Garages en autobedrijven
Offertes opmaken voor garages en autobedrijven
Een offerte voor een herstelling of een tweedehandswagen wordt opgesteld uit jullie prijslijst en uurtarieven. De werkplaatschef controleert en verstuurt.
Hoe het nu gaat
In een garage is een offerte meestal geen document dat lang op voorhand wordt voorbereid. Ze ontstaat in de werkplaats: tijdens een onderhoudsbeurt ziet de mecanicien dat de remschijven versleten zijn of dat de distributieriem aan vervanging toe is. Hij zegt het aan de werkplaatschef of de onthaalmedewerker, die de onderdelen opzoekt bij de groothandel, het aantal uren schat en de klant belt met een prijs. De klant moet beslissen terwijl de wagen op de brug staat.
Daarnaast zijn er offertes voor grotere herstellingen en voor schade. Bij een carrosserieherstelling komt er een schadedossier bij, soms met een expert van de verzekering, foto's en een goedkeuring voordat het werk start. Bij een tweedehandswagen is het document een bestelbon of verkoopsovereenkomst met de wagen, de prijs, de garantie en de Car-Pass. Onderdeelprijzen veranderen regelmatig en het uurtarief verschilt per soort werk, dus een offerte uit het hoofd of uit een oud Excelbestand loopt snel achter.
Fouten zitten meestal in de details: een onderdeel dat niet in de offerte staat maar wel vervangen werd, een uurtarief van vorig jaar, een prijs voor het verkeerde model omdat het chassisnummer niet gecontroleerd werd, of een mondelinge afspraak die niemand noteerde. Als de klant later vraagt waarom de factuur hoger is dan de prijs aan de telefoon, is er geen document om op terug te vallen.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Aanvraag met de juiste gegevens
De werkplaatschef of onthaalmedewerker vult in een eenvoudig formulier of via een mail de nummerplaat, de vastgestelde problemen en eventuele foto's in. Merk, model en bouwjaar halen we uit het werkorder in jullie DMS als dat bereikbaar is, anders uit wat jullie invullen.
- 02
Onderdelen en uren invullen
De automatisering zoekt de lijnen op in een prijslijst die jullie ons geven, zoals een Excelbestand of een export van de groothandel, en telt de uren volgens wat jullie per soort werk hanteren. Ze gebruikt het uurtarief en de marge van de garage. Voor onderdelen die niet in de lijst staan, blijft een open veld voor de werkplaatschef staan.
- 03
Concept in jullie opmaak
Er ontstaat een concept-offerte als pdf in de stijl van jullie garage, met onderdelen, arbeid, btw en een geldigheidsduur. Bij schade of grotere ingrepen komt er een regel bij over wat gebeurt als bij het demonteren meer schade blijkt, zodat de klant weet wanneer jullie opnieuw contact opnemen.
- 04
Goedkeuring en verzending
De werkplaatschef controleert het concept en verstuurt het. De klant kan per mail of via een link akkoord geven; het akkoord wordt met datum en uur bij het dossier bewaard. Dat vervangt de mondelinge afspraken aan de telefoon die achteraf niet meer te vinden zijn.
- 05
Opvolging en seintje voor de werkplaats
Reageert de klant niet binnen het aantal dagen dat jullie kiezen, dan krijgt de werkplaatschef een melding. Een akkoord geeft de werkplaats een seintje, zodat de mecanicien kan starten. Prijzen en afspraken met klanten blijven bij de werkplaatschef; de automatisering beslist niets zelf.
Een voorbeeld
Voorbeeld: vervanging van de distributieriem na een onderhoudsbeurt
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. Stel dat een mecanicien tijdens een beurt noteert dat de distributieriem van een dieselmonovolume aan vervanging toe is. De werkplaatschef vult de nummerplaat en de vaststelling in. De automatisering zet de lijnen voor de distributieset, de waterpomp en de arbeidsuren uit jullie prijslijst in een concept met het uurtarief van de garage. Eén onderdeel staat niet in de lijst en wordt aan de werkplaatschef voorgelegd. Na zijn controle gaat het concept naar de klant, die via een link akkoord geeft. De wagen, de prijzen en de uren in dit voorbeeld zijn verzonnen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Een offerte verlaat het bedrijf nooit zonder dat iemand ze heeft nagelezen en op verzenden heeft gedrukt. Prijzen komen uit jullie eigen lijst. Waar geen prijs bestaat vult de automatisering niets in, maar markeert ze de regel. Kortingen buiten de afgesproken regels blijven een beslissing van jullie.
Werkt met
Meer voor garages
Offertes opmaken in andere sectoren
Veelgestelde vragen
Als de leverancier prijzen in een bestand of via een export beschikbaar stelt, kunnen we die gebruiken. Een rechtstreekse koppeling met een groothandel hangt af van wat die leverancier aanbiedt, en dat bekijken we per leverancier in de scan. Anders werken we met een prijslijst die jullie zelf onderhouden, met een melding wanneer ze verouderd is.
Meerwerk krijgt een aparte aanvullende offerte, met dezelfde stappen en dezelfde goedkeuring door de werkplaatschef. De klant geeft akkoord voordat de extra uren starten, en de aanvulling hangt aan hetzelfde dossier. De beslissing om meerwerk voor te stellen blijft bij jullie.
Ja, als sjabloon met wagen, prijs, garantie en leveringsdatum. De gegevens van de wagen komen uit jullie stocklijst. De juridische tekst blijft het document dat jullie nu gebruiken of laten nakijken; wij schrijven daar geen nieuwe voorwaarden voor.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.