Kappers en schoonheidssalons
Vragen over prijzen en behandelingen beantwoorden voor salons
Een assistent beantwoordt vragen over prijzen, openingsuren en behandelingen op WhatsApp en de website, met de prijslijst van het salon als bron. De stylist beantwoordt alles wat een inschatting vraagt.
Hoe het nu gaat
Een salon krijgt dezelfde vragen opnieuw en opnieuw. Wat kost een balayage, tot hoe laat zijn jullie open op donderdag, kan ik met een kind komen, verkopen jullie dat product en zijn er cadeaubonnen. Ze komen binnen op WhatsApp, in een bericht op de pagina van het salon en per telefoon, en meestal op momenten dat de stylisten met een klant bezig zijn. Het antwoord is kort, maar telt wel: wie geen antwoord krijgt, boekt elders.
Prijzen zijn de lastigste vraag. Een kleuring is geen vaste prijs: haarlengte, haardikte en de gewenste kleur spelen mee. De klant vraagt naar een bedrag, de stylist wil niet te veel beloven en geeft een schatting die later bij de afrekening anders uitvalt. Sommige salons zetten een vanafprijs op de website, andere houden de prijs vaag.
Dan zijn er de vragen over producten, bijvoorbeeld of een bepaalde shampoo op voorraad is. Het antwoord staat in het hoofd van de stylist of in een magazijnkast, en niet in een lijst die een collega kan raadplegen.
Hoe de automatisering werkt
- 01
De prijslijst en het aanbod als bron
We nemen jullie prijslijst, openingsuren, het beleid rond annuleren en de lijst van producten die jullie verkopen als bron. De assistent antwoordt alleen met wat daarin staat. Bij een prijs die afhangt van haarlengte of de gewenste kleur noemt hij de vanafprijs en zegt hij dat de stylist de definitieve prijs bepaalt.
- 02
Antwoorden op WhatsApp en op de website
Vragen komen binnen via WhatsApp Business of het contactformulier. De assistent antwoordt in de toon die jullie kiezen, en stelt na een antwoord over een behandeling voor om een afspraak te boeken, met een link naar het boekingsformulier.
- 03
Doorgeven wat een stylist moet zien
Een vraag over een reactie op een product, een klacht over een kleuring of een vraag die de assistent niet kan beantwoorden gaat naar een medewerker, met de volledige conversatie erbij. De klant krijgt een bericht dat er iemand antwoordt, met de openingsuren van het salon.
- 04
Bijwerken wanneer er iets verandert
Een nieuwe prijslijst of nieuwe openingsuren in de feestperiode pas je aan in één document. De assistent gebruikt vanaf dan de nieuwe versie. We bekijken de eerste weken samen welke vragen niet werden beantwoord en vullen de bron aan.
Een voorbeeld
Voorbeeld: vragen op een maandagochtend bij een salon dat dicht is
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Stel dat een salon op maandag gesloten is en op die dag ongeveer tien berichten binnenkrijgt. In het voorbeeld krijgt de klant die naar de prijs van een balayage vraagt een vanafprijs en de uitleg dat de stylist de prijs bepaalt na een kort gesprek, met een link om een adviesgesprek te boeken. Een vraag over cadeaubonnen krijgt de uitleg uit de bron. Een klant die schrijft dat haar haar na de kleuring van vorige week droog aanvoelt, krijgt een bevestiging en haar bericht staat de volgende ochtend bovenaan bij de stylist. De getallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Jullie kiezen per type vraag of het antwoord meteen wordt verstuurd of eerst als concept klaarstaat. Klachten, schade, betwiste facturen en alles waarin een prijs of belofte staat, gaan altijd naar een collega. Een klant kan altijd een mens vragen. We beginnen met alles als concept en schakelen pas over wanneer de antwoorden de eerste weken goed blijken.
Meer voor kapsalons en schoonheidssalons
Veelgestelde vragen
Nee. Hij noemt de vanafprijs uit jullie prijslijst en zegt erbij dat de stylist de definitieve prijs bepaalt. Een prijs op maat, een korting of een uitzondering is aan jullie.
De assistent verontschuldigt zich niet namens het salon en lost niets op. Hij bevestigt dat het bericht is ontvangen, geeft de conversatie door aan een medewerker en meldt wanneer de klant antwoord krijgt. Wat er daarna gebeurt, blijft een beslissing van de zaakvoerder of de stylist.
WhatsApp Business en het contactformulier nemen we standaard mee. Voor Instagram of Facebook is het afhankelijk van wat die platformen op dat moment toelaten. We bekijken dat in de scan en zeggen er duidelijk bij wat wel en niet kan.
Alleen als jullie een voorraadlijst bijhouden die we kunnen lezen, bijvoorbeeld in Excel of in het kassasysteem. Is er geen zo'n lijst, dan antwoordt de assistent dat een medewerker de voorraad nakijkt en geeft hij de vraag door.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.