Fitness en sportclubs
Ledenaantal, instroom en bezetting rapporteren voor fitnessclubs
Ledenaantal, instroom, opzeggingen en bezetting van lessen staan elke maand in één rapport voor de zaakvoerder of het bestuur van de club.
Hoe het nu gaat
De eigenaar van een fitnessclub weet aan het einde van de maand ongeveer hoeveel leden er zijn. Hoeveel er in januari zijn bijgekomen en hoeveel er in de zomer opzeggen, haalt hij uit het ledensysteem, dat een lijst van leden toont maar niet de verandering ten opzichte van de maand ervoor. Dat vraagt een export, een filter en een tabel in Excel. Zo'n overzicht maakt hij eens per kwartaal, als de boekhouder erom vraagt.
Wat de club wil weten, is concreet. Hoeveel nieuwe leden kwamen er per maand en via welke bron, hoeveel leden zeggen op na drie maanden, welke lessen zijn te vol of te leeg, welk abonnement levert het meeste op. Die cijfers zitten verspreid: het ledensysteem heeft de leden, de toegangscontrole de bezoeken, de reservaties de bezetting en de boekhouding de omzet.
In een sportclub is de lezer iemand anders. De penningmeester stelt voor het bestuur van de vzw een overzicht samen van het aantal leden per ploeg, het ontvangen lidgeld en de uitstaande bedragen, en doet dat vrijwillig in zijn vrije tijd. Het overzicht komt vlak voor de vergadering en er is geen tijd om vragen uit te zoeken.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Kiezen welke cijfers het rapport bevat
We bepalen samen een beperkt aantal cijfers, bijvoorbeeld actieve leden, nieuwe leden, opzeggingen, bezetting per les en omzet per soort abonnement. Voor een sportclub kan dat het aantal leden per ploeg en het ontvangen lidgeld zijn. Elk cijfer krijgt een definitie, zoals wat een actief lid is.
- 02
Gegevens uit de systemen halen
Elke maand, of vaker, halen we gegevens uit het ledensysteem, de reservaties en de boekhouding. Dat gebeurt via een API of een export die het systeem kan klaarzetten. In de scan controleren we wat jullie systemen toelaten. Cijfers die we niet betrouwbaar kunnen halen, nemen we niet op.
- 03
Samenvoegen in één bestand
De gegevens komen in één Google Sheet of Excel met vaste berekeningen. We bewaren elke maand een momentopname, zodat het verloop zichtbaar wordt: wie er in januari lid was en in maart niet meer. Afwijkingen, zoals een abonnement waarvan de prijs ontbreekt, worden gemarkeerd.
- 04
Een maandelijkse mail met de belangrijkste cijfers
Op een vast moment ontvangt de zaakvoerder of het bestuur een korte mail met de cijfers en de vergelijking met de maand en het jaar ervoor. Wie meer wil weten, opent het bestand. Wat de cijfers betekenen en welke actie nodig is, beoordelen de club en het bestuur.
Een voorbeeld
Voorbeeld: het maandrapport van een club met zes abonnementsvormen
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Stel dat een club zes soorten abonnementen heeft en elke maand een rapport krijgt op de eerste werkdag. In het voorbeeld toont het het aantal actieve leden, de nieuwe en vertrekkende leden, de bezetting per les en de omzet per abonnement. Een les met een bezetting onder een grens die de club koos, staat in een aparte lijst. Voor het bestuur van een vzw volgt een tweede rapport met de leden per ploeg en het ontvangen lidgeld. De getallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Rapporten gaan standaard naar mensen binnen het bedrijf. Een rapport voor externen, zoals een bank of aandeelhouders, gaat eerst naar een verantwoordelijke ter controle. De toelichting beperkt zich tot wat in de cijfers staat. Interpretatie en beslissingen blijven bij jullie, en wijzigingen aan definities gebeuren op jullie vraag.
Meer voor fitnesscentra en sportclubs
Veelgestelde vragen
Dat verschilt per systeem. Sommige hebben een API, andere een export van leden en betalingen naar Excel. In de scan van een halve dag zien we wat bereikbaar is en welke cijfers daarmee kloppen. Wat niet haalbaar is, beloven we niet.
Dat leggen we vast in de definitie: op de datum waarop de opzegging binnenkwam, of op de datum waarop het lidmaatschap eindigt. Beide kunnen, maar het rapport moet er één kiezen. We noteren de keuze in het bestand, zodat een boekhouder of bestuurslid weet wat er telt.
Het rapport bevat totalen en verdelingen, geen lijst met namen. Een lijst per persoon, bijvoorbeeld wie al drie maanden niet kwam, maken we alleen als de club daar een reden voor heeft en de leden daarover zijn geïnformeerd.
Ja. Het rapport volgt de vragen van het bestuur, zoals leden per ploeg, ontvangen lidgeld en uitstaande bedragen. Een penningmeester die dat vrijwillig doet, krijgt het overzicht vlak voor de vergadering klaar en hoeft de gegevens niet meer samen te zoeken.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.