Software · boekhouding
Octopus automatiseren en koppelen
Octopus is Belgische boekhoudsoftware voor kleine bedrijven, zelfstandigen en boekhoudkantoren.
Octopus bij kmo's
Octopus is Belgische boekhoudsoftware die vooral bij kleinere bedrijven en zelfstandigen in gebruik is, soms door de ondernemer zelf en soms door het boekhoudkantoor. Alles wat de boekhouding raakt, zoals aankoopfacturen, verkoopfacturen en bankgegevens, komt er uiteindelijk samen.
Hoeveel handwerk er overblijft, hangt sterk af van hoe jullie het pakket gebruiken. Vaak worden facturen nog met de hand ingegeven, worden dezelfde klantgegevens in twee programma's bijgehouden en wordt voor het overzicht aan de zaakvoerder telkens een export gemaakt. Dat zijn de plaatsen waar automatisering iets oplevert.
Wat we automatiseren
Aankoopfacturen voorbereiden voor Octopus
We lezen facturen uit de mailbox en halen de gegevens eruit. Het resultaat zetten we klaar op de manier die bij jullie versie past, zodat een medewerker of de boekhouder het kan nakijken en in Octopus kan opnemen zonder alles opnieuw in te typen.
Verkoopgegevens doorgeven aan de boekhouding
Facturen en betalingen uit jullie facturatieprogramma of webshop zetten we in een vast formaat klaar voor Octopus. Zo wordt dezelfde factuur niet twee keer ingetikt, en kan je boekhouder de periode afsluiten zonder te zoeken naar ontbrekende gegevens.
Openstaande facturen opvolgen
Op basis van een export of een lijst met openstaande posten bereiden we herinneringen voor per klant. Een medewerker keurt de lijst goed voor er iets vertrekt, zodat klanten die net betaald hebben niet worden aangeschreven.
Maandelijks overzicht voor de zaakvoerder
We combineren cijfers uit Octopus met gegevens uit andere programma's in één vast overzicht voor de zaakvoerder. Wat daarvoor uit Octopus gehaald kan worden, bepalen we tijdens de scan.
Hoe we koppelen
Of en hoe Octopus een koppeling toelaat, hangt af van de versie en het abonnement die jullie gebruiken. We kijken dat tijdens de scan na bij het pakket zelf. Waar een directe koppeling beschikbaar is, gebruiken we die. Waar niet, werken we met bestanden die het pakket kan in- en uitlezen, met exports, en met de mailbox. Dat is soms minder rechtstreeks dan bij pakketten met een open API, en we zeggen dat vooraf. De boekhouding blijft in Octopus, op jullie account of dat van jullie boekhouder.
Automatiseringen
- Aankoopfacturen inlezenWe lezen aankoopfacturen uit een mailbox of map in, controleren ze en zetten ze als boeking klaar in jullie boekhoudpakket.
- BetalingsherinneringenWe controleren elke dag welke verkoopfacturen vervallen zijn en zetten de juiste herinneringsmail klaar, met de factuur als bijlage.
- Programma's koppelenWe koppelen de programma's die jullie dagelijks gebruiken, zodat bestellingen, klanten en facturen automatisch van het ene pakket naar het andere gaan.
- Rapportering automatiserenWe halen cijfers uit boekhouding, CRM en webshop samen in één vast rapport dat elke week of maand klaarstaat in een mailbox of dashboard.
Octopus koppelen met
- ShopifyShopify verwerkt de bestellingen, Octopus bevat de boekhouding. Deze pagina legt uit welke gegevens tussen beide kunnen lopen en wat afhangt van jullie versie van Octopus.
- TeamleaderTeamleader houdt klanten, offertes en facturen bij, Octopus de boekhouding. Deze pagina legt uit wat er tussen beide kan lopen, ook als Octopus bij jullie geen open koppeling heeft.
- WooCommerceWooCommerce staat op jullie eigen WordPress-site, Octopus bevat de boekhouding. Dit zijn de gegevens die tussen beide kunnen lopen en wat afhangt van jullie versie van Octopus.
Veelgestelde vragen
Dat verschilt per versie en abonnement, en we beloven daarom niets voor we het bij jullie hebben nagekeken. Als er geen rechtstreekse koppeling is, werken we met bestanden, exports of de mailbox. Dat werkt, maar loopt minder automatisch dan een volledige API-koppeling.
Als de boekhouder de boekingen in Octopus doet, ja. We stemmen dan af over het formaat waarin we gegevens klaarzetten. Zo past het in zijn of haar bestaande werkwijze en moet niemand een nieuw programma leren.
Ja. De automatiseringen draaien los van het pakket en blijven op jullie accounts staan. Bij een overstap passen we het stuk aan dat met de boekhouding praat. De rest van de automatisering blijft zoals het was.
De scan duurt een halve dag op locatie en wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen. Elke automatisering krijgt een prijs op maat, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud.
Werken jullie met Octopus? Bekijk in 20 minuten wat we kunnen automatiseren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.