Aankoopfacturen van advertenties, koeriers en leveranciers verwerken voor webshops

De aankopen van een webshop zijn verspreid. Er zijn facturen van leveranciers van producten of grondstoffen, maandelijkse facturen van Meta en Google voor advertenties, de afrekening van de koerier met een bijlage met alle pakketten, kosten van een marketplace, verpakkingsmateriaal, abonnementen op software en soms een freelancer. Sommige komen per mail, andere moeten je downloaden in een portaal of staan in het account van een platform. Dat is een deel van de oorzaak waarom ze verdwijnen.

Buitenlandse leveranciers factureren meestal zonder Belgische btw, waardoor ze anders geboekt worden dan een lokale factuur. Facturen worden met een persoonlijke kaart betaald en liggen in een privémailbox. Een koerierfactuur bevat honderden lijnen, terwijl de boekhouder er één bedrag van nodig heeft. En op het einde van het kwartaal blijkt dat drie facturen ontbreken en dat de btw-aangifte moet wachten tot de eigenaar ze heeft teruggevonden.

Standaard zet de automatisering facturen klaar en boekt ze niets definitief. Jullie of jullie boekhouder keuren de eerste weken alles goed. Later kunnen jullie voor leveranciers met een vaste, correcte werkwijze kiezen om automatisch te laten boeken. Betalingen starten we nooit zelf. Die blijven bij de persoon die betalingen goedkeurt.