Advocatenkantoren
Mails sorteren en beantwoorden automatiseren voor advocatenkantoren
Mails worden per dossier en afzender gesorteerd en aan de juiste advocaat gekoppeld. Voor praktische vragen staat een concept klaar. Juridische antwoorden schrijft altijd een advocaat.
Hoe het nu gaat
In de mailbox van een advocaat staan de cliënt die vraagt hoe het met zijn zaak staat, een confrater die uitstel vraagt, de griffie met een oproeping, een deurwaarder met een betekening, een verzekeraar die dekking bespreekt, een expert met een afspraak voor een plaatsbezoek en een mogelijke cliënt die zijn probleem uitlegt in vijf alinea's. Op de gedeelde mailbox van het kantoor komen daar nog mails bij die niemand specifiek gericht zijn. Wie de mail opent, moet snel inschatten wat dringend is en bij welk dossier ze hoort.
Het gaat mis wanneer een mail met een termijn in een inbox blijft liggen terwijl de advocaat op zitting zit of met verlof is. Mails worden aan het verkeerde dossier gekoppeld omdat twee cliënten dezelfde naam dragen. Een antwoord van het secretariaat raakt te dicht bij inhoudelijk advies. En een nieuwe vraag van een mogelijke cliënt blijft dagen onbeantwoord, terwijl de belangenconflictcontrole nog moet gebeuren.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Afspreken wat de automatisering mag aanraken
Jullie bepalen welke mailboxen en dossiers meedoen. Dossiers of afzenders met een bijzonder vertrouwelijk karakter, zoals briefwisseling tussen advocaten, kunnen volledig uitgesloten worden. Voor wat wel meedoet, spreken we extra waarborgen af. Juridische antwoorden vallen buiten de automatisering, en we geven zelf geen juridisch advies.
- 02
Sorteren per afzender en dossier
Elke mail krijgt een categorie: cliënt, confrater, griffie of deurwaarder, verzekeraar of expert, nieuwe aanvraag, facturatie of overig. Op basis van dossiernummer, referentie of afzender wordt ze aan een dossier en de verantwoordelijke advocaat gekoppeld. Mails zonder duidelijke koppeling blijven zichtbaar als niet toegewezen.
- 03
Dringende mails markeren
Mails van de griffie, een deurwaarder of een confrater met een datum of termijn worden meteen bij de advocaat en bij zijn vervanger gemeld. De advocaat beoordeelt zelf de urgentie, de automatisering zorgt dat de mail niet onderaan een lijst staat.
- 04
Concepten voor praktische vragen
Voor vragen over een afspraak, een ontvangen stuk, openingsuren of facturatie stelt de automatisering een concept op in de toon van het kantoor. Het secretariaat of de advocaat leest het en verstuurt het. Een nieuwe aanvraag krijgt een ontvangstbevestiging met de vraag naar de gegevens voor de belangenconflictcontrole, die een mens uitvoert.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een gedeelde mailbox van een kantoor met vier advocaten
Dit voorbeeld is verzonnen en dient als illustratie, het is geen resultaat bij een klant. Stel dat de gedeelde mailbox op een gewone dag 50 mails ontvangt: 20 van cliënten, 12 van confraters, 8 van griffies, deurwaarders en experts, 4 nieuwe aanvragen en 6 reclame of automatische berichten. De mails worden bij het dossier en de advocaat geplaatst, de 8 officiële mails staan bovenaan, en voor de 20 cliëntenmails staan 9 concepten klaar voor praktische vragen. De overige 11 gaan zonder concept naar de advocaat, omdat ze om inhoud vragen. De echte verdeling bepalen we in de scan aan de hand van jullie eigen mailbox.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Alle antwoorden zijn concepten tot iemand ze verstuurt. Dat blijft standaard zo voor offertes, prijzen, klachten en alles waarin een toezegging staat. Voor heel vaste antwoorden, zoals openingsuren, kunnen jullie later kiezen om die automatisch te laten versturen. Dat beslissen jullie per categorie.
Werkt met
Meer voor advocatenkantoren
Veelgestelde vragen
Nee. Inhoudelijke vragen gaan naar de advocaat, met een korte samenvatting en de koppeling naar het dossier. De cliënt kan een ontvangstbevestiging krijgen, zodat hij weet dat zijn vraag bij de advocaat ligt. Het antwoord zelf blijft werk van een advocaat.
Dat bepalen jullie bij de afspraken vooraf. Een gebruikelijke keuze is om mails met een vertrouwelijke markering of van bepaalde confraters buiten de automatisering te houden. Voor vragen over wat het beroepsgeheim vereist, kunnen jullie terecht bij jullie balie of een juridisch adviseur.
De koppeling gebruikt eerst dossiernummer en referentie, daarna het e-mailadres van de afzender. Blijft er twijfel over, dan wordt de mail niet toegewezen en beslist het secretariaat. Het systeem koppelt een mail niet aan een dossier op basis van een naam alleen.
Een medewerker van het kantoor. Een concept gaat nooit uit eigen beweging de deur uit, tenzij jullie voor een heel vaste categorie, zoals een ontvangstbevestiging van een nieuwe aanvraag, uitdrukkelijk iets anders afspreken.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.