Opleidingscentra
De info-mailbox van een opleidingscentrum sorteren en beantwoorden
Mails over inschrijvingen, annulaties, attesten en facturen worden gesorteerd en aan de juiste sessie of cursist gekoppeld. Voor terugkerende vragen staat een concept klaar.
Hoe het nu gaat
De algemene mailbox van een opleidingscentrum krijgt vragen van heel verschillende afzenders. Particulieren die een opleiding zoeken, HR-verantwoordelijken die medewerkers inschrijven, cursisten die een attest kwijt zijn, trainers die een lokaal willen wijzigen en bedrijven die vragen om een opleiding op maat. Daarnaast komen er facturen, reclame van leveranciers en spontane sollicitaties van trainers binnen.
De inhoud van de antwoorden is vaak terug te vinden in de annulatievoorwaarden, op de pagina van een opleiding of in een eerder antwoord. Toch schrijft iemand ze telkens opnieuw. Voor de vraag of een opleiding nog plaatsen heeft, moet de medewerker de sessielijst raadplegen. Voor een vraag over een attest moet ze zoeken in de dossiers van een sessie die een jaar geleden plaatsvond.
Rond de start van een nieuw academiejaar of een seizoen stapelen de mails zich op. Een inschrijving die tussen andere berichten ligt, wordt laat bevestigd en de cursist belt. Een annulatie die niet wordt opgemerkt tot de dag van de sessie, laat een lege plaats achter. Wie met verlof gaat, laat een mailbox achter die niemand beheert.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Categorieën afspreken
In de scan stellen we met jullie de categorieën op, uitgaande van de echte mailbox: inschrijving, annulatie of verplaatsing, vraag over een opleiding, attest, factuur, opleiding op maat, trainer, overig. Elke nieuwe mail krijgt een categorie en een eigenaar.
- 02
Koppelen aan sessie of cursist
Op basis van afzender, naam of opleidingstitel wordt de mail gekoppeld aan de sessie of de cursist in jullie CRM of administratie. Is er geen duidelijke match, dan staat dat zo in de samenvatting en wordt er niets op goed geluk gekoppeld.
- 03
Concept van het antwoord
Voor terugkerende vragen stelt een taalmodel een antwoord op uit teksten die jullie hebben goedgekeurd, zoals annulatievoorwaarden en praktische info, aangevuld met gegevens over de sessie. Het concept staat in de map Concepten van de juiste persoon.
- 04
Inschrijvingen en annulaties doorzetten
Een mail met een inschrijving of een annulatie wordt omgezet in een voorstel in de sessielijst. Een medewerker bevestigt de wijziging en de bevestigingsmail volgt. Vragen over een opleiding op maat gaan als taak naar de verantwoordelijke.
- 05
Herinneringen voor onbeantwoorde mails
Staat een mail na een afgesproken termijn nog open, dan krijgt de eigenaar een herinnering. Bij afwezigheid kan een collega de lijst overnemen, omdat het overzicht niet in een persoonlijke mailbox zit.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een week met veel annulaties en inschrijvingen
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. In de week voor een drukke opleidingsperiode ontvangt een centrum zestig mails. In het voorbeeld worden ze gesorteerd in categorieën: tweeëntwintig inschrijvingen, negen annulaties of verplaatsingen, twaalf vragen over een opleiding, zeven over een attest en tien overige. Voor de vragen over opleidingen en attesten staat een concept klaar. De secretariaatsmedewerker leest, past aan en verstuurt, en bevestigt de wijzigingen in de sessielijst. De aantallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Alle antwoorden zijn concepten tot iemand ze verstuurt. Dat blijft standaard zo voor offertes, prijzen, klachten en alles waarin een toezegging staat. Voor heel vaste antwoorden, zoals openingsuren, kunnen jullie later kiezen om die automatisch te laten versturen. Dat beslissen jullie per categorie.
Werkt met
Meer voor opleidingscentra
Veelgestelde vragen
Nee, alle antwoorden zijn concepten tot iemand ze verstuurt. Voor heel vaste antwoorden, zoals het adres van een opleidingslocatie, kunnen jullie later kiezen om die automatisch te laten versturen. Dat beslissen jullie per categorie.
De automatisering maakt geen attest, ze zet de vraag en de gegevens van de cursist klaar. Een medewerker controleert of de cursist aanwezig was en geeft het attest vrij. Dat deel van het proces blijft menselijk.
Alleen de mailboxen die jullie koppelen, bijvoorbeeld info@ en inschrijvingen@. Persoonlijke mailboxen van de directie of de trainers zijn niet nodig. De toegang loopt via jullie eigen account en kan je op elk moment intrekken. Hoe de tekst wordt verwerkt, leggen we vooraf vast in een verwerkersovereenkomst.
De prijs hangt af van het aantal categorieën en koppelingen. Na de scan van een halve dag krijg je een voorstel op maat met de prijs, en de scan wordt verrekend bij een bestelling binnen 30 dagen. Daarbovenop komt een maandelijks beheerbedrag voor hosting, opvolging en onderhoud.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.