Koppeling · Pipedrive en Google Workspace
Pipedrive koppelen met Google Workspace
Aanvragen uit Gmail worden deals in Pipedrive, en afspraken, mails en bijlagen komen bij de juiste deal. Pipedrive heeft zelf ook koppelingen met Google, die we gebruiken waar ze volstaan.
Waarom koppelen
Kleine verkoopteams met Pipedrive werken in Gmail en Google Agenda. Aanvragen komen binnen in een gedeelde inbox, offertes gaan per mail de deur uit en afspraken staan in de agenda. Pipedrive toont de pijplijn, maar de pijplijn klopt alleen als de deals ook worden aangemaakt en bijgewerkt.
Daar zit het handwerk. Een aanvraag blijft in de inbox liggen, een afspraak staat in Google Agenda maar niet bij de deal en de bijlage bij een offerte staat in de mail van één verkoper. Wie een deal overneemt of een rapport maakt, moet eerst op drie plaatsen zoeken.
Wat er tussen beide loopt
Aanvraag in de gedeelde inbox wordt deal
Een nieuwe aanvraag in een gedeelde inbox lezen we uit. We zoeken of de persoon of organisatie al in Pipedrive staat en maken persoon en deal aan als dat niet zo is, met de mail erbij. De verkoper krijgt een melding.
Mails en bijlagen bij de juiste deal
Antwoordt een klant op een offerte, dan koppelen we de mail aan de deal. Pipedrive heeft zelf een mailkoppeling met Gmail, afhankelijk van jullie abonnement. Waar die volstaat, gebruiken we ze. Bijlagen zoals offertes of plannen bewaren we in een Drive-map per deal.
Activiteiten en Google Agenda
Een afspraak of telefoongesprek als activiteit in Pipedrive komt in Google Agenda van de verkoper. Pipedrive heeft zelf een agendasynchronisatie met Google. Of die volstaat, hangt af van jullie abonnement en dat bekijken we in de scan.
Pijplijnoverzicht in Google Sheets
Open deals, verwachte omzet per maand en offertes waarop geen reactie kwam, schrijven we in een Google Sheet voor de zaakvoerder. Het blad ververst op een afgesproken moment, zodat niemand het overzicht uit een export moet opbouwen.
Vooraf beslissen
Gedeelde inbox of persoonlijke mailbox
We werken bij voorkeur met een gedeelde inbox of een label, zodat privémails buiten beeld blijven. We spreken af welke mails als aanvraag tellen en welke niet, zoals nieuwsbrieven en meldingen van leveranciers.
Personen en organisaties
Pipedrive houdt personen en organisaties apart bij. Een aanvraag van een nieuwe contactpersoon bij een bestaande klant hoort bij de bestaande organisatie. We zoeken op e-mailadres en domeinnaam en laten een medewerker beslissen bij twijfel. Gratis maildomeinen zoals gmail.com gebruiken we nooit om een organisatie te herkennen.
Waar worden activiteiten gemaakt
Een afspraak die aan beide kanten aanpasbaar is, kan botsen. We kiezen één plaats waar afspraken worden gemaakt, Pipedrive of Google Agenda, en laten de andere kant volgen.
Opbouw en toegang van Drive
We spreken af welke map er per deal of klant komt en wie toegang heeft, zodat een klantmap niet met te veel mensen wordt gedeeld. Een beheerder van Google Workspace geeft de toestemming.
Hoe we het bouwen
Pipedrive heeft een publieke API en kan via webhooks melden dat er iets in een deal veranderd is. Google biedt API's voor onder meer Gmail, Agenda, Drive en Sheets. Een beheerder van jullie Workspace geeft toestemming aan de koppeling en we vragen enkel de rechten die nodig zijn, waar mogelijk beperkt tot specifieke accounts of mappen. In Pipedrive verbinden we via een toegang op jullie eigen account. Pipedrive heeft zelf ook mail- en agendakoppelingen met Google. Of en in welke vorm die beschikbaar zijn, hangt af van jullie abonnement en dat bekijken we in de scan. Waar ze volstaan, laten we ze zoals ze zijn en bouwen we enkel wat ontbreekt. Beide toegangen kunnen jullie op elk moment intrekken. Mails, bestanden en dealgegevens blijven in Google Workspace en Pipedrive, op jullie accounts.
Automatiseringen
- Leads opvolgenWe registreren aanvragen uit formulier, mail en berichten in jullie CRM, wijzen ze toe en zorgen dat er na een afgesproken termijn opvolging komt.
- Mails sorteren en beantwoordenWe sorteren de gedeelde mailbox van jullie kmo op type vraag, koppelen mails aan de juiste klant en zetten een concept van het antwoord klaar.
- Afspraken en planningWe laten klanten een afspraak vastleggen, bevestigen die per mail of WhatsApp en sturen herinneringen, terwijl de agenda automatisch wordt bijgewerkt.
- Rapportering automatiserenWe halen cijfers uit boekhouding, CRM en webshop samen in één vast rapport dat elke week of maand klaarstaat in een mailbox of dashboard.
Veelgestelde vragen
Ja, Pipedrive heeft eigen koppelingen met Google voor mail en agenda. Wat daarin precies zit, hangt af van jullie abonnement. Waar die volstaan, gebruiken we ze. Wij komen erbij voor wat ze niet doen, zoals aanvragen uit een gedeelde inbox omzetten in deals of bijlagen in Drive ordenen.
We vragen enkel toegang tot wat de automatisering nodig heeft, bijvoorbeeld één gedeelde inbox, en beperken dat waar mogelijk. Jullie beheerder geeft de toestemming en kan die op elk moment intrekken.
Standaard niet. Antwoorden en opvolgmails komen als concept klaar en de verkoper verstuurt ze zelf. Voor een vast bericht, zoals een ontvangstbevestiging, kunnen jullie beslissen het automatisch te laten vertrekken.
Wij werken bij voorkeur met een zakelijke Google Workspace-account, omdat daar een beheerder de toegang kan regelen en intrekken. Met een persoonlijke Gmail-account is dat beperkter. We bekijken tijdens de scan welke situatie jullie hebben.
Werken jullie met Pipedrive en Google Workspace? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.