Dierenartsenpraktijken
Facturen van groothandel, labo en voedingsleveranciers inlezen voor dierenartsen
Facturen van de groothandel, laboratoria en voedingsleveranciers worden ingelezen en als concept geboekt. Creditnota's voor retours en dubbele facturen worden gemarkeerd.
Hoe het nu gaat
Een dierenartsenpraktijk koopt veel in. De groothandel levert geneesmiddelen en verbruiksmateriaal, vaak meermaals per week, en stuurt een factuur per levering of een maandfactuur met tientallen regels. Daarnaast zijn er laboratoria voor analyses, leveranciers van voeding, een firma voor het onderhoud van toestellen zoals het echo- of röntgentoestel, de huur en de energie. Facturen komen per mail, via een portaal of op papier mee met de levering.
Bij elke levering hoort een leveringsbon. Wat is geleverd, komt in de voorraad, en de factuur moet daarmee overeenkomen. Soms klopt het niet: een product is niet geleverd, een prijs is veranderd of een retour is nog niet verrekend. Dat valt pas op wanneer iemand de maandfactuur nakijkt, en dat gebeurt zelden regel per regel. Creditnota's blijven liggen tot de boekhouder erom vraagt.
De administratie gebeurt buiten de consultatie, door de dierenarts, de praktijkmanager of een assistent die er een avond voor vrijmaakt. De boekhouder krijgt de stukken in bulk, vlak voor de btw-aangifte.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Facturen en leveringsbonnen verzamelen
Facturen die op een vast mailadres of in een map binnenkomen, worden dagelijks opgehaald. Leveringsbonnen die jullie inscannen of fotograferen komen in dezelfde map. Wat uit het portaal van de groothandel komt, zetten jullie zelf als pdf in de map.
- 02
Gegevens uitlezen
Van elke factuur lezen we leverancier, nummer, datum, vervaldatum, totaal en btw uit, en van een maandfactuur de regels per levering. Creditnota's worden herkend en gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur als die er is. Totalen die niet kloppen met de regels, komen in een lijst.
- 03
Vergelijken met de leveringsbon
Heeft de leverancier een leveringsbon, dan vergelijken we de regels met de factuur en tonen we de verschillen: een product dat wel op de factuur staat maar niet is geleverd, of een hogere prijs dan eerder. Wat uit de voorraad of de prijs volgt, beoordelen jullie zelf. Het systeem maakt geen correcties.
- 04
Concept in de boekhouding
Per factuur stellen we een boeking voor in Yuki, Exact Online of Billit, op de rekening waarop de boekhouder die leverancier zet. De boekhouder keurt de concepten goed. Facturen die bij een betwisting horen, blijven apart tot de leverancier antwoordt.
Een voorbeeld
Voorbeeld: de maandfactuur van de groothandel bij een praktijk met twee dierenartsen
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Stel dat een praktijk elke maand een factuur van de groothandel krijgt met zo'n tachtig regels en daarnaast tien andere facturen. In het voorbeeld worden alle facturen binnen een dag als concept geboekt. De maandfactuur wordt vergeleken met de leveringsbonnen die de praktijk heeft ingescand, en twee regels met een andere prijs dan vorige maand staan in een lijst. Een creditnota voor een retour wordt gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur. De getallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Standaard zet de automatisering facturen klaar en boekt ze niets definitief. Jullie of jullie boekhouder keuren de eerste weken alles goed. Later kunnen jullie voor leveranciers met een vaste, correcte werkwijze kiezen om automatisch te laten boeken. Betalingen starten we nooit zelf. Die blijven bij de persoon die betalingen goedkeurt.
Werkt met
Meer voor dierenartsenpraktijken
Veelgestelde vragen
Ja, op basis van een lijst die jullie en de boekhouder opstellen. Producten die niet op de lijst staan, worden gemarkeerd. Welke rekening voor welk soort product wordt gebruikt, bepaalt de boekhouder. Wij nemen geen eigen beslissingen over de boekhoudkundige behandeling.
Nee. Het leest facturen en bereidt boekingen voor. Een voorraadbeheer koppelen met de aankopen is een aparte opdracht, afhankelijk van het pakket dat jullie gebruiken. In de scan bekijken we of dat nuttig is.
Die worden zoals elke andere factuur ingelezen en als concept geboekt. We lezen geen resultaten of rapporten uit het laboratorium en koppelen geen analyses aan facturen. Resultaten blijven in het dossier van het dier.
Alleen als jullie de vergelijking met de factuur willen. Zonder leveringsbonnen lezen we de facturen in en controleren we totalen, btw en dubbele facturen. Voor sommige leveranciers is de vergelijking niet nodig, voor de groothandel meestal wel.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.