Zorgpraktijken
Praktijkmails sorteren en beantwoorden voor zorgpraktijken
Een automatisering sorteert de algemene praktijkmailbox, bereidt antwoorden voor op administratieve vragen en laat mails met medische inhoud ongemoeid voor de behandelaar.
Hoe het nu gaat
Het algemene mailadres van een zorgpraktijk ontvangt een mengeling: patiënten die een afspraak willen verplaatsen, een attest voor de mutualiteit vragen of een factuur willen laten nakijken, verwijzers, leveranciers van materiaal, aanbiedingen voor nascholing, sollicitaties en reclame. Wie de mailbox beheert, doet dat tussen twee consulten of na de laatste patiënt.
Een deel van die mails bevat medische informatie. Een patiënt beschrijft klachten, vraagt of een oefening nog mag of stuurt een verslag mee. Die berichten horen bij de behandelaar en niet bij een systeem dat ze verder verspreidt. Tegelijk liggen de eenvoudige vragen er tussen, over openingsuren, parkeren, tarieven of de weg naar de praktijk, en die blijven soms dagen liggen.
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens onder de GDPR. We beslissen daarom samen wat de automatisering van een mail mag lezen. Zonder uitdrukkelijke afspraak sorteert ze op afzender en onderwerp. Medische inhoud blijft buiten de automatisering, en er gelden extra maatregelen zoals beperkte toegang en een logboek.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Afspreken wat gelezen mag worden
We leggen vast welke velden van een mail de automatisering gebruikt: afzender, onderwerp en eventueel de eerste regels voor het herkennen van een administratieve vraag. Wat verder gelezen mag worden, bepalen jullie, per soort mail.
- 02
Labels toekennen
Elke mail krijgt een label: afspraak, attest of facturatie, verwijzer, leverancier, sollicitatie, reclame of voor de behandelaar. Wat de automatisering niet zeker kan indelen, krijgt het label dat een persoon moet kijken.
- 03
Medisch klinkende mails ongemoeid laten
Een mail die klachten, medicatie of een verslag lijkt te bevatten, krijgt het label voor de behandelaar. Er wordt geen concept voor opgesteld, geen samenvatting gemaakt en niets doorgestuurd naar een ander systeem.
- 04
Concepten voor eenvoudige administratieve vragen
Voor vragen over openingsuren, parkeren, tarieven of het verplaatsen van een afspraak staat een concept klaar, opgebouwd uit antwoorden die jullie hebben goedgekeurd. Een attestaanvraag wordt herkend en doorgegeven aan wie die in de praktijksoftware maakt.
- 05
Een medewerker verstuurt
Elk concept wordt door iemand van de praktijk gelezen en verstuurd. In een eerste opzet vertrekt er niets automatisch. Of dat later voor de eenvoudigste vragen anders kan, beslissen jullie.
Een voorbeeld
Voorbeeld: logopediepraktijk met drie behandelaars
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. In een logopediepraktijk komen op een gewone dag ongeveer twintig mails binnen. Zes krijgen het label afspraak, twee gaan over een attest, drie zijn leveranciers en reclame, en één is een sollicitatie. Twee mails beschrijven de klachten van een kind en krijgen het label voor de behandelaar, zonder concept of samenvatting. Voor de afspraken en een vraag over de openingsuren staat een concept klaar. De baliemedewerker leest ze, past er één aan en verstuurt ze. De mails voor de behandelaar blijven in de mailbox staan voor wie ze moet lezen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Alle antwoorden zijn concepten tot iemand ze verstuurt. Dat blijft standaard zo voor offertes, prijzen, klachten en alles waarin een toezegging staat. Voor heel vaste antwoorden, zoals openingsuren, kunnen jullie later kiezen om die automatisch te laten versturen. Dat beslissen jullie per categorie.
Werkt met
Meer voor zorgpraktijken
Veelgestelde vragen
Dat leggen we vooraf samen vast. Zonder uitdrukkelijke afspraak gebruikt ze enkel afzender en onderwerp. We bespreken met jullie wat verder gelezen mag worden, per soort mail, en leggen dat schriftelijk vast.
Die krijgt het label voor de behandelaar en blijft verder ongemoeid. Er komt geen concept, geen samenvatting en geen doorsturing naar een ander systeem. De automatisering geeft geen medisch advies, ook geen algemeen.
Nee. Een attest bevat gegevens over de behandeling en hoort thuis in de praktijksoftware waarin jullie dat nu doen. De automatisering kan de aanvraag herkennen en doorgeven aan de persoon die ze afhandelt.
In jullie eigen mailbox, op jullie account en op jullie naam. We krijgen toegang die je kan intrekken, beperkt tot wat nodig is, en er is een logboek van wat de automatisering doet. Wij sluiten een verwerkersovereenkomst.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.