Dierenartsenpraktijken
Mails van eigenaars, laboratoria en collega-dierenartsen sorteren
Mails van eigenaars, laboratoria en collega-praktijken worden gesorteerd en bij de juiste persoon gelegd. Het systeem interpreteert geen medische inhoud en geeft geen medisch advies.
Hoe het nu gaat
Een dierenartsenpraktijk heeft één of twee algemene mailadressen die door het hele team worden gelezen. Er komen afspraakaanvragen binnen van eigenaars, resultaten van een extern laboratorium, verwijzingen of dossierverzoeken van collega-praktijken, facturen van leveranciers en vragen van eigenaars over een dier dat net een behandeling heeft gehad. Ook mails van de gemeente, een fokkersvereniging of een pension komen er terecht.
Alle mails worden door dezelfde mensen gelezen: de assistent aan het onthaal tussen twee consultaties, de praktijkmanager in de avond. Een mail met laboresultaten voor een dierenarts die op verlof is, blijft in de gedeelde inbox liggen. Een uitslag die voor de eigenaar belangrijk is, wordt pas dagen later doorgegeven. En niemand weet of een collega de mail al heeft beantwoord.
Veel mails zijn eenvoudig te beantwoorden, zoals de vraag naar een afspraak of een kopie van een attest. Andere hebben medische inhoud en horen bij de dierenarts. Het onderscheid is voor het team duidelijk, maar wie een mail vluchtig opent, loopt het risico er het verkeerde antwoord op te geven.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Elke mail krijgt een soort
We lezen de gedeelde mailbox in Microsoft 365 of Google Workspace en geven elke mail een soort: afspraak, laboresultaat, verwijzing of dossierverzoek van een collega, vraag over een behandeling, factuur, leverancier of overig. Waar mogelijk koppelen we de mail aan de eigenaar en het dier op naam of dossiernummer.
- 02
Laboresultaten naar de juiste dierenarts
Mails van laboratoria gaan naar de dierenarts die de analyse aanvroeg, op basis van het dossiernummer of de naam van het dier. Het systeem leest het resultaat niet en maakt er geen samenvatting van. Is er geen duidelijke dierenarts, of is die afwezig, dan gaat de mail naar de aangeduide vervanger.
- 03
Concepten voor praktische antwoorden
Voor afspraakaanvragen en vragen naar openingsuren, tarieven of een attest staat een concept klaar op basis van teksten die de praktijk heeft goedgekeurd. Voor vragen over een behandeling of de gezondheid van een dier komt er geen concept, enkel een ontvangstbevestiging en een melding aan de dierenarts.
- 04
Opvolging en overzicht
Mails die na een afgesproken termijn onbeantwoord zijn, komen in een lijst voor de praktijkmanager. Elke mail en elk verstuurd antwoord worden bewaard bij het dossier of in een gedeelde map, zodat een collega kan zien wat er is gebeurd.
Een voorbeeld
Voorbeeld: de gedeelde inbox van een praktijk met vier dierenartsen
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Stel dat een praktijk met vier dierenartsen per dag ongeveer dertig mails ontvangt. In het voorbeeld gaan de mails van het laboratorium naar de dierenarts van het dossier, en een aanvraag voor een vaccinatie krijgt een concept met de beschikbare momenten. Een mail van een eigenaar die schrijft dat zijn kat sinds gisteren niet eet, krijgt een bevestiging met het nummer van de praktijk en staat bovenaan bij de dierenarts. De getallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Alle antwoorden zijn concepten tot iemand ze verstuurt. Dat blijft standaard zo voor offertes, prijzen, klachten en alles waarin een toezegging staat. Voor heel vaste antwoorden, zoals openingsuren, kunnen jullie later kiezen om die automatisch te laten versturen. Dat beslissen jullie per categorie.
Werkt met
Meer voor dierenartsenpraktijken
Veelgestelde vragen
Nee. Het herkent dat een mail van een laboratorium komt en legt hem bij de juiste dierenarts. De inhoud wordt niet geïnterpreteerd of samengevat. Wat een resultaat betekent en wat er met de eigenaar wordt gecommuniceerd, bepaalt de dierenarts.
Het geeft de mail door aan de dierenarts en stuurt de eigenaar een bevestiging met het telefoonnummer van de praktijk voor spoed. Het geeft geen medische informatie en stelt geen diagnose. Welke woorden daar aanleiding toe geven, leggen we samen met de praktijk vast en testen we met echte voorbeelden.
Het zet de aanvraag als taak klaar met de gegevens van de eigenaar, het dier en de aanvragende praktijk. Een medewerker haalt het dossier op en verstuurt het. Het systeem verstuurt zelf geen medische dossiers.
De automatisering werkt alleen in de mailboxen die jullie koppelen en via jullie eigen account. Dossiergegevens uit het praktijkprogramma halen we niet op tenzij jullie dat willen. In de verwerkersovereenkomst staat wat we verwerken en waar.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.