Aankoopfacturen van leveranciers inlezen en controleren in een productiebedrijf

Een productiebedrijf van dertig mensen krijgt per maand facturen van tientallen leveranciers: de staalhandel of de leverancier van granulaat, de onderaannemer voor lakwerk, de transporteur, de leverancier van snijolie en slijtdelen, het onderhoudsbedrijf voor de compressor en de energieleverancier. Een deel komt binnen via Peppol, een deel als pdf per mail en een deel als papieren factuur bij de goederen.

Het controleren is het lastige deel van dit werk, meer nog dan het overtypen. De factuur van de staalhandel moet kloppen met de bestelling en met wat het magazijn heeft ontvangen: vier pallen besteld, drie geleverd, een prijs per kilo die zes cent afwijkt van de offerte, een materiaaltoeslag die niet in de bestelling stond. De boekhoudster zoekt de bestelbon, vraagt aan het magazijn wat er binnenkwam en keurt goed of belt.

Kredietnota's voor afgekeurde partijen zijn een apart geval: ze moeten aan de oorspronkelijke factuur gekoppeld worden en blijven vaak in de mailbox liggen. Het gevolg is een afsluiting waarbij op de laatste dag nog facturen openstaan die niemand heeft kunnen controleren.

Standaard zet de automatisering facturen klaar en boekt ze niets definitief. Jullie of jullie boekhouder keuren de eerste weken alles goed. Later kunnen jullie voor leveranciers met een vaste, correcte werkwijze kiezen om automatisch te laten boeken. Betalingen starten we nooit zelf. Die blijven bij de persoon die betalingen goedkeurt.