Software · boekhouding
Yuki automatiseren en koppelen
Yuki is cloudboekhoudsoftware van Visma waarin klanten hun documenten digitaal aanleveren aan hun boekhouder, onder meer in België en Nederland.
Yuki bij kmo's
Yuki is gebouwd rond het digitaal aanleveren van documenten. Een kmo bezorgt facturen en andere stukken aan het boekhoudkantoor, het pakket leest ze uit en de boekhouder verwerkt ze. Voor jullie betekent dat vooral: zorgen dat de juiste stukken op tijd in Yuki zitten.
Dat aanleveren is zelf nog handwerk. Facturen komen binnen via mail, bijlagen worden doorgestuurd of geüpload, en niemand weet zeker of een stuk al in Yuki zit. Mails zonder factuur, zoals een handtekening als afbeelding of een leveringsbon, kosten ook tijd om uit te sorteren. Aan dat voorwerk werken wij.
Wat we automatiseren
Facturen uit de mailbox naar Yuki brengen
We bekijken de mailbox waar leveranciers hun facturen naartoe sturen, herkennen welke bijlagen echte facturen zijn en leveren die aan via de route die Yuki voorziet voor jullie administratie. Mails zonder factuur blijven liggen voor een medewerker.
Verkoopfacturen automatisch aanleveren
Facturen die in jullie facturatieprogramma of webshop gemaakt worden, bezorgen we automatisch aan Yuki. Zo hoeft niemand ze achteraf nog te exporteren of door te mailen, en vindt de boekhouder ze op dezelfde plaats als de aankoopfacturen.
Ontbrekende stukken opvolgen
We vergelijken de lijst met stukken die de boekhouder nog verwacht met wat in jullie mailbox en mappen zit. Wat we terugvinden, leveren we aan. Voor wat ontbreekt, krijgt een medewerker een korte lijst met de vraag om het op te zoeken.
Maandelijks overzicht voor de zaakvoerder
Op basis van gegevens die jullie boekhouder of Yuki beschikbaar stelt, maken we een vast overzicht van omzet, kosten en openstaande facturen. Het komt op een vaste dag binnen in plaats van na een vraag aan de boekhouder.
Hoe we koppelen
Yuki biedt webservices aan waarmee je documenten kunt aanleveren en bepaalde gegevens kunt opvragen. We gebruiken die waar ze volstaan, en anders de aanleverroutes die Yuki zelf voorziet, zoals een upload of een e-mailadres van de administratie. De toegang loopt via een gebruiker en een toegangssleutel binnen jullie eigen Yuki-omgeving, die jullie of jullie boekhouder kunnen intrekken. Welke gegevens we precies kunnen opvragen, hangt af van jullie abonnement en van de rechten die jullie boekhouder toekent. De gegevens blijven in Yuki, op jullie account.
Automatiseringen
- Aankoopfacturen inlezenWe lezen aankoopfacturen uit een mailbox of map in, controleren ze en zetten ze als boeking klaar in jullie boekhoudpakket.
- Documenten verwerkenWe lezen binnenkomende documenten zoals contracten, bestelbonnen en attesten, bepalen het type, halen de gegevens eruit en bergen ze op de juiste plaats op.
- Mails sorteren en beantwoordenWe sorteren de gedeelde mailbox van jullie kmo op type vraag, koppelen mails aan de juiste klant en zetten een concept van het antwoord klaar.
- Rapportering automatiserenWe halen cijfers uit boekhouding, CRM en webshop samen in één vast rapport dat elke week of maand klaarstaat in een mailbox of dashboard.
Yuki koppelen met
- LightspeedLightspeed registreert de verkoop aan de kassa, Yuki ontvangt de documenten voor de boekhouding. Deze pagina beschrijft wat er kan doorstromen en wat de boekhouder vooraf vastlegt.
- ShopifyShopify verwerkt de bestellingen, Yuki ontvangt de documenten voor de boekhouding. Hier staat wat er tussen beide kan lopen en wat vooraf beslist wordt.
- TeamleaderTeamleader houdt klanten, offertes en facturen bij, Yuki ontvangt de documenten voor de boekhouding. Deze pagina legt uit wat er tussen beide kan lopen en wat vooraf geregeld wordt.
- WooCommerceWooCommerce staat op jullie eigen WordPress-site, Yuki ontvangt de documenten voor de boekhouding. Dit zijn de gegevens die kunnen doorstromen en de keuzes die daarvoor eerst nodig zijn.
Veelgestelde vragen
Ja, op voorwaarde dat de boekhouder akkoord is met de koppeling en de nodige toegang geeft. We stemmen vooraf af met jullie boekhouder over welke stukken we aanleveren en in welk formaat, zodat diens werkwijze niet verandert.
Dat verdelen we per situatie. Yuki leest aangeleverde documenten zelf uit. Onze automatisering zorgt er vooral voor dat de juiste documenten op tijd en in de juiste administratie aankomen. Waar uitlezen aan onze kant nuttig is, bijvoorbeeld om te sorteren, zeggen we dat vooraf.
Accounts en gegevens blijven op naam van jullie bedrijf. We werken met een eigen gebruiker of sleutel die jullie op elk moment kunnen intrekken, en we vragen enkel de rechten die de automatisering nodig heeft.
De scan is een halve dag op locatie en wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen. Elke automatisering krijgt een prijs op maat, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud.
Werken jullie met Yuki? Bekijk in 20 minuten wat we kunnen automatiseren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.