Kappers en schoonheidssalons
Verlof, urenoverzicht en contracten beheren voor salons
Verlofaanvragen, het maandelijks urenoverzicht voor het sociaal secretariaat en vervaldata van contracten worden vast geregeld. De zaakvoerder keurt goed en het sociaal secretariaat doet de loonadministratie.
Hoe het nu gaat
Een salon heeft een gemengd team: stylisten in dienstverband, een parttime medewerker, een student in de zomer en soms een zelfstandige die een stoel huurt. Verlof wordt aangevraagd in de groepschat of tijdens het werk, en de zaakvoerder moet onthouden wie wanneer weg is. Op de zaterdag moeten er minstens twee stylisten staan. Dat blijkt pas als het verlof al is toegezegd en de agenda voor die zaterdag al is geboekt.
Op het einde van de maand stuurt de zaakvoerder het sociaal secretariaat een overzicht van gewerkte uren, ziektedagen en verlof. Dat overzicht komt uit het geheugen, de planning en wat de medewerkers zeggen. Een vergeten dag of een foutieve ziektedag betekent een correctie in de volgende loonbrief.
De papieren zijn schaars maar belangrijk. Arbeidsovereenkomsten, de einddatum van een proefperiode of een bepaalde duur, de urenlimiet van een student en de attesten van een stoelhuurder staan in een map of in een mailbox. Wie niet weet wanneer een contract eindigt, merkt het pas als het al voorbij is.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Verlofaanvragen via één formulier
Medewerkers vragen verlof aan via een formulier of een bericht naar een vast nummer. Het systeem vergelijkt de aanvraag met de agenda: staan er al afspraken die dag, zijn er genoeg stylisten die dag aanwezig volgens de regel die jullie kiezen. De zaakvoerder ziet dat in de aanvraag en keurt goed of weigert, en de medewerker krijgt antwoord.
- 02
Het maandelijks urenoverzicht
Aan het einde van de maand maakt het systeem een overzicht per medewerker: gewerkte dagen of uren volgens het rooster, goedgekeurd verlof en ziektedagen die jullie hebben ingegeven. Het overzicht komt in het formaat dat jullie sociaal secretariaat vraagt. De zaakvoerder kijkt het na voor het wordt doorgestuurd.
- 03
Vervaldata van contracten en documenten
In een overzicht noteren we per medewerker de einddatum van de proefperiode of van een contract van bepaalde duur, en bij studenten het aantal uren dat ze nog kunnen werken volgens jullie telling. Zestig dagen voor een einddatum krijgt de zaakvoerder een herinnering. Wat er dan gebeurt, beslist hij.
- 04
Onthaal van een nieuwe medewerker
Bij een nieuwe aanwerving maakt het systeem een lijst van wat nog moet gebeuren: documenten opvragen, het sociaal secretariaat inlichten, toegang tot de agenda en de planning, een eerste rooster. Elke stap krijgt een verantwoordelijke en een datum.
Een voorbeeld
Voorbeeld: verlof in de zomer bij een salon met zes medewerkers
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Stel dat een salon met vier stylisten, een assistente en een student in de zomermaanden veel verlofaanvragen krijgt. In het voorbeeld toont het formulier bij elke aanvraag hoeveel afspraken er al in de agenda staan en hoeveel stylisten die dag aanwezig zijn. De zaakvoerder keurt een vraag voor een zaterdag af omdat er dan nog maar één stylist is. Aan het einde van de maand krijgt het sociaal secretariaat een overzicht per medewerker. De getallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Verlof wordt nooit zonder goedkeuring van een leidinggevende toegekend. De automatisering wijzigt geen contracten, lonen of arbeidsvoorwaarden. Loonberekening en aangiftes zoals Dimona blijven bij jullie of bij jullie sociaal secretariaat. Personeelsgegevens zijn alleen toegankelijk voor wie er nu al toegang toe heeft.
Meer voor kapsalons en schoonheidssalons
Personeelsadministratie in andere sectoren
Veelgestelde vragen
Nee. Dat blijft bij het sociaal secretariaat. Het systeem bereidt het overzicht voor dat jullie hen doorgeven en volgt datums op. Aangiftes zoals de Dimona-melding en het opmaken van loonbrieven doen wij niet.
De zaakvoerder. Het systeem toont enkel de gegevens waarop hij kan beslissen, zoals boekingen in de agenda en de bezetting. Een regel zoals minstens twee stylisten op zaterdag wordt als waarschuwing getoond, niet als automatische weigering.
Voor hen houden we een eenvoudig overzicht bij met de einddatum van het huurcontract, de vervaldata van de attesten die jullie opvragen en de afrekening van de huur. Verlof en urenoverzicht zijn niet van toepassing, want zij organiseren hun eigen agenda.
In jullie eigen Google Drive of OneDrive, op jullie account. Gevoelige gegevens, zoals ziektedagen, zetten we niet in een rapport dat naar meerdere mensen gaat. In de verwerkersovereenkomst staat wat we verwerken en waarom.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.