Installateurs
Aankoopfacturen inlezen voor installateurs
De maandafrekening van de technische groothandel wordt afgestemd met de leveringsbonnen en het materiaal wordt gekoppeld aan klant of interventie. Het kantoor keurt de boeking goed.
Hoe het nu gaat
Een installatiebedrijf koopt het meeste bij een of twee technische groothandels voor verwarming, sanitair en elektriciteit. Elke dag leveren die materialen af of liggen ze klaar aan de toonbank, met een leveringsbon of afhaalbon. Op het einde van de maand volgt een factuur of een maandafrekening waarop tientallen bonnen staan. Daarnaast zijn er facturen van fabrikanten voor toestellen, van een leasemaatschappij voor de bestelwagens, van tankkaarten en van gereedschap.
De boekhouding wil per factuur weten wat het is, maar voor een installateur is de belangrijkste vraag voor welke klant of interventie het materiaal was. Veel materiaal wordt doorgerekend op de factuur aan de klant, en wat niet gekoppeld raakt, wordt vergeten of tegen kostprijs geleverd. De referenties op de bonnen zijn vaak de naam van de technieker of een straatnaam, wat bij het controleren veel opzoekwerk geeft. Een bon waarvoor de technieker geen werkbon heeft, valt pas op bij de maandafrekening.
Ook teruggestuurde of defecte onderdelen komen voor, die onder garantie een creditnota opleveren, en facturen van fabrikanten voor garantieherstellingen. Een creditnota blijft zonder koppeling hangen, en een bedrag dat in een bepaalde maand is betaald, klopt niet met de bon van dezelfde maand. De controle van de maandafrekening vraagt veel tijd.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Bonnen en maandafrekeningen binnen
Leveringsbonnen en afhaalbonnen, de factuur en de maandafrekening van de groothandel komen binnen via mail, Peppol of een export die jullie van het portaal van de groothandel halen. De automatisering leest de lijnen met artikelnummers, aantallen en prijzen uit.
- 02
Afrekening afstemmen met de bonnen
De maandafrekening wordt vergeleken met de afzonderlijke bonnen. Bedragen die niet overeenkomen, bonnen zonder lijn op de afrekening en lijnen zonder bon verschijnen in een lijst met afwijkingen.
- 03
Materiaal aan interventie of klant koppelen
Op basis van de referentie op de bon (klantnaam, straat of werkbonnummer) en de werkbonnen van de techniekers stelt het systeem voor bij welke klant of interventie de lijnen horen. Onderdelen die nog niet zijn doorgerekend, worden aangeduid.
- 04
Boeking en creditnota's
De factuur komt als concept in Exact Online, Yuki of Octopus. Creditnota's voor teruggestuurde of defecte onderdelen worden herkend en gekoppeld aan de oorspronkelijke bon of factuur.
- 05
Goedkeuring door het kantoor
Het kantoor keurt de boeking goed, bekijkt de afwijkingen en beslist of een nog niet doorgerekend onderdeel alsnog wordt gefactureerd. Het contact met de groothandel over afwijkingen blijft bij jullie.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een maandafrekening die veertig bonnen samenvat
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. Een installatiebedrijf met vier techniekers ontvangt van de technische groothandel een maandafrekening die 40 afzonderlijke bonnen samenvat. De automatisering leest de afrekening en de bonnen uit en vergelijkt ze. Twee bonnen staan niet op de afrekening, op één bon is een artikel aangerekend tegen een andere prijs en een creditnota voor een defecte circulatiepomp is nog niet verrekend. Dat komt in een lijst die het kantoor bekijkt. Daarna stelt het systeem voor welke lijnen bij welke klant horen en toont het onderdelen die nog niet zijn doorgerekend. De aantallen zijn verzonnen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Standaard zet de automatisering facturen klaar en boekt ze niets definitief. Jullie of jullie boekhouder keuren de eerste weken alles goed. Later kunnen jullie voor leveranciers met een vaste, correcte werkwijze kiezen om automatisch te laten boeken. Betalingen starten we nooit zelf. Die blijven bij de persoon die betalingen goedkeurt.
Werkt met
Meer voor installateurs
Veelgestelde vragen
Ja, als de afrekening en de bonnen leesbaar zijn en de bonnummers erop staan. Dat is bij de meeste groothandels zo. Wat het systeem niet kan koppelen, komt in een lijst met afwijkingen, zodat jullie het bij de groothandel kunnen navragen.
Een creditnota of factuur van de fabrikant wordt gekoppeld aan het garantiedossier uit de werkbon als het dossiernummer erop staat. Of de fabrikant uiteindelijk betaalt, volgt het systeem niet op. Dat blijft een taak voor het kantoor.
Dat is een aparte automatisering, gekoppeld aan werkbonnen en voorraad. Op deze pagina gaat het over het inlezen van facturen. Beide kunnen op elkaar aansluiten als jullie een voorraadlijst bijhouden.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.