Betalingsherinneringen automatiseren voor zorgpraktijken

Een zorgpraktijk factureert op verschillende manieren. Soms betaalt de patiënt aan het einde van het consult, soms volgt er een factuur voor het deel dat de patiënt zelf draagt, en soms is er een vergoeding voor een afspraak die niet tijdig is afgezegd. Welke regeling geldt, hangt af van de discipline en van de afspraken van de praktijk.

Een betalingsherinnering in de zorg vraagt meer zorg dan in een gewone kmo. De patiënt is geen klant zoals een andere, en een herinnering die te hard klinkt of te veel vermeldt, kan het vertrouwen schaden. Een late betaling kan ook een reden hebben die de praktijk kent, zoals een moeilijke periode in het leven van de patiënt. Daarom bepaalt de praktijk zelf wie wel en niet een herinnering krijgt.

In de praktijk worden herinneringen onregelmatig verstuurd. De lijst met openstaande facturen wordt bekeken wanneer de kas daar aanleiding toe geeft en de toon verschilt van persoon tot persoon. Een factuur kan ook vermelden welke prestatie werd geleverd, wat gevoelig kan zijn. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens onder de GDPR, dus beslissen we samen wat de automatisering mag zien, houden we medische inhoud erbuiten en voorzien we extra maatregelen.

Elke herinnering is een concept tot iemand ze goedkeurt. Zo kan je een goede klant met een betwiste factuur overslaan. Ingebrekestellingen, aanmaningen met kosten en andere juridische stappen blijven buiten de automatisering. Een klant die blijft vertragen, bel je zelf.