Kappers en schoonheidssalons
Aankoopfacturen van productleveranciers inlezen voor salons
Facturen van productleveranciers, huur en nutsvoorzieningen worden ingelezen en als concept in het boekhoudpakket gezet. De boekhouder bepaalt hoe verbruik en verkoop gescheiden worden.
Hoe het nu gaat
Een kapsalon heeft weinig leveranciers maar elke maand dezelfde facturen: de groothandel in haarproducten, een leverancier van schoonheidsproducten, de wasserij voor handdoeken, de huurder of verhuurder van het pand, energie en het kassasysteem. Ze komen per mail van verschillende afzenders, soms als pdf, soms als link naar een portaal. Wat op papier meekomt met een levering, belandt in een map in de achterkamer. De zaakvoerder bezorgt de stukken aan de boekhouder wanneer er tijd is, vaak een paar dagen voor de kwartaalaangifte.
Een salon verkoopt producten en gebruikt ze ook zelf voor behandelingen. Dezelfde factuur van de groothandel bevat shampoo voor de verkoop aan klanten en kleurstof voor de stoel. Hoe dat boekhoudkundig wordt gesplitst, bepaalt de boekhouder, maar de zaakvoerder moet het kunnen doorgeven. Gebeurt dat niet, dan wordt alles op één rekening geboekt en klopt de marge op de verkoop niet meer.
De betalingen zelf zijn eenvoudig, de opvolging niet. Welke facturen betaald zijn, welke openstaan en bij welke leverancier de korting van het jaar nog niet is verrekend, zoekt iemand uit bij de jaarafsluiting.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Facturen verzamelen
Facturen die jullie van leveranciers ontvangen op een vast mailadres, of in een map die jullie zelf aanvullen, worden dagelijks opgehaald. Een foto van een papieren factuur, genomen met de telefoon, kan in dezelfde map. Pdf's uit een leveranciersportaal zetten jullie zelf in de map.
- 02
Gegevens uitlezen en controleren
Per factuur lezen we leverancier, factuurnummer, datum, vervaldatum, bedrag en btw uit, plus de gestructureerde mededeling als die er is. We controleren of de totalen kloppen en of dezelfde factuur niet al eerder is binnengekomen. Wat niet klopt, komt in een lijst voor jullie of de boekhouder.
- 03
Een boekingsvoorstel per leverancier
Voor vaste leveranciers stellen we de rekening voor waarop jullie boekhouder ze zet. Is er voor een leverancier zowel verkoop als verbruik, bijvoorbeeld de groothandel, dan lezen we de regels uit en delen ze volgens een lijst van producten die jullie samen met de boekhouder opstellen. Het resultaat staat als concept in Yuki, Exact Online of Billit.
- 04
Goedkeuren en betalen
De boekhouder keurt de concepten goed. Daarna weten jullie welke facturen op welke datum vervallen. Betalen blijft een actie van de zaakvoerder of de boekhouder in de bank. Het systeem doet geen betalingen.
Een voorbeeld
Voorbeeld: de maandfacturen van een salon met vier stylisten
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Stel dat een salon per maand ongeveer vijftien aankoopfacturen krijgt. In het voorbeeld komen ze op één mailadres binnen en staan ze de volgende ochtend als concept klaar. De factuur van de groothandel wordt over twee rekeningen verdeeld op basis van een lijst met producten voor verkoop en producten voor gebruik. De factuur van de wasserij wordt voorgesteld op de rekening waarop ze vorige maand ook stond. Een dubbele factuur van dezelfde leverancier krijgt een melding. De getallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Standaard zet de automatisering facturen klaar en boekt ze niets definitief. Jullie of jullie boekhouder keuren de eerste weken alles goed. Later kunnen jullie voor leveranciers met een vaste, correcte werkwijze kiezen om automatisch te laten boeken. Betalingen starten we nooit zelf. Die blijven bij de persoon die betalingen goedkeurt.
Werkt met
Meer voor kapsalons en schoonheidssalons
Veelgestelde vragen
Wij werken met Yuki, Exact Online en Billit. Gebruikt jullie boekhouder iets anders, dan bekijken we in de scan of er een import bestaat, bijvoorbeeld via een bestand, of dat een van die pakketten een optie is. De keuze van het pakket ligt bij jullie en de boekhouder.
Alleen op basis van een lijst die jullie en de boekhouder opstellen, bijvoorbeeld welke productreeksen voor verkoop zijn. Producten die niet op de lijst staan, worden gemarkeerd. Het systeem beslist niet zelf hoe iets boekhoudkundig wordt behandeld.
Een foto van een bonnetje kan in dezelfde map. Het systeem leest datum, bedrag en winkel uit en maakt er een concept van. Voor kleine bedragen kiezen veel zaken een vaste rekening, zoals kleine benodigdheden. Wat daaronder valt, bepaalt de boekhouder.
Nee. Het systeem bereidt de boeking voor en volgt de vervaldatum op. Betalen gebeurt in jullie bankomgeving, door een persoon. We hebben geen toegang tot jullie rekening nodig.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.