Woordenlijst
E-facturatie is het opmaken, versturen en ontvangen van facturen als gestructureerd digitaal bestand dat software rechtstreeks kan verwerken.
Een e-factuur is niet hetzelfde als een pdf per mail. Een pdf is een afbeelding van een factuur die iemand moet lezen of laten scannen. Een e-factuur bevat de gegevens in een vast formaat, in de praktijk UBL, zodat het boekhoudpakket van de ontvanger ze zelf begrijpt.
In België moeten btw-plichtige ondernemingen sinds 1 januari 2026 hun facturen aan andere Belgische btw-plichtige ondernemingen als gestructureerde e-factuur versturen. De uitwisseling loopt in de praktijk via het Peppol-netwerk. Facturen aan particulieren vallen daar niet onder.
Voor een kmo heeft dit twee kanten. Je eigen facturatiesoftware moet e-facturen kunnen verzenden. En leveranciers sturen jou voortaan gestructureerde facturen, wat het overtypen beperkt. Pdf-facturen blijven voorkomen, bijvoorbeeld van buitenlandse leveranciers, dus inlezen met OCR blijft nuttig.
Een handelaar in bouwmaterialen stuurt zijn facturen aan aannemers vanuit de facturatiesoftware via Peppol. De aannemers ontvangen ze als UBL-bestand en boeken ze na controle. Een leverancier uit Duitsland stuurt nog een pdf per mail, die de aannemer met OCR laat inlezen.
Een pdf-factuur is een leesbaar document. Een e-factuur is een bestand met vaste velden voor leverancier, bedrag, btw en factuurlijnen, dat software zelf kan inlezen. Een pdf per mail geldt in België tussen btw-plichtigen niet meer als e-factuur.
Nee. De verplichting geldt voor facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Voor uitzonderingen en bijzondere situaties vraag je advies aan je boekhouder of kijk je op de website van de FOD Financiën.
Facturen komen gestructureerd binnen, waardoor boekingen sneller klaar staan. Je moet wel nagaan of je software kan verzenden en ontvangen via Peppol en of de gegevens in je klanten- en leveranciersbestand kloppen.
Wil je weten wat dit voor jullie bedrijf betekent? Plan een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.