Syndici en vastgoedbeheer
Vragen van mede-eigenaars en bewoners beantwoorden voor syndici
Een assistent beantwoordt praktische vragen van bewoners met de gegevens per gebouw en neemt technische meldingen volledig op. De beheerder krijgt wat een mens moet beoordelen.
Hoe het nu gaat
Bewoners en mede-eigenaars stellen de syndicus dezelfde vragen als ze een gebouw delen. Wie moet ik bellen voor de lift, wanneer wordt het trappenhuis gepoetst, hoeveel bedraagt het voorschot dit kwartaal, mag ik een parasol op mijn terras zetten. Sommige van die vragen staan letterlijk in het reglement van orde, andere zijn technisch en vragen een kijkje ter plaatse. De vragen komen per telefoon, mail of een bericht op het mobiel nummer van de beheerder.
Een technische melding is bijna nooit volledig. Een bewoner schrijft dat het licht in de garage kapot is, zonder te zeggen welk niveau, welke lamp of sinds wanneer. De beheerder belt terug om het uit te zoeken en geeft het dan door aan de elektricien. Zo gaat er een dag tussen de melding en de eerste actie, en in een gebouw met honderd bewoners herhaalt dat zich elke week.
Daar komt de vraag bij wat de syndicus mag toezeggen. Plaatsingen aan de gevel, verbouwingen of huisdieren raken aan de basisakte en het reglement, en soms aan een beslissing van de algemene vergadering. Een fout of voorbarig antwoord zorgt later voor discussie.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Een kennisbank per gebouw
Jullie leveren per gebouw de teksten aan die bewoners mogen krijgen: het reglement van orde, de contactlijst met onderhoudsfirma's, de data van de volgende vergadering en het uurrooster van de poetsploeg. De assistent antwoordt alleen met wat in die teksten staat en verwijst naar de bron.
- 02
Een kanaal waar bewoners al zijn
De vragen komen binnen via een formulier op jullie website, per mail of via WhatsApp Business. Een bewoner geeft het adres of de naam van het gebouw op, en de assistent zoekt de juiste gegevens. Herkent hij het gebouw niet, dan vraagt hij het na.
- 03
Meldingen volledig opnemen
Voor een technische melding vraagt de assistent naar gebouw, locatie, wat er aan de hand is en sinds wanneer, met de mogelijkheid om een foto mee te sturen. Bij een melding die op een noodgeval lijkt, krijgt de bewoner meteen het noodnummer van het bureau te zien. De beheerder krijgt de melding gestructureerd in zijn mailbox of takenlijst.
- 04
Alles wat een beslissing is, gaat naar de beheerder
Vragen over wijzigingen aan de gemeenschappelijke delen, geschillen met buren en bedragen op een persoonlijke afrekening worden niet beantwoord. De bewoner krijgt een bevestiging van ontvangst en een termijn, en de beheerder ziet de vraag samen met het gebouw en de gegeven context.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een appartementsgebouw met negentig bewoners
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Stel dat een gebouw met negentig bewoners een liftfirma, een poetsploeg en een reglement heeft dat op de website van het bureau staat. In het voorbeeld krijgt een bewoner op WhatsApp het nummer van de liftfirma en de datum van de volgende vergadering. Een melding over een kapotte lamp in de garage komt bij de beheerder aan met het niveau, een foto en de datum van het eerste bericht. Een vraag of een airco aan de gevel mag, gaat naar de beheerder en krijgt geen antwoord van de assistent. De getallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Jullie kiezen per type vraag of het antwoord meteen wordt verstuurd of eerst als concept klaarstaat. Klachten, schade, betwiste facturen en alles waarin een prijs of belofte staat, gaan altijd naar een collega. Een klant kan altijd een mens vragen. We beginnen met alles als concept en schakelen pas over wanneer de antwoorden de eerste weken goed blijken.
Meer voor syndici en vastgoedbeheerders
Veelgestelde vragen
Nee. Hij geeft informatie uit de teksten die jullie hebben goedgekeurd en neemt meldingen op. Toezeggingen, bedragen op een persoonlijke afrekening en alles wat een beslissing van de syndicus of de algemene vergadering vraagt, laat hij liggen en geeft hij door.
Via het adres of de naam van het gebouw dat de bewoner zelf opgeeft, aangevuld met het telefoonnummer of mailadres als dat in jullie lijst staat. Persoonlijke gegevens zoals de afrekening van een lot geven we pas vrij wanneer jullie een veilige controle hebben afgesproken. Standaard blijft de assistent bij algemene informatie.
De assistent kan dan nog steeds vragen beantwoorden en meldingen opnemen. Bij een melding die op een noodgeval lijkt, toont hij jullie noodnummer. Een urgente interventie door het systeem zelf starten we niet, want die beslissing blijft bij een persoon.
Alleen de teksten en lijsten die jullie in de kennisbank zetten. Een nieuwe versie van het reglement of een andere liftfirma pas je zelf aan in dat document, en de assistent gebruikt vanaf dan de nieuwe tekst.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.