Evenementen en catering
Aankoopfacturen inlezen per evenement voor traiteurs en bureaus
Facturen van groothandels, verhuurders en freelancers worden ingelezen en aan het juiste evenement gekoppeld. De boeking staat klaar in het boekhoudpakket voor een nazicht.
Hoe het nu gaat
Een evenement veroorzaakt facturen van veel kanten. De groothandel in voeding en drank, de verhuurder van tenten en meubilair, het bedrijf voor geluid en licht, de bloemist, de DJ en de fotograaf als zelfstandigen, de transporteur. Ze komen op verschillende momenten en in verschillende vormen binnen: een PDF in de mailbox, een foto van een kasticket voor de aankoop van de dag zelf, een Peppol-factuur van de grotere leveranciers. Vaak komen ze pas weken na het evenement binnen.
Wie de boekhouding bijhoudt, moet bij elke factuur uitzoeken bij welk evenement ze hoort. Daar staat zelden een referentie op. De naam van de klant, de datum of de locatie moeten uit de factuur of uit het geheugen van de eventmanager komen. Daardoor is de marge per evenement pas laat of nooit goed zichtbaar, terwijl de offerte voor een volgend evenement daar juist op steunt.
Fouten zijn typisch. Dezelfde factuur komt eerst per mail en later nog eens als herinnering binnen en wordt dubbel geboekt. Een creditnota voor teruggenomen drank wordt niet gekoppeld aan de factuur. De btw-regels verschillen per soort aankoop en zijn niet altijd leesbaar op een gescande factuur.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Facturen verzamelen
Facturen uit een gekozen mailbox, uit een map met foto's en scans en, waar mogelijk, via Peppol worden verzameld. Kasticketten van aankopen op de dag zelf kunnen met een foto via een eenvoudig formulier worden doorgegeven, met de naam van het evenement erbij.
- 02
Gegevens uitlezen en controleren
Leverancier, factuurnummer, datum, bedragen en btw worden uitgelezen en gecontroleerd. Een factuurnummer dat al eerder verwerkt is, wordt gemeld als mogelijke dubbele. Klopt de som van de regels niet met het totaal, dan gaat de factuur naar een medewerker.
- 03
Koppelen aan het evenement
Staat er een referentie of de naam van de klant op de factuur, dan wordt ze aan het evenement gekoppeld. Anders stelt de automatisering een evenement voor op basis van datum en leverancier, en bevestigt de eventmanager met één klik. Aankopen die niet bij een evenement horen, zoals huur van opslag, krijgen een vaste rekening.
- 04
Boeking klaarzetten
In Exact Online, Yuki of het pakket van jullie boekhouder staat de aankoopboeking klaar met de rekening en het btw-regime die jullie voor die leverancier gebruiken. Ondersteunt het pakket een analytische code per evenement, dan wordt die ingevuld.
- 05
Goedkeuren en betalen
De eventmanager of de zaakvoerder keurt facturen boven een bedrag dat jullie bepalen goed. De betaling zelf blijft bij jullie of bij jullie boekhouder.
Een voorbeeld
Voorbeeld: facturen van één bruiloft die in twee weken binnenkomen
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. Voor één bruiloft ontvangt een traiteur binnen twee weken zeven facturen: van de groothandel, de verhuurder, de bloemist, een DJ, een transporteur en twee kasticketten. In het voorbeeld worden alle zeven ingelezen en gekoppeld aan het evenement. Eén factuur van de verhuurder staat ook in een herinneringsmail en wordt als dubbele gemeld. De eventmanager ziet daarna in één overzicht wat het evenement aan inkoop heeft gekost, en kan dat vergelijken met de offerte. De details zijn verzonnen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Standaard zet de automatisering facturen klaar en boekt ze niets definitief. Jullie of jullie boekhouder keuren de eerste weken alles goed. Later kunnen jullie voor leveranciers met een vaste, correcte werkwijze kiezen om automatisch te laten boeken. Betalingen starten we nooit zelf. Die blijven bij de persoon die betalingen goedkeurt.
Werkt met
Meer voor cateraars en evenementenbureaus
Veelgestelde vragen
Ja, als er een leesbare foto of scan is. Een kasticket bevat soms te weinig gegevens, bijvoorbeeld geen btw-nummer van de leverancier. Dan staat het in een lijst voor een medewerker die aanvult. Of een ticket aftrekbaar is, beslist jullie boekhouder.
Jullie boekhouder of jullie, niet de automatisering. We leggen per leverancier vast welke rekening en welke btw-code jullie gebruiken. Een leverancier die nog niet bekend is, gaat naar een medewerker die de eerste keer kiest. Bij de volgende factuur wordt die keuze herhaald.
Met Exact Online, Yuki, Octopus en Billit zijn koppelingen mogelijk. Gebruikt jullie boekhouder iets anders, dan bekijken we in de scan of een import via een bestand kan. Het pakket blijft op naam van jullie bedrijf en jullie boekhouder houdt de toegang.
Dat hangt af van hoe vaak de mailbox wordt gelezen en hoe snel de eventmanager bevestigt. Meestal staat een factuur dezelfde dag klaar als boeking in afwachting van goedkeuring. De definitieve boeking volgt pas na goedkeuring.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.