen

Bij een opleidingscentrum betaalt niet altijd de persoon die zit in de les. Een bedrijf betaalt voor zijn medewerkers, soms met een bestelnummer dat op de factuur moet. Een particulier betaalt vaak vooraf of bij inschrijving. In sommige gevallen betaalt een derde, zoals een fonds of een opdrachtgever, volgens eigen termijnen. Eén herinnering voor allemaal werkt niet: een particulier die twee dagen te laat is, wordt anders aangesproken dan een HR-afdeling van wie de factuur nog moet worden goedgekeurd.

Facturen worden bovendien op verschillende momenten gemaakt: bij inschrijving, na afloop of per reeks. Een factuur die vervalt voor de opleiding start, is een ander geval dan een factuur die twee maanden na de opleiding nog openstaat. Annuleert een cursist, dan moeten bedragen worden gecorrigeerd met een creditnota, en een herinnering voor een bedrag dat net werd geannuleerd, is een fout die klanten verwarren.

Wie de opvolging doet, doet het naast de inschrijvingen en het secretariaat. Het gebeurt in golven, vlak voor een boekhoudafsluiting of wanneer een bedrag oploopt. Daardoor weten sommige klanten maanden niet dat ze nog moeten betalen, terwijl een centrum met een kleine marge zijn liquiditeit nodig heeft.

Elke herinnering is een concept tot iemand ze goedkeurt. Zo kan je een goede klant met een betwiste factuur overslaan. Ingebrekestellingen, aanmaningen met kosten en andere juridische stappen blijven buiten de automatisering. Een klant die blijft vertragen, bel je zelf.