Fitness en sportclubs
Proeflessen en aanvragen van nieuwe leden opvolgen voor fitnessclubs
Aanvragen voor een proefles of een inschrijving worden geregistreerd, bevestigd en na de proefles opgevolgd. De coach of receptionist voert het gesprek zelf.
Hoe het nu gaat
Een fitnessclub of sportclub krijgt aanvragen op momenten waarop niemand ze kan oppakken. Iemand vult op zondagavond het formulier voor een proefles in, een ouder stuurt een bericht over de jeugdwerking van de voetbalploeg, een nieuw gezicht vraagt tijdens een drukke les aan de bar wat het lidmaatschap kost. De aanvragen belanden in de mailbox, in een bericht op sociale media of op een papier aan de balie. De receptionist of coach pikt ze op wanneer hij tijd heeft, en dat is vaak pas na de piekuren.
Een proefles is een gunstig moment, maar de weken daarna ook. Wie komt proberen, beslist meestal binnen een paar dagen of hij lid wordt. Komt er geen bericht na de proefles, bijvoorbeeld met de vraag hoe het was en een voorstel voor een abonnement, dan zakt de interesse weg. In september en januari komen er zoveel nieuwe gezichten dat niemand nog weet wie al is opgevolgd.
In een sportclub komen er nog andere aanvragen bij: inschrijvingen voor een seizoen, een proeftraining voor een kind, vragen over groepen en trainingsuren. Die lopen via de secretaris van de vzw of een vrijwilliger die dat naast zijn werk doet. De opvolging hangt dan af van zijn tijd.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Elke aanvraag in één lijst
Aanvragen via het formulier op de website, een mail of een bericht op WhatsApp Business worden herkend en als contact met de bron in een CRM gezet. Het gaat om naam, telefoon, welke les of groep, en of de persoon al lid was. Dubbele aanvragen komen bij hetzelfde contact terecht.
- 02
Bevestiging met een voorstel voor een proefles
De aanvrager krijgt direct een bericht met de volgende momenten voor een proefles of proeftraining, wat hij moet meebrengen en wie hem ontvangt. Kiest hij een moment, dan komt dat in de agenda van de club en krijgt de coach of receptionist een melding.
- 03
Opvolging na de proefles
Een dag na de proefles krijgt de deelnemer een bericht met de vraag hoe het was en de mogelijkheden om lid te worden. De tekst bepalen jullie. Komt er geen reactie, dan krijgt de verantwoordelijke na drie dagen een herinnering om te bellen, of staat er een tweede bericht klaar.
- 04
Een overzicht van wat uit de aanvragen komt
In het CRM ziet de clubverantwoordelijke hoeveel aanvragen er per week zijn, hoeveel proeflessen er plaatsvonden en hoeveel leden daaruit zijn voortgekomen, per bron. Zo wordt zichtbaar welk kanaal iets oplevert.
Een voorbeeld
Voorbeeld: de januaripiek bij een fitnessclub met een proefles per dag
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Stel dat een club in januari ongeveer vijftig aanvragen voor een proefles krijgt, verspreid over formulier, mail en WhatsApp. In het voorbeeld krijgt iedereen binnen enkele minuten een bevestiging met drie momenten voor de volgende week. Een dag na de proefles volgt een bericht met het aanbod. Wie na drie dagen niet heeft gereageerd, staat op de lijst van de receptionist, die belt. De coach die de proefles geeft, ziet vooraf de naam en de doelstelling van de deelnemer. De getallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Berichten naar leads zijn concepten tot een verkoper ze verstuurt. Alleen een korte ontvangstbevestiging, waarvan jullie de tekst vooraf goedkeuren, kan automatisch uitgaan. Wie een lead krijgt, welke deals worden opgevolgd en wat er in een offerte komt, beslissen jullie verkopers.
Meer voor fitnesscentra en sportclubs
Veelgestelde vragen
Er moet een plaats zijn waar de aanvragen worden bijgehouden. Dat kan een CRM zijn zoals HubSpot of Pipedrive, voor een kleine club kan ook een lijst in Google Sheets volstaan. Welke van de twee past, bepalen we in de scan, samen met het ledensysteem dat jullie gebruiken.
Nee. Het bevestigt aanvragen, plant proeflessen en volgt op. Het gesprek over wat past, de prijs en de eigenlijke inschrijving blijven bij de receptionist of coach. Een abonnement sluit de deelnemer af in jullie eigen ledensysteem, niet via ons.
Ja. Aanvragen van ouders voor een proeftraining of een seizoen gaan naar de trainer of secretaris, met leeftijd, gewenste groep en contactgegevens van de ouder. Voor minderjarigen vraagt het formulier enkel wat nodig is. Welke gegevens jullie mogen bijhouden, bespreken we vooraf.
Ze krijgen de status verloren of later, met een reden als de verantwoordelijke die invult. Wie aangeeft dat hij later wil starten, krijgt na een termijn naar keuze nog een bericht. Mensen die niets meer willen ontvangen, worden uit de opvolging gehaald.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.