Bouw en renovatie
Aankoopfacturen inlezen voor bouw- en renovatiebedrijven
Facturen van leveranciers en onderaannemers worden ingelezen en per werf als concept geboekt. Btw-verlegging en afgesproken prijzen worden gecontroleerd.
Hoe het nu gaat
Een bouwbedrijf koopt bij een houthandel, een bouwmaterialenhandel, een sanitair- en tegelgroothandel, een machineverhuurder en bij onderaannemers. Daarnaast zijn er tankkaarten, leasewagens en kleine aankopen bij de bouwmarkt. De facturen komen toe als pdf, als papier in de bestelwagen of als foto van een ticket, en verwijzen bijna nooit naar de werfnaam die het bedrijf zelf gebruikt.
Voor een bouwbedrijf is de vraag bij elke factuur voor welke werf ze is. Pas als de kosten per werf kloppen, weet de zaakvoerder of een werk winstgevend is. Leveringsbonnen helpen, want daar staat het afleveradres op, maar bonnen en facturen komen op verschillende momenten toe. Bij onderaannemers komt een extra controle: of de btw-verlegging (medecontractant) juist wordt toegepast, en of de factuur overeenkomt met de afgesproken prijs.
De boekhouder krijgt de facturen vaak in bulk, op het einde van de maand of het kwartaal, met de vraag welke werf erbij hoort. Wie de facturen toen ontving, herinnert zich dat niet meer. Facturen die in de bestelwagen bleven liggen, tellen pas mee als de chauffeur ze op kantoor brengt, waardoor aftrekbare btw een periode later wordt verrekend.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Alles komt op één plek
Facturen uit de mailbox, via Peppol, en foto's van bonnen en papieren facturen die medewerkers met de telefoon doorsturen, komen samen in één wachtrij. Het systeem herkent dubbels.
- 02
Uitlezen en werf bepalen
De automatisering leest leverancier, nummer, bedragen, btw en de verwijzing naar het afleveradres of de werfnaam. Ze vergelijkt die verwijzing met jullie lijst van lopende werven en stelt een werf voor. Bij twijfel vraagt ze het aan de ploegbaas of het kantoor.
- 03
Btw-verlegging en onderaannemers
Facturen van onderaannemers worden gecontroleerd op de vermelding van btw-verlegging en vergeleken met de afspraak of offerte. Wijkt het bedrag af van de overeengekomen prijs, dan gaat de factuur naar de zaakvoerder met de reden erbij.
- 04
Voorstel in de boekhouding
De factuur komt als concept in Exact Online, Yuki of Octopus, met pdf, grootboekrekening, btw-code en de werf als kostenplaats of in het omschrijvingsveld, afhankelijk van wat jullie pakket toelaat.
- 05
Goedkeuring
Een medewerker keurt de conceptboekingen goed en de zaakvoerder ziet een lijst met facturen boven een bedrag dat jullie vastleggen. De betalingen zelf start het systeem niet. De koppeling draait op jullie eigen account in het boekhoudpakket.
Een voorbeeld
Voorbeeld: tien facturen en bonnen voor drie lopende werven
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. In één week komen tien facturen en bonnen binnen: vier van een bouwmaterialenhandel, twee van een sanitairgroothandel, een van een machineverhuurder, een van een onderaannemer en twee foto's van tickets van de bouwmarkt. Het systeem koppelt zes aan een van de drie lopende werven op basis van het afleveradres. Drie krijgen een voorstel dat de ploegbaas via een bericht bevestigt. De factuur van de onderaannemer wordt gecontroleerd op btw-verlegging en het afgesproken bedrag. De administratief medewerker keurt de conceptboekingen goed. Alle gegevens zijn verzonnen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Standaard zet de automatisering facturen klaar en boekt ze niets definitief. Jullie of jullie boekhouder keuren de eerste weken alles goed. Later kunnen jullie voor leveranciers met een vaste, correcte werkwijze kiezen om automatisch te laten boeken. Betalingen starten we nooit zelf. Die blijven bij de persoon die betalingen goedkeurt.
Werkt met
Meer voor bouw- en renovatiebedrijven
Veelgestelde vragen
Een foto van een kasticket kan worden uitgelezen als de tekst leesbaar is. Bonnetjes met een vlek of een afgesneden totaal worden aan een medewerker voorgelegd. Voor aankopen waarvoor btw wordt afgetrokken, is een correcte factuur of bon met btw-gegevens nodig. Dat beoordeelt de boekhouder.
Het systeem controleert of de factuur de vermelding van btw-verlegging bevat en of dat overeenkomt met de afspraak die jullie ons geven, bijvoorbeeld welke onderaannemers voor welk werk zo factureren. De uiteindelijke beoordeling of verlegging van toepassing is, blijft bij jullie boekhouder.
Dan krijgt ze geen werf, en dat staat zo in de lijst. Het kantoor kiest er een of boekt ze als algemene kost. We raden af om te gokken, omdat een verkeerde werf de kostprijs van twee werken vertekent.
Via een scan of een foto, ja. Het inlezen gaat het best met een duidelijke scan. Jullie krijgen een eenvoudige manier om bonnen en papieren facturen door te sturen, bijvoorbeeld per mail of via een bericht vanuit de bestelwagen.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.