Syndici en vastgoedbeheer
Achterstallige voorschotten van mede-eigenaars opvolgen voor syndici
Achterstallige voorschotten en afrekeningen van mede-eigenaars krijgen een vaste reeks herinneringen per lot. Over aanmaningen en juridische stappen beslist de syndicus.
Hoe het nu gaat
Een mede-eigenaar betaalt per kwartaal een voorschot voor de gemeenschappelijke kosten, en na de afrekening volgt een saldo. Bij tientallen gebouwen met elk vijf tot honderd loten gaat dat om honderden betalingen per kwartaal. De gestructureerde mededeling hoort per lot te verwijzen naar het gebouw, maar in de praktijk wordt ze vergeten, aangepast of van een oud overschrijvingsmodel overgenomen. Wie de bankuittreksels naloopt, moet dus eerst uitzoeken welke betaling bij welk lot hoort.
Daarna begint het opvolgen. Een eigenaar-verhuurder zegt dat de huurder niet betaald heeft, een erfgenaam weet niets van het voorschot en een koper van een appartement krijgt de achterstand van de vorige eigenaar toegestuurd. Niemand wil de relatie met een buur onnodig verzuren, dus de eerste herinnering wordt uitgesteld en de achterstand loopt op. Het reservefonds en de lopende rekeningen van het gebouw voelen dat bij de volgende factuur.
Sommige syndici sturen herinneringen in een Word-sjabloon, andere bellen. Wat ontbreekt is een vaste volgorde: een vriendelijke herinnering, een tweede, een aangetekende ingebrekestelling. De stappen kloppen zelden voor alle gebouwen op hetzelfde moment.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Openstaande bedragen per lot ophalen
Elke dag of week halen we de openstaande posten op uit het boekhoudpakket of uit een export van jullie syndicuspakket, per gebouw en per lot. Betalingen die in de laatste dagen binnenkwamen en nog niet verwerkt zijn, sluiten we uit zodat niemand een herinnering krijgt voor een bedrag dat al is betaald.
- 02
Een vaste reeks herinneringen
Per gebouw leggen we samen vast na hoeveel dagen een eerste en tweede herinnering vertrekken en in welke toon. Het bericht noemt gebouw, lot, bedrag, vervaldatum en gestructureerde mededeling, met een kopie van het afrekeningsoverzicht. Het staat als concept klaar tot een medewerker de reeks voor een gebouw vrijgeeft.
- 03
Uitzonderingen blijven buiten de reeks
Loten met een afbetalingsplan, een betwisting van de afrekening of een lopende verkoop markeert de beheerder in de lijst. Die loten krijgen geen automatische herinnering. Het systeem toont ze in een apart overzicht met de reden, zodat ze niet vergeten worden.
- 04
Aanmaning en juridische stappen blijven bij de syndicus
Na de tweede herinnering komt een lot op de lijst van de beheerder. Die beslist of er een aangetekende ingebrekestelling vertrekt, een afbetalingsplan wordt voorgesteld of het bureau doorverwijst naar een advocaat of deurwaarder. De automatisering verstuurt zulke brieven niet zelf.
Een voorbeeld
Voorbeeld: kwartaalvoorschotten bij twaalf gebouwen
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Stel dat een bureau twaalf gebouwen met samen driehonderd loten beheert. Na elke vervaldag komt er een lijst met de loten die nog niet betaald hebben. In het voorbeeld staan er dat kwartaal vijfentwintig op. Voor twintig daarvan vertrekt de eerste herinnering na tien dagen, een afbetalingsplan en twee betwistingen blijven buiten de reeks, en twee loten zijn net verkocht en gaan naar de beheerder. Wie na de tweede herinnering niet betaalt, komt op de lijst waar de syndicus over de volgende stap beslist. De getallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Elke herinnering is een concept tot iemand ze goedkeurt. Zo kan je een goede klant met een betwiste factuur overslaan. Ingebrekestellingen, aanmaningen met kosten en andere juridische stappen blijven buiten de automatisering. Een klant die blijft vertragen, bel je zelf.
Meer voor syndici en vastgoedbeheerders
Betalingsherinneringen in andere sectoren
Veelgestelde vragen
Uit de boekhouding of een export van jullie syndicuspakket, waarin de voorschotten en saldo's per lot staan. Of er een rechtstreekse koppeling mogelijk is, hangt af van het pakket. Bij een export werkt het systeem met het meest recente bestand dat jullie of het pakket klaarzetten, en de datum daarvan staat in het bericht aan de beheerder.
Naar degene die volgens jullie dossier verschuldigd is, meestal de eigenaar. Contactgegevens van huurders gebruiken we alleen als jullie dat zo in het dossier hebben opgenomen en het reglement dat toelaat. Dat bevestigen we vooraf per gebouw.
Ja. In een gebouw met veel oudere eigenaars sturen jullie misschien eerst een brief per post, in een ander gebouw volstaat een mail. We stellen dat per gebouw in, binnen de standaardtekst die jullie goedkeuren.
Dat kan gebeuren wanneer de betaling nog niet in de boekhouding is verwerkt. Daarom controleren we vooraf op recente betalingen en vragen we in de herinnering om te reageren als het bedrag al is overgemaakt. Zulke reacties komen bij de beheerder terecht.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.