Openstaande facturen opvolgen voor dierenartsenpraktijken

In de meeste dierenartsenpraktijken wordt een consultatie meteen aan de balie betaald, met Bancontact of cash. De facturen die openstaan, horen bij een andere categorie: een ingreep waarvoor de eigenaar later betaalt, een hospitalisatie van enkele dagen, de behandeling van een kudde of een paard, de zorg voor een asiel of een fokker. Het gaat om grotere bedragen, vaak aan klanten met wie de praktijk een lange relatie heeft. Net daarom wacht de dierenarts met het sturen van een herinnering.

De factuur gaat soms naar een verzekeraar of een andere partij. Een eigenaar met een huisdierverzekering dient de factuur zelf in en betaalt de praktijk pas na terugbetaling, een landbouwer wacht op een uitbetaling of een bedrijfsklant betaalt op 30 dagen. Voor de administratie van de praktijk is het niet altijd duidelijk wat open staat omdat de klant nog niet kon betalen en wat vergeten is.

Er is ook de gevoeligheid van het moment. Een herinnering die aankomt een paar dagen nadat een dier is overleden, of na een zware ingreep, is voor veel eigenaars pijnlijk. Zo'n dossier moet je kunnen uitsluiten, en het onthaal moet weten welke dossiers dat zijn.

Elke herinnering is een concept tot iemand ze goedkeurt. Zo kan je een goede klant met een betwiste factuur overslaan. Ingebrekestellingen, aanmaningen met kosten en andere juridische stappen blijven buiten de automatisering. Een klant die blijft vertragen, bel je zelf.