Transport en logistiek
Aankoopfacturen inlezen voor transportbedrijven
Een automatisering leest brandstof-, herstel- en onderaannemersfacturen in, wijst kosten toe aan het juiste voertuig en vergelijkt facturen van onderaannemers met de ritten die jullie uitbesteedden.
Hoe het nu gaat
Een transportbedrijf ontvangt facturen van enkele vaste soorten leveranciers: de brandstofkaartmaatschappij, tolleveranciers, banden- en herstelwerkplaatsen, leasingmaatschappijen, verzekeraars en onderaannemers die ritten voor jullie rijden. Elke soort heeft een eigen opbouw. Een brandstoffactuur telt snel honderden lijnen met kaartnummers, kentekens en datums.
De facturen van onderaannemers moeten bovendien kloppen met de ritten die jullie hebben uitbesteed. Iemand zoekt per factuur de ritnummers op, vergelijkt het afgesproken tarief en ontdekt dat een rit dubbel staat of dat een toeslag nooit was afgesproken. Dat gebeurt vaak pas wanneer de factuur bijna vervalt, omdat de planner en de boekhouding elk hun eigen lijst hebben.
Brandstof en herstellingen horen per voertuig in de analytische boekhouding, anders weet je pas bij het jaarcijfer welke wagen duur is. Een kenteken aan elke lijn toewijzen gebeurt meestal met de hand, of niet.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Facturen verzamelen
Facturen uit het factuuradres, een gedeelde map en de downloads van leveranciersportalen komen op één plaats samen. Leveranciers die een gestructureerd bestand meesturen, zoals een Excel of CSV, leveren de meest betrouwbare gegevens.
- 02
Per soort leverancier een vaste leesregel
Voor een brandstofkaartmaatschappij leest de automatisering per kaart of kenteken, voor een onderaannemer per ritnummer en voor een werkplaats per kenteken en werkorder. Zo leidt elke soort factuur tot dezelfde, vergelijkbare lijnen.
- 03
Onderaannemers vergelijken met uitbestede ritten
De factuur van een onderaannemer wordt naast jullie ritlijst gelegd. Een rit die niet uitbesteed was, een dubbele rit of een tarief dat afwijkt van de afspraak wordt gemeld aan de planner. Die beslist of de factuur klopt, niet de automatisering.
- 04
Kosten per voertuig toewijzen
Het kenteken wordt gekoppeld aan het voertuig en aan de kostenplaats of analytische rekening die jullie in de boekhouding gebruiken. Brandstof, tol en herstelwerk staan zo per voertuig in het overzicht.
- 05
Klaarzetten voor goedkeuring
Facturen zonder afwijking staan als voorstel klaar voor jullie boekhouder of in jullie boekhoudpakket, voor zover dat pakket het toelaat. Facturen met een afwijking gaan eerst naar de planner. Betalen blijft bij jullie.
Een voorbeeld
Voorbeeld: bedrijf met elf trucks en vier onderaannemers
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Een transportbedrijf met elf trucks werkt met vier vaste onderaannemers voor piekperiodes. Een onderaannemer stuurt een maandfactuur met zestien ritten. De automatisering legt die naast de ritlijst: vijftien ritten kloppen, één rit staat niet in de lijst van jullie uitbestedingen en één tarief wijkt af. De planner ziet die twee punten, belt de onderaannemer en keurt de rest goed. De brandstoffactuur van dezelfde maand staat per kenteken in het overzicht, met de truck waarvan het verbruik opvalt bovenaan.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Standaard zet de automatisering facturen klaar en boekt ze niets definitief. Jullie of jullie boekhouder keuren de eerste weken alles goed. Later kunnen jullie voor leveranciers met een vaste, correcte werkwijze kiezen om automatisch te laten boeken. Betalingen starten we nooit zelf. Die blijven bij de persoon die betalingen goedkeurt.
Meer voor transportbedrijven
Veelgestelde vragen
Ja, zeker als de leverancier een gestructureerd bestand meestuurt naast de pdf. Zonder bestand lezen we de pdf uit en controleren we de totalen. Klopt de som van de lijnen niet met het factuurbedrag, dan stopt de automatisering en wordt de factuur nagekeken.
De planner of de zaakvoerder. De automatisering toont enkel waar de factuur afwijkt van de ritlijst of de afgesproken tarieven. Of een toeslag terecht is, hangt af van afspraken die alleen jullie kennen.
Nee. Ze leest in, controleert en zet klaar. Betalingen blijven bij jullie of bij jullie boekhouder, die elke betaling goedkeurt in het eigen pakket.
Facturen in een andere taal of met een buitenlands btw-nummer lezen we in zoveel mogelijk gevallen uit, maar de boekhoudkundige behandeling blijft een zaak van jullie boekhouder. Facturen die we niet zeker kunnen lezen, gaan altijd naar een persoon.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.