Aankoopfacturen met veel lijnen inlezen voor groothandels

Een groothandel koopt bij tientallen leveranciers, en de facturen zijn lang. Een factuur van 40 of 150 lijnen met artikelnummer, hoeveelheid, eenheidsprijs, korting en transportkosten is geen uitzondering. Die moet vergeleken worden met de bestelling en met wat het magazijn echt heeft ontvangen. Staat er een lijn op de factuur die niet geleverd is, of een prijs die hoger ligt dan in de bestelling, dan moet de inkoper dat vaststellen voor de factuur wordt betaald.

In de praktijk wordt de factuur vaak snel geboekt en pas bij een klacht nagekeken. Creditnota's voor retours komen weken later. Een betalingskorting bij vroegtijdige betaling wordt gemist omdat de factuur bij de boekhouding blijft hangen. Facturen voor invoer of voor intracommunautaire aankopen hebben een andere btw-behandeling. Wie een jaarlijks bonusakkoord met een leverancier heeft, weet pas achteraf of de afgesproken korting klopt.

Standaard zet de automatisering facturen klaar en boekt ze niets definitief. Jullie of jullie boekhouder keuren de eerste weken alles goed. Later kunnen jullie voor leveranciers met een vaste, correcte werkwijze kiezen om automatisch te laten boeken. Betalingen starten we nooit zelf. Die blijven bij de persoon die betalingen goedkeurt.