Kappers en schoonheidssalons
Omzet per stylist en productverkoop rapporteren voor salons
Omzet per stylist, productverkoop en bezetting uit kassa en agenda staan elke maandag in één rapport voor de zaakvoerder.
Hoe het nu gaat
De zaakvoerder van een salon kent de cijfers aan het gevoel: de zaterdag was druk, de woensdag was dood. Wat dat betekent in euro's, per stylist en per soort behandeling, weet hij pas na het kwartaal, wanneer de boekhouder de cijfers terugstuurt. Dan zijn de seizoenen voorbij: de rustige weken in januari die een extra promotie hadden verdiend, of de piek voor de feestdagen waarop een stylist extra uren had kunnen draaien.
De cijfers bestaan wel, maar op drie plaatsen. De kassa heeft de omzet per dag, per behandeling en per verkochte fles. De agenda toont hoeveel uren geboekt waren, hoeveel klanten niet kwamen en hoeveel nieuwe klanten er waren. De boekhouding heeft de kosten. Wie ze wil samenbrengen, kopieert ze naar een Excel en bouwt elke keer dezelfde draaitabel. Dat gebeurt maar zelden.
In de zaak zelf zijn de vragen concreet. Hoeveel verkoopt elke stylist aan producten per klant, hoe vol is de agenda van elke stylist in de volgende twee weken, hoeveel klanten komen na een eerste bezoek terug. Is er geen vast rapport, dan worden ze op de gok beantwoord.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Bepalen welke cijfers ertoe doen
In de scan kiezen we samen vijf tot tien cijfers, bijvoorbeeld omzet per stylist, aandeel productverkoop, bezettingsgraad van de agenda, aantal nieuwe klanten en uitgevallen afspraken. Elk cijfer krijgt een duidelijke definitie, zodat iedereen hetzelfde bedoelt.
- 02
De gegevens binnenhalen
Elke week halen we gegevens op uit het kassasysteem en de agenda. Dat gebeurt via een API als die bestaat, of via een export die het systeem naar een map of mailadres kan sturen. Of jullie systemen daarvoor geschikt zijn, controleren we in de scan. De kosten komen uit het boekhoudpakket als jullie die erbij willen.
- 03
Samenvoegen en berekenen
De gegevens komen in één Google Sheet of Excel, waar de berekeningen vastliggen. Formules, definities en bronnen blijven zichtbaar, zodat jullie boekhouder ze kan nakijken. Cijfers die niet kloppen, bijvoorbeeld een stylist met nul omzet in een week met een volle agenda, worden gemarkeerd in plaats van stilzwijgend verwerkt.
- 04
Elke maandag in de mailbox
Een korte mail met de vijf tot tien cijfers en de vergelijking met de week en de maand daarvoor gaat naar de zaakvoerder. Een uitgebreider overzicht staat in het bestand. Of het rapport ook naar de stylisten gaat, beslist de zaakvoerder. Rapporten per stylist zijn standaard enkel voor hemzelf.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een weekrapport voor een salon met vier stylisten
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Stel dat een salon met vier stylisten elke maandag om acht uur een rapport krijgt van de voorbije week. In het voorbeeld toont het de omzet per stylist, het aandeel productverkoop, de bezetting van de agenda voor de komende twee weken en het aantal afspraken dat niet doorging. Is de bezetting voor de komende woensdag onder een grens die de zaakvoerder koos, dan staat dat bovenaan met een voorstel voor een actie, zoals een bericht naar de wachtlijst. De getallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Rapporten gaan standaard naar mensen binnen het bedrijf. Een rapport voor externen, zoals een bank of aandeelhouders, gaat eerst naar een verantwoordelijke ter controle. De toelichting beperkt zich tot wat in de cijfers staat. Interpretatie en beslissingen blijven bij jullie, en wijzigingen aan definities gebeuren op jullie vraag.
Meer voor kapsalons en schoonheidssalons
Veelgestelde vragen
Dat hangt af van het systeem. Veel kassa's en boekingssystemen kunnen verkopen en afspraken exporteren, sommige hebben een API. In de scan bekijken we wat jullie systeem toelaat en welke cijfers we daarmee betrouwbaar kunnen maken. Cijfers die niet te halen zijn, beloven we niet.
Alleen als de zaakvoerder dat beslist. Standaard krijgt enkel hij het rapport. Wil je een overzicht per stylist delen, bijvoorbeeld de productverkoop van de eigen klanten, dan maken we daar een apart overzicht van.
Elke definitie en elke bron staat in het bestand, en we vergelijken de eerste weken het rapport met cijfers die jullie kennen. Klopt iets niet, dan zoeken we uit of het aan de bron of aan de berekening ligt. Het rapport is een hulpmiddel en vervangt de boekhouding niet.
Dan moet de koppeling opnieuw worden gebouwd voor het nieuwe systeem. De berekeningen en het rapport blijven hetzelfde. Dat valt onder het onderhoud en we bekijken het vooraf met jullie.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.