Fitness en sportclubs
Mislukte afschrijvingen en achterstallig lidgeld opvolgen voor sportclubs
Mislukte domiciliëringen en onbetaald lidgeld krijgen een vaste reeks herinneringen met betaallink. Over toegang, afbetaling en uitzonderingen beslist de club.
Hoe het nu gaat
Een fitnessclub int het lidgeld meestal maandelijks via domiciliëring. Het merendeel verloopt zonder dat iemand iets moet doen, maar elke maand mislukken er enkele afschrijvingen: onvoldoende saldo, een rekening die is opgeheven, een geweigerd mandaat. De bank meldt dat in een bestand of in de afschriften. De clubverantwoordelijke moet de leden zoeken die niet betaald hebben, een bericht sturen en de volgende maand nagaan of het is opgelost.
Bij een sportclub speelt iets anders. Het seizoenslidgeld voor de jeugd komt van ouders op een vaste datum, vaak met korting voor broers en zussen of voor leden met een ziekenfondstussenkomst. Een secretaris of penningmeester, vaak een vrijwilliger, stuurt de herinneringen. Dat doet hij liever niet te streng, want het gaat om buren en ouders van teamgenoten. Het resultaat is dat het weken duurt voor de herinnering vertrekt.
Er is ook de vraag wat er gebeurt met de toegang. Sommige clubs blokkeren de badge na twee mislukte afschrijvingen, andere laten leden doorlopen. Is er geen duidelijke regel, dan verschilt het per receptionist.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Mislukte betalingen ophalen
Uit het bestand van de bank, het ledensysteem of de boekhouding halen we dagelijks of wekelijks de leden met een mislukte of ontbrekende betaling. Betalingen die in de tussentijd zijn ingehaald, sluiten we uit. Of het ledensysteem een export of API heeft, bekijken we in de scan.
- 02
Een vast bericht met betaallink
Het lid krijgt een vriendelijk bericht per mail of WhatsApp met het bedrag, de periode en een betaallink. Betalen via Mollie kan als jullie die gebruiken. Het tweede bericht, na een termijn die jullie kiezen, is wat strenger en noemt de gevolgen die jullie in het reglement hebben staan.
- 03
Uitzonderingen blijven buiten de reeks
Leden met een afbetalingsplan, een pauze in hun lidmaatschap of een betwisting markeert de clubverantwoordelijke. Zij krijgen geen herinnering. Een lid dat antwoordt dat hij niet meer komt, wordt aan de verantwoordelijke gemeld voor een eventuele opzegging.
- 04
Beslissingen over toegang en incasso
Na de laatste herinnering komt het lid op de lijst van de clubverantwoordelijke. Hij beslist of de toegang tijdelijk geblokkeerd wordt, of er een gesprek volgt en of de vordering wordt overgedragen. De automatisering blokkeert nooit zelf een badge.
Een voorbeeld
Voorbeeld: de maandelijkse afschrijving bij een club met vierhonderd leden
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Stel dat een club met vierhonderd leden elke maand rond twintig mislukte afschrijvingen heeft. In het voorbeeld krijgt elk van die leden twee dagen na de mislukte inning een bericht met een betaallink. Wie na zeven dagen nog niet heeft betaald, krijgt een tweede bericht, en wie daarna nog openstaat, komt op de lijst van de clubverantwoordelijke. Drie leden met een afbetalingsplan staan op de uitzonderingslijst. De getallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Elke herinnering is een concept tot iemand ze goedkeurt. Zo kan je een goede klant met een betwiste factuur overslaan. Ingebrekestellingen, aanmaningen met kosten en andere juridische stappen blijven buiten de automatisering. Een klant die blijft vertragen, bel je zelf.
Meer voor fitnesscentra en sportclubs
Betalingsherinneringen in andere sectoren
- Advocatenkantoren
- Syndici en vastgoedbeheer
- Tuinaanleg en groenonderhoud
- Reisbureaus
- Transport en logistiek
- Schoonmaakbedrijven
- Dierenartsenpraktijken
- Opleidingscentra
- vzw's en sociale organisaties
- Schilders en afwerkingsbedrijven
- Bouw en renovatie
- Groothandel
- Zorgpraktijken
- Interieur en keukenbouw
- Verhuisbedrijven
Veelgestelde vragen
Nee. Dat gebeurt in jullie toegangssysteem en blijft een beslissing van een persoon. Het systeem meldt aan de clubverantwoordelijke wie na de laatste herinnering nog openstaat, met het bedrag en de datum van de eerdere berichten.
Uit het ledensysteem, de boekhouding of het bankbestand dat jullie ons geven, afhankelijk van wat beschikbaar is. We controleren vóór elke herinnering opnieuw op recente betalingen. Dat voorkomt niet alle fouten, daarom staat er in het bericht een contactadres voor leden die al betaald denken te hebben.
Ja. De reeks wordt dan gebaseerd op de vervaldatum van het lidgeld en kan rekening houden met kortingen en gezinsleden die jullie bijhouden. De toon bepaalt de penningmeester. Voor een jeugdclub is een zachtere formulering normaal.
De betaallink is een extra mogelijkheid. Het bericht noemt altijd ook het rekeningnummer en de gestructureerde mededeling, zodat een lid ook kan overschrijven. Gebruikt de club geen Mollie, dan laten we de link weg.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.