Accountantskantoren
Klantrapportering voor accountantskantoren automatiseren
Maand- of kwartaalrapporten voor klanten worden uit het boekhoudpakket opgehaald en in een vast sjabloon gezet. De dossierverantwoordelijke leest mee en keurt goed voor verzending.
Hoe het nu gaat
Veel kantoren bezorgen klanten een periodiek overzicht: omzet en kosten tegenover vorig jaar, openstaande klanten en leveranciers, de btw-positie, het resultaat tot dusver. Een medewerker exporteert de saldibalans uit het pakket, plakt ze in een Excel-sjabloon, past een paar formules aan, controleert de cijfers en mailt een pdf. Per klant en per periode kost dat een halfuur tot een uur. Bij veertig klanten met een kwartaalrapport bezet dat een medewerker meerdere dagen.
De fouten zijn typisch voor dit soort sjablonen. Een formule wijst naar de kolom van vorig jaar, de periode is niet bijgewerkt, of de naam van de vorige klant staat nog in de koptekst. Er wordt na het versturen nog geboekt, waardoor het rapport niet meer klopt. Daarnaast hebben kantoren hun eigen cijfers: gepresteerde uren per dossier, openstaande facturen van het kantoor zelf en het werk dat nog moet worden gefactureerd. Die staan vaak in een apart bestand dat een vennoot telkens opnieuw moet opvragen.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Afspreken welke rapporten en welke cijfers
We leggen per rapporttype vast welke cijfers erin staan, voor wie het bestemd is en wanneer het wordt verstuurd. Een klant krijgt enkel zijn eigen cijfers. Bij gevoelige dossiers, zoals een vennootschap in moeilijkheden of een overname, bepalen jullie of ze mee in de automatisering gaan en spreken we extra waarborgen af.
- 02
Cijfers ophalen op een vast moment
Op de afgesproken dag haalt de automatisering de cijfers uit het boekhoudpakket, bijvoorbeeld Exact Online of Yuki. Dezelfde bron, dezelfde filters en dezelfde periode voor elke klant, zodat verschillen tussen rapporten verklaarbaar zijn.
- 03
Opmaken in een vast sjabloon met controles
De cijfers komen in jullie huisstijl, met vergelijking met vorig jaar en de vorige periode. Controleregels melden afwijkingen, bijvoorbeeld een saldibalans die niet in evenwicht is of een kostenpost die veel hoger ligt dan normaal. Die afwijkingen komen bovenaan het concept te staan.
- 04
Nalezen en versturen
De dossierverantwoordelijke leest het rapport, voegt een korte toelichting toe en keurt het goed. Pas daarna gaat het naar de klant, via mail of via het portaal. Wie wil, kan het kantoorrapport met uren en facturatie op dezelfde manier laten klaarzetten voor de vennoten.
Een voorbeeld
Voorbeeld: kwartaalrapport voor 40 klanten
Dit voorbeeld is verzonnen en dient als rekenillustratie, het is geen resultaat bij een klant. Stel dat een kantoor elk kwartaal een rapport maakt voor 40 klanten, en dat een medewerker per rapport veertig minuten nodig heeft om te exporteren, op te maken en na te lezen. Dat is ruim 26 uur per kwartaal. Stel dat de rapporten automatisch klaarstaan en dat de dossierverantwoordelijke er per rapport tien minuten aan besteedt om te lezen en een toelichting toe te voegen. In dat voorbeeld verschuift het werk van opmaken naar lezen, en blijft er tijd over voor de klanten bij wie de cijfers echt iets te bespreken hebben. De werkelijke tijdswinst hangt af van de rapporten die jullie nu maken.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Rapporten gaan standaard naar mensen binnen het bedrijf. Een rapport voor externen, zoals een bank of aandeelhouders, gaat eerst naar een verantwoordelijke ter controle. De toelichting beperkt zich tot wat in de cijfers staat. Interpretatie en beslissingen blijven bij jullie, en wijzigingen aan definities gebeuren op jullie vraag.
Meer voor accountantskantoren
Veelgestelde vragen
Dat kan, maar meestal beginnen we met het rapport dat jullie nu al versturen, in een vast sjabloon. Een dashboard is een tweede stap als de cijfers en definities eenmaal vastliggen. Tijdens de scan bekijken we wat voor jullie klanten het meest zinvol is.
Elk rapport wordt per klant opgebouwd uit zijn eigen dossier en gaat via een dossierverantwoordelijke naar buiten. We spreken vooraf af welke dossiers meedoen en wie toegang heeft tot de opgehaalde gegevens. Voor gevoelige dossiers gelden strengere afspraken. Wat daarvoor nodig is binnen jullie beroepsgeheim, beslissen jullie.
Het rapport vermeldt de datum waarop de cijfers zijn opgehaald. Is een periode nog niet afgesloten, dan kan het concept dat aangeven of wachten tot de dossierverantwoordelijke de periode vrijgeeft. Die keuze maken jullie per rapporttype.
Ja, bijvoorbeeld een overzicht van gepresteerde uren per dossier, openstaande facturen van het kantoor en nog te factureren werk. Daarvoor hebben we toegang nodig tot jullie urenregistratie en facturatie. De bron en de definities leggen we vast in de scan.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.