Accountantskantoren
Aankoopfacturen inlezen en boeken voor accountantskantoren
Aankoopfacturen van klanten worden uitgelezen en als boekingsvoorstel klaargezet in het boekhoudpakket. Een boekhouder keurt af of goed, nieuwe leveranciers en afwijkingen altijd.
Hoe het nu gaat
Voor een boekhouder bestaat een aankoopfactuur uit een reeks velden die telkens opnieuw overgenomen worden: leverancier, factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum, bedrag exclusief btw, btw-percentage, totaal, gestructureerde mededeling en IBAN. Daarbovenop komen de keuzes die ervaring vragen, zoals de grootboekrekening, de btw-code en of een kost slechts gedeeltelijk aftrekbaar is. Een deel van de facturen komt gestructureerd binnen via Peppol, maar veel leveranciers sturen nog altijd een pdf, een foto of een bundel van meerdere facturen in één bestand.
Fouten komen uit gewoonte en tijdsdruk. Een creditnota wordt als factuur geboekt, een buitenlandse factuur krijgt Belgische btw, een leverancier met twee IBAN-nummers wordt dubbel aangemaakt, of dezelfde factuur komt twee keer binnen via mail en portaal. Het merk je pas bij de afstemming van de leveranciersrekening of, erger, bij de btw-aangifte. Voor kantoren met tientallen klanten is aankoopboekhouding het grootste volume dat dagelijks langskomt.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Facturen uit het dossier van de klant halen
De automatisering leest de inbox van het boekhoudpakket, de gedeelde mailbox of de uploadmap per klant. Pdf's, foto's en gestructureerde bestanden worden naast elkaar behandeld. Eerst bepalen we in de scan welke klanten en welke documenttypes meedoen.
- 02
Velden uitlezen en controleren
Leverancier, factuurnummer, data, bedragen, btw en gestructureerde mededeling worden uitgelezen. Daarna volgen controles: kloppen netto, btw en totaal, bestaat het factuurnummer al bij deze leverancier, is het een creditnota, en is het btw-nummer van de leverancier hetzelfde als bij eerdere facturen.
- 03
Boekingsvoorstel op basis van eerdere boekingen
Voor bekende leveranciers stelt de automatisering dezelfde grootboekrekening en btw-code voor als in eerdere boekingen van deze klant. Voor nieuwe leveranciers, afwijkende bedragen en kostensoorten met beperkte aftrek (zoals autokosten of representatie) is er geen voorstel maar een vraag aan de boekhouder.
- 04
Goedkeuring door de boekhouder
De boekhouder ziet per klant een lijst met factuur, voorstel en reden van elke afwijking. Goedgekeurde boekingen gaan in het pakket, de rest gaat terug naar de klant of naar de dossierverantwoordelijke met een concept van de vraag.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een klant met 70 aankoopfacturen per maand
Dit voorbeeld is verzonnen en dient als rekenillustratie, het is geen resultaat bij een klant. Stel dat een kantoor voor een klant maandelijks 70 aankoopfacturen boekt, en dat de boekhouder daar gemiddeld drie minuten per factuur aan besteedt, dus ruim drie uur. Stel dat 50 facturen van bekende leveranciers met een correct voorstel binnenkomen, en dat 20 facturen om een beslissing vragen: een nieuwe leverancier, een creditnota of een buitenlandse factuur. In dat voorbeeld controleert de boekhouder de 50 voorstellen in één lijst, en besteedt hij zijn aandacht aan de 20 uitzonderingen. De echte verdeling hangt af van de klant en bekijken we tijdens de scan.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Standaard zet de automatisering facturen klaar en boekt ze niets definitief. Jullie of jullie boekhouder keuren de eerste weken alles goed. Later kunnen jullie voor leveranciers met een vaste, correcte werkwijze kiezen om automatisch te laten boeken. Betalingen starten we nooit zelf. Die blijven bij de persoon die betalingen goedkeurt.
Werkt met
Meer voor accountantskantoren
Veelgestelde vragen
Pas na goedkeuring van een boekhouder, tenzij jullie voor bepaalde klanten en leveranciers uitdrukkelijk iets anders afspreken. Bij nieuwe leveranciers, creditnota's en afwijkende bedragen vraagt de automatisering altijd een beslissing. De boekhouder blijft verantwoordelijk voor wat in het dossier komt.
In de koppelingen die we voorzien staan onder andere Yuki, Exact Online, Octopus en Billit. Wat precies kan, hangt af van het pakket en jullie licentie: een officiële koppeling, een importbestand of een inbox. Dat nemen we tijdens de scan door, voor we een prijs afspreken.
Dossiers kunnen van de automatisering uitgesloten worden, of krijgen extra waarborgen, zoals beperkte toegang tot de uitgelezen gegevens. We spreken dat samen af. Jullie beslissen wat past bij jullie beroepsgeheim, wij geven geen juridisch advies.
De eerste factuur van een nieuwe leverancier vraagt altijd een beslissing van de boekhouder. Die keuze wordt onthouden voor de volgende facturen van dezelfde leverancier bij dezelfde klant. Een boekhouder kan een voorstel achteraf aanpassen en de aanpassing wordt dan de nieuwe regel.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.