Mails sorteren en beantwoorden automatiseren voor accountantskantoren

In de mailbox van een accountantskantoor staan vragen van heel verschillende aard door elkaar. Een klant vraagt of de btw-aangifte al is ingediend. Een andere stuurt een aanslagbiljet door met de vraag wat hij moet doen. Een bank wil een recente balans, een sociaal secretariaat vraagt een bevestiging, en een nieuwe zaakvoerder wil weten wat een eerste gesprek kost. Wie de gedeelde mailbox opent, moet per mail beslissen van welke klant ze is, wie het dossier beheert en of er een termijn aan vasthangt.

Het probleem is vooral zichtbaarheid. Als iedereen veronderstelt dat een collega de mail van een klant oppakt, blijft ze liggen. In de weken voor een aangifte-deadline en tijdens vakantieperiodes verschuiven mails naar de volgende dag. Dezelfde vraag krijgt van twee medewerkers een iets ander antwoord, en soms belandt een mail met bijlagen bij een collega die het dossier niet kent.

Alle antwoorden zijn concepten tot iemand ze verstuurt. Dat blijft standaard zo voor offertes, prijzen, klachten en alles waarin een toezegging staat. Voor heel vaste antwoorden, zoals openingsuren, kunnen jullie later kiezen om die automatisch te laten versturen. Dat beslissen jullie per categorie.