Schilders en afwerkingsbedrijven
Aankoopfacturen van verf en materiaal inlezen per werf
Facturen van de verfhandel, verhuurders en onderaannemers worden ingelezen en aan de juiste werf gekoppeld. De boeking staat klaar voor de boekhouder, met een controle op afhaalbonnen.
Hoe het nu gaat
Een schildersbedrijf koopt dagelijks in bij een paar leveranciers. Verf, afplakmateriaal, kitten, schuurpapier en gereedschap bij de verfhandel, soms met een afhaalbon die de ploeg tekent aan de balie. Daarnaast komen de verhuur van een stelling of hoogtewerker, onderaannemers voor stuc- of behangwerk en de brandstof. Leveranciers factureren per afhaalbon, per week of per maand, en sturen een maandelijks overzicht met alle bonnen.
Het probleem is dat bij elke factuur een werf hoort die er niet op staat. Een afhaalbon draagt soms een naam of een straat, maar vaak niet. De boekhouder boekt de factuur op een algemene rekening en niemand weet later welke verf voor welke werf is gebruikt. De nacalculatie voor een werf lijkt daardoor beter dan ze is, omdat de materiaalkosten niet worden meegerekend.
Fouten komen ook van de papierberg. De maandstaat van de verfhandel bevat tientallen bonnen, waaronder een bon die al per mail werd gefactureerd. Een afhaalbon voor een ander bedrijf staat op de factuur. De kleine bedragen tellen op, maar niemand heeft de tijd om ze per bon na te kijken.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Facturen en bonnen verzamelen
Facturen uit de gekozen mailbox, scans en foto's van afhaalbonnen komen op één plaats. De ploeg kan een foto van een afhaalbon met de naam van de werf naar een vast adres sturen of in het werkbonformulier zetten.
- 02
Uitlezen en controleren
Leverancier, factuurnummer, bedragen en btw worden uitgelezen. Staat een factuur ook al in de maandstaat, dan wordt ze niet dubbel geteld. Een maandstaat wordt gebruikt om te controleren of alle bonnen gefactureerd zijn, en niet om opnieuw te boeken.
- 03
Aan een werf koppelen
Staat er een werf of straatnaam op de afhaalbon of de factuur, dan wordt de aankoop aan de werf gekoppeld. Voor algemeen gebruik, zoals verf uit de voorraad van het magazijn, komt het op een vaste rekening. Onduidelijke bonnen gaan naar de ploegbaas om aan te duiden.
- 04
Boeking klaarzetten
In Yuki, Exact Online, Octopus of Billit staat de boeking klaar met de rekening en btw-code die jullie boekhouder voor die leverancier gebruikt. Hij of zij houdt de toegang tot het pakket.
- 05
Goedkeuren van afwijkingen
Een factuur die duidelijk afwijkt, zoals een prijs per bus die hoger is dan de vorige keer of een bon die niemand herkent, gaat naar de baas. De betaling zelf blijft bij jullie of bij de boekhouder.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een maandstaat van de verfhandel met veertig bonnen
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. Een schildersbedrijf ontvangt een maandstaat van de verfhandel met veertig afhaalbonnen. In het voorbeeld zijn 28 daarvan al als losse factuur ingelezen, en komen er twaalf nieuwe bij. Dertig bonnen kunnen aan een werf worden gekoppeld op basis van de foto's die de ploegen stuurden, en tien gaan naar de ploegbaas voor een aanduiding. Eén bon blijkt niet van het bedrijf te zijn en wordt teruggemeld aan de leverancier. De details zijn verzonnen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Standaard zet de automatisering facturen klaar en boekt ze niets definitief. Jullie of jullie boekhouder keuren de eerste weken alles goed. Later kunnen jullie voor leveranciers met een vaste, correcte werkwijze kiezen om automatisch te laten boeken. Betalingen starten we nooit zelf. Die blijven bij de persoon die betalingen goedkeurt.
Werkt met
Meer voor schilders en afwerkingsbedrijven
Veelgestelde vragen
Als ze leesbaar zijn, als foto of scan, kunnen we de gegevens uitlezen. De werf staat er zelden op, daarom vragen we de ploeg die erbij te zetten, met een foto en een korte naam. Dat is het deel dat het meest bijdraagt aan een betrouwbare nacalculatie.
Dan kunnen die rechtstreeks worden verwerkt. Het uitlezen van een pdf is dan niet nodig, wat betrouwbaarder is. Hoe jullie ze ontvangen, hangt af van het boekhoudpakket. Dat bekijken we in de scan.
Weinig. De boekingen staan klaar in het pakket dat hij gebruikt, met de factuur erbij. Welke rekeningen gebruikt worden en wat goedgekeurd moet worden, bepalen jullie samen. Het pakket en de toegang blijven op naam van jullie bedrijf.
Voor het inlezen van aankoopfacturen hangt de prijs af van het aantal leveranciers en de koppelingen. Na de scan van een halve dag krijg je een voorstel op maat met de prijs, en de scan wordt verrekend bij een bestelling binnen 30 dagen. Voor hosting, monitoring en onderhoud komt er daarna een maandelijks beheerbedrag.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.