Drukkerijen en signalisatie
Aankoopfacturen van papier en materiaal inlezen per order
Facturen van papier-, inkt- en materiaalleveranciers en onderaannemers worden ingelezen en aan een order gekoppeld. Zo staat de inkoop klaar voor de boekhouding en voor de nacalculatie.
Hoe het nu gaat
Een drukkerij of signalisatiebedrijf koopt veel in bij een beperkt aantal leveranciers: papier per pallet, inkt en toner, folie en vinyl, aluminium platen, verlichting, bevestigingsmateriaal. Daarbovenop komen onderaannemers voor zeefdruk, borduurwerk, lasersnijden of montage. Facturen bevatten vaak veel regels, soms met paletten, gewichten en meerdere leveringen op één factuur. Ze komen in de mailbox, via de post bij de leveringen en soms als maandstaat.
Wie de facturen boekt, moet vaststellen welk deel bij welk order hoort. Voor papier dat uit voorraad komt is dat onmogelijk, maar bij een rol folie of een partij borden voor één klant is het wel mogelijk. Als de aankoop niet aan het order hangt, weet de zaakvoerder niet wat het werk werkelijk aan materiaal kostte. Daarom gebeurt de nacalculatie niet of op gevoel.
Fouten zijn vaak klein. Een creditnota voor beschadigde papierrollen wordt niet gekoppeld aan de factuur. Een leverancier stuurt een factuur en later een overzicht van alle facturen van de maand, en dezelfde factuur wordt tweemaal geboekt. Een vrachtkost wordt verkeerd gespreid. Dit komt allemaal bovenop het gewone werk van de administratie.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Facturen verzamelen
Facturen uit de gekozen mailbox, uit een map met scans en, waar mogelijk, via Peppol worden verzameld. Maandstaten van leveranciers worden herkend en gebruikt om de individuele facturen te controleren, niet om ze opnieuw te boeken.
- 02
Gegevens uitlezen en controleren
Leverancier, factuurnummer, datum, regels, bedragen en btw worden uitgelezen. Een factuur die al eerder verwerkt is, wordt gemeld. Creditnota's worden herkend en aan de oorspronkelijke factuur gekoppeld als daar een verwijzing naar staat.
- 03
Koppelen aan een order
Staat er een ordernummer of de naam van de klant op de factuur of op de leverbon, dan wordt de aankoop aan het order gekoppeld. Voor algemeen verbruik, zoals papier uit voorraad, is geen koppeling nodig en gaat de factuur naar een vaste rekening.
- 04
Boeking klaarzetten
In Exact Online, Yuki, Octopus of Billit staat de boeking klaar met de rekening en de btw-code die jullie voor die leverancier gebruiken. Een nieuwe leverancier wordt de eerste keer door een medewerker ingesteld.
- 05
Goedkeuren
Facturen die afwijken van wat verwacht werd, bijvoorbeeld een prijs per ton papier die hoger is dan de vorige levering, gaan eerst naar de inkoper. De betaling zelf blijft bij jullie of bij jullie boekhouder.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een factuur voor folie en aluminium platen met een creditnota
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. Een signalisatiebedrijf ontvangt een factuur van een leverancier voor folie en aluminium platen, met een ordernummer van een klant op één regel. In het voorbeeld wordt de factuur ingelezen, die ene regel gekoppeld aan het order en de rest geboekt op de vaste rekening. Een week later komt een creditnota voor een beschadigde rol binnen, die automatisch bij de factuur wordt gezet. De prijs per rol blijkt hoger dan bij de vorige levering en dat wordt gemeld aan de inkoper. De bedragen zijn verzonnen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Standaard zet de automatisering facturen klaar en boekt ze niets definitief. Jullie of jullie boekhouder keuren de eerste weken alles goed. Later kunnen jullie voor leveranciers met een vaste, correcte werkwijze kiezen om automatisch te laten boeken. Betalingen starten we nooit zelf. Die blijven bij de persoon die betalingen goedkeurt.
Werkt met
Meer voor drukkerijen en signalisatiebedrijven
Veelgestelde vragen
Meestal wel als de factuur een vaste opbouw heeft. Bij facturen met veel regels of een ongebruikelijke indeling controleert het systeem of de som klopt met het totaal. Klopt het niet, dan gaat de factuur naar een medewerker in plaats van door te lopen.
Als de leverbonnen digitaal beschikbaar zijn, bijvoorbeeld als pdf in een map, kan een controle op aantallen worden toegevoegd. Dat bekijken we in de scan. Is er geen digitale leverbon, dan blijft de controle bij de persoon die het materiaal ontvangt.
In beperkte mate. Hij of zij krijgt boekingen klaar in het pakket, met de bijlage erbij. Welke rekeningen gebruikt worden en wat goedgekeurd moet worden, bepalen jullie samen. Het pakket zelf en de toegang blijven op naam van jullie bedrijf.
Wat het inlezen van aankoopfacturen kost, hangt af van het aantal leveranciers en de koppelingen. Na de scan van een halve dag krijg je een voorstel op maat met de prijs. Bestel je binnen 30 dagen, dan wordt de scan verrekend. Voor hosting, monitoring en onderhoud komt er daarna een maandelijks beheerbedrag.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.