Koppeling · Teamleader en Google Workspace
Teamleader koppelen met Google Workspace
Mails, afspraken en bijlagen uit Gmail, Google Agenda en Drive komen bij de juiste klant en deal in Teamleader terecht. Een standaardkoppeling gebruiken we waar die volstaat.
Waarom koppelen
Kmo's met Teamleader en Google Workspace verdelen hun werk over twee plaatsen. Teamleader houdt klanten, deals en offertes bij. In Gmail staan de mails, in Google Agenda de afspraken en in Drive de documenten. Klanten schrijven echter niet naar Teamleader, maar naar een mailadres.
Wat in Gmail binnenkomt, belandt pas in Teamleader als iemand het overneemt. Een aanvraag blijft dagen liggen in een gedeelde inbox, een afspraak staat in de agenda van de verantwoordelijke maar niet bij de deal en offertes die als bijlage in Drive staan, zijn niet gekoppeld aan het juiste dossier.
Wat er tussen beide loopt
Aanvraag in de gedeelde inbox wordt contact en deal
Een nieuwe aanvraag in een gedeelde Gmail-inbox lezen we uit. We zoeken het contact in Teamleader en maken contact en deal aan als die er nog niet zijn, met de mail erbij. De verantwoordelijke krijgt een melding en kan meteen reageren.
Mails over een lopende deal bij het dossier
Antwoordt een klant op een offerte, dan herkennen we klant en deal en bewaren we de mail bij het dossier in Teamleader. Teamleader heeft zelf ook functies om mails aan een contact te koppelen, afhankelijk van jullie pakket. Waar die volstaan, gebruiken we ze.
Afspraken tussen Google Agenda en Teamleader
Een afspraak met een klant staat in Google Agenda van de verantwoordelijke en bij de juiste deal of het juiste contact in Teamleader. Teamleader heeft een eigen agendakoppeling met Google. Of die bij jullie volstaat, kijken we na in de scan.
Offertes en bijlagen in een Drive-map per klant
Een offerte of factuur uit Teamleader bewaren we als pdf in een map per klant of project in Drive, met een vaste bestandsnaam. Bijlagen uit klantmails gaan naar dezelfde map.
Overzicht van deals in Google Sheets
Cijfers uit Teamleader, zoals openstaande offertes en omzet per maand, schrijven we in een Google Sheet dat voor het team of de zaakvoerder klaarstaat. Het blad ververst op een afgesproken moment.
Vooraf beslissen
Zakelijke account of persoonlijke Gmail
Een beheerder van Google Workspace kan toegang regelen en intrekken. Bij een persoonlijke Gmail-account is dat beperkter. Welke situatie jullie hebben, bekijken we in de scan, voor we iets plannen.
Gedeelde inbox of persoonlijke mailbox
We werken bij voorkeur met een gedeelde inbox of een label, zodat privémails buiten beeld blijven. We spreken af welke mails als aanvraag tellen en welke niet, zoals nieuwsbrieven en meldingen van leveranciers.
Dubbele contacten
Een klant mailt met een ander adres dan in Teamleader staat. We zoeken op e-mailadres en domeinnaam. Gratis maildomeinen zoals gmail.com gebruiken we nooit om een bedrijf te herkennen. Bij twijfel beslist een medewerker.
Waar worden afspraken gemaakt en wie ziet de map
We kiezen één plaats voor afspraken, Google Agenda of Teamleader, en laten de andere kant volgen. Voor Drive spreken we de mappenstructuur af en wie toegang heeft, zodat een klantmap niet met te veel mensen wordt gedeeld.
Hoe we het bouwen
Teamleader heeft een publieke API met OAuth en kan meldingen sturen bij wijzigingen. Google biedt API's voor onder meer Gmail, Agenda, Drive en Sheets. Een beheerder van jullie Workspace geeft toestemming aan de koppeling en we vragen enkel de rechten die nodig zijn, waar mogelijk beperkt tot specifieke accounts of mappen. In Teamleader verbinden we via een toegang op jullie eigen account. Teamleader heeft zelf ook koppelingen met Google, onder meer voor agenda en mail. Of en in welke vorm die beschikbaar zijn, hangt af van jullie pakket en abonnement en dat bekijken we in de scan. Waar ze volstaan, laten we ze zoals ze zijn en bouwen we enkel wat ontbreekt. Beide toegangen kunnen jullie op elk moment intrekken. Mails, bestanden en klantgegevens blijven in Google Workspace en Teamleader, op jullie accounts.
Automatiseringen
- Mails sorteren en beantwoordenWe sorteren de gedeelde mailbox van jullie kmo op type vraag, koppelen mails aan de juiste klant en zetten een concept van het antwoord klaar.
- Leads opvolgenWe registreren aanvragen uit formulier, mail en berichten in jullie CRM, wijzen ze toe en zorgen dat er na een afgesproken termijn opvolging komt.
- Afspraken en planningWe laten klanten een afspraak vastleggen, bevestigen die per mail of WhatsApp en sturen herinneringen, terwijl de agenda automatisch wordt bijgewerkt.
- Documenten verwerkenWe lezen binnenkomende documenten zoals contracten, bestelbonnen en attesten, bepalen het type, halen de gegevens eruit en bergen ze op de juiste plaats op.
Veelgestelde vragen
Teamleader heeft eigen koppelingen met Google, onder meer voor agenda en mail. Wat daar precies in zit, hangt af van jullie pakket en abonnement. Waar die volstaan, gebruiken we ze. Wij bouwen aan wat ontbreekt, zoals aanvragen uit een gedeelde inbox omzetten in deals of bijlagen in Drive ordenen.
We vragen enkel toegang tot wat de automatisering nodig heeft, bijvoorbeeld één gedeelde inbox, en beperken dat waar mogelijk. Jullie beheerder geeft de toestemming en kan die op elk moment intrekken.
Standaard niet. Antwoorden komen als concept klaar en een medewerker verstuurt ze. Voor een vast bericht, zoals een ontvangstbevestiging, kunnen jullie beslissen het automatisch te laten vertrekken.
Voor de scan komen we een halve dag op locatie langs. Die wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen. Elke automatisering krijgt daarna een prijs op maat, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud. De kosten van Teamleader en Google Workspace zelf komen daar niet bij.
Werken jullie met Teamleader en Google Workspace? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.