Syndici en vastgoedbeheer
Mails van mede-eigenaars sorteren en beantwoorden voor syndici
Mails van mede-eigenaars, aannemers en verzekeraars worden per gebouw en soort gesorteerd. Voor terugkerende vragen staat een concept klaar. De beheerder verstuurt zelf.
Hoe het nu gaat
Een syndicusbureau beheert vaak tientallen gebouwen met één algemeen adres en één of twee mensen die de mailbox bijhouden. Daar komen meldingen van mede-eigenaars binnen over een lekkage in de garage, een lift die weer uitvalt of een lamp in de inkomhal, naast vragen over de afrekening, facturen van aannemers en mails van verzekeraars. Over welk gebouw het gaat staat zelden in het onderwerp. De beheerder moet het afleiden uit de afzender, een straatnaam of een appartementsnummer in de tekst.
Het antwoord bestaat grotendeels uit herhaling. Wanneer is de volgende algemene vergadering, wie belt men voor de lift buiten de kantooruren, waar vind ik de notulen van vorig jaar. Ondertussen verdwijnt een melding die echt dringend is, zoals water door een plafond, tussen de gewone vragen. Bij verlof of ziekte van de beheerder weet de collega niet wat al is afgehandeld, en mede-eigenaars sturen dezelfde melding twee of drie keer.
Daarbovenop komt het onderscheid tussen wat de syndicus zelf kan beslissen en wat naar de algemene vergadering moet. Dat hangt af van de basisakte en het reglement van elk gebouw. Een mede-eigenaar die vraagt om een werk te laten uitvoeren, verdient een antwoord dat dat onderscheid respecteert, en dat schrijft een beheerder liever zelf.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Elke mail krijgt een gebouw en een soort
We lezen de gedeelde mailbox in Microsoft 365 of Google Workspace. Het gebouw halen we uit de afzender, gekoppeld aan jullie lijst van mede-eigenaars, of uit het adres in de tekst. De soorten bepalen we samen op basis van jullie echte mailbox, bijvoorbeeld technische melding, vraag over voorschot of afrekening, factuur van een aannemer, schade en verzekering, algemene vergadering.
- 02
Dringende meldingen komen bovenaan
Mails over waterschade, brand, gasgeur of een vastzittende lift krijgen het label dringend en gaan meteen naar de beheerder van dat gebouw. Welke woorden daarvoor tellen, leggen we samen vast. Een automatische filter vervangt jullie noodnummer niet. Dat blijft de eerste route voor echte noodgevallen.
- 03
Een concept voor de terugkerende vragen
Voor vragen over de datum van de vergadering, het nummer van de liftfirma of het gebruik van de gemeenschappelijke delen stelt het systeem een antwoord op uit teksten die jullie hebben goedgekeurd, zoals het reglement van orde en de contactlijst per gebouw. Het concept staat in de map Concepten van de juiste beheerder.
- 04
Doorsturen en bewaren per gebouw
Mails voor een collega of een aannemer worden doorgestuurd of als taak aangemaakt. De originele mail en het verstuurde antwoord worden bewaard in de map van het gebouw. Blijft een melding na een afgesproken termijn open staan, dan krijgt de verantwoordelijke een herinnering.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een syndicusbureau met veertig gebouwen en twee beheerders
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Stel dat een bureau met drie medewerkers veertig gebouwen beheert en dagelijks zo'n zestig mails op het algemene adres krijgt. In het voorbeeld sorteert de automatisering ze in zes soorten en per gebouw. Een mail met het woord waterlek krijgt het label dringend en gaat ook naar de beheerder van dat gebouw. Voor vragen naar de datum van de algemene vergadering of het nummer van de liftfirma staat een concept klaar. Mails over geschillen tussen mede-eigenaars of over een afrekening krijgen geen concept en blijven bij de beheerder. De getallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Alle antwoorden zijn concepten tot iemand ze verstuurt. Dat blijft standaard zo voor offertes, prijzen, klachten en alles waarin een toezegging staat. Voor heel vaste antwoorden, zoals openingsuren, kunnen jullie later kiezen om die automatisch te laten versturen. Dat beslissen jullie per categorie.
Meer voor syndici en vastgoedbeheerders
Veelgestelde vragen
We gebruiken de lijst van mede-eigenaars per gebouw die jullie al bijhouden, in Excel of als export uit jullie syndicuspakket, en vergelijken die met afzender en tekst. Is de match niet duidelijk, bijvoorbeeld bij een nieuwe afzender of een mede-eigenaar met twee appartementen, dan staat dat zo in het label en kiest de beheerder zelf.
Die krijgen een label gevoelig en geen concept. Ze gaan rechtstreeks naar de beheerder, die zelf beslist hoe en wanneer er wordt geantwoord. Welke onderwerpen jullie als gevoelig beschouwen, leggen we vooraf samen vast.
De automatisering werkt alleen in de mailboxen die jullie koppelen, via jullie eigen account, en die toegang kan je op elk moment intrekken. Hoe en waar de tekst wordt verwerkt, leggen we schriftelijk vast in een verwerkersovereenkomst. Juridische vragen over de medeëigendom beantwoorden we niet, dat blijft werk van het bureau.
De mailbox zelf werkt met Outlook en Gmail. Of we ook gegevens kunnen ophalen uit of wegschrijven naar jullie syndicuspakket hangt af van wat dat pakket toelaat, via een API of een export. Dat bekijken we in de scan van een halve dag voor we een prijs geven.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.