Aankoopfacturen inlezen voor garages en autobedrijven

Een garage ontvangt facturen van een paar soorten leveranciers: de onderdelengroothandel met dagelijks een leveringsbon en maandelijks een afrekening, de bandenleverancier, een leverancier van olie en werkplaatsmateriaal, onderaannemers voor carrosserie of lakwerk en de dealer of importeur voor nieuwe wagens en garantieonderdelen. Een deel van de facturen komt als pdf in de algemene mailbox, een deel via Peppol en een deel als papier in de bak bij de balie.

Wie ze verwerkt, moet per factuur uitzoeken waar de kost bij hoort. Onderdelen voor een klantenwagen horen bij een werkorder en een nummerplaat, want ze worden doorgerekend. Onderdelen voor de eigen stock niet. Een wagen die je aankoopt voor doorverkoop krijgt een eigen dossier met chassisnummer. Wie dat niet noteert, merkt het pas als de marge op een wagen of de afrekening met de boekhouder niet klopt. Teruggestuurde onderdelen leveren een creditnota op die aan de oorspronkelijke factuur moet worden gekoppeld, anders blijft een openstaand bedrag hangen.

Typische fouten zijn een dubbel ingeboekte factuur omdat de leverancier dezelfde pdf twee keer mailt, een factuur die op het maandoverzicht staat maar nooit werd ontvangen, en een leveringsbon die niet overeenkomt met wat er is gefactureerd. De verwerking gebeurt meestal op een vast moment van de week, door de zaakvoerder of een administratief medewerker die het naast het onthaal doet.

Standaard zet de automatisering facturen klaar en boekt ze niets definitief. Jullie of jullie boekhouder keuren de eerste weken alles goed. Later kunnen jullie voor leveranciers met een vaste, correcte werkwijze kiezen om automatisch te laten boeken. Betalingen starten we nooit zelf. Die blijven bij de persoon die betalingen goedkeurt.