Tuinaanleg en groenonderhoud
Voorschotfacturen en saldo na oplevering opvolgen voor tuinaannemers
Voorschotfacturen en saldo's na oplevering krijgen een vaste herinnering, gekoppeld aan de status van de werf. Bij een betwisting beslist de zaakvoerder.
Hoe het nu gaat
Een tuinaannemer factureert in stappen. Bij de bestelling van de werken vraagt hij een voorschot, tijdens de werken volgt soms een tussentijdse factuur en na de oplevering het saldo. Voor een onderhoudscontract verstuurt hij elk kwartaal of elk jaar een factuur. De meeste klanten zijn particulieren, een deel zijn bedrijven, een vereniging van mede-eigenaars of een gemeente. Elk heeft een eigen betaaltermijn en gedrag.
Het saldo na oplevering is het gevoeligste. De klant ziet het resultaat, vindt dat het gazon nog niet groen genoeg is of dat een border anders is aangelegd dan afgesproken, en wacht met betalen. Dat is geen vergeten factuur maar een discussie. Een automatische herinnering die tijdens een discussie aankomt, verergert de zaak. De zaakvoerder weet dat, maar de factuur staat in een lijst waarop dat niet te zien is.
Daarnaast verstuurt de aannemer de factuur pas als de werken helemaal klaar zijn, en loopt het geld achter op de kosten van materiaal en loon. De herinneringen worden na verloop van tijd gestuurd, wanneer de zaakvoerder er na een drukke dag aan denkt.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Openstaande facturen met de status van de werf
Elke dag halen we de openstaande verkoopfacturen op uit Exact Online, Yuki of Billit en koppelen ze aan de werf of het onderhoudscontract waarvoor ze zijn opgemaakt. Voor het saldo kijken we of de werf als opgeleverd staat en of er een opmerking van de klant is genoteerd.
- 02
Een herinnering die past bij het soort factuur
Een voorschotfactuur krijgt na de vervaldatum een korte herinnering, want de werf start pas bij betaling. Een saldofactuur krijgt een vriendelijkere tekst die verwijst naar de oplevering. Bedrijven en verenigingen krijgen een formelere versie. Het bericht bevat de factuur, het bedrag en de gestructureerde mededeling.
- 03
Betwistingen buiten de reeks houden
Heeft een klant een opmerking over de uitvoering gemaakt, dan duidt de zaakvoerder het dossier aan als betwist. Het krijgt geen herinnering tot hij de markering weghaalt. Zulke dossiers staan in een wekelijkse lijst met de datum van de laatste opmerking.
- 04
Na de tweede herinnering beslist de zaakvoerder
Blijft een factuur openstaan, dan komt ze op de lijst van de zaakvoerder. Die belt de klant, spreekt een afbetaling af of beslist over een formele aanmaning. De automatisering stuurt geen ingebrekestelling en verwijst niet door naar een incassobureau.
Een voorbeeld
Voorbeeld: voorschotten en saldo's in het voorjaar bij een aannemer met twintig werven
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Stel dat een aannemer in het voorjaar twintig lopende werven heeft en op een bepaald moment zes openstaande facturen. In het voorbeeld zijn twee daarvan voorschotten waarvan de werf nog niet is gestart, drie zijn saldi na oplevering en één is een onderhoudsfactuur. Een van de saldi staat als betwist, omdat de klant een opmerking over het gazon maakte. De andere vijf krijgen een herinnering in de toon die bij hun soort past. De getallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Elke herinnering is een concept tot iemand ze goedkeurt. Zo kan je een goede klant met een betwiste factuur overslaan. Ingebrekestellingen, aanmaningen met kosten en andere juridische stappen blijven buiten de automatisering. Een klant die blijft vertragen, bel je zelf.
Werkt met
Meer voor hoveniers en tuinaannemers
Betalingsherinneringen in andere sectoren
Veelgestelde vragen
Dat is een afspraak tussen jullie en de klant. Het systeem kan wel een melding sturen naar de zaakvoerder wanneer een voorschot twee dagen voor de geplande start nog openstaat, zodat hij kan beslissen de start te verplaatsen of de klant te bellen. De ploeg wordt niet automatisch tegengehouden.
Via de status in het pakket waarin jullie de werf bijhouden, of via een melding van de ploegleider in het werkbonformulier. Zonder dat signaal behandelt het systeem een saldofactuur als een gewone factuur. We bespreken in de scan hoe jullie dat het eenvoudigst registreren.
Dat zijn meestal facturen aan een syndicus, met goedkeuring door de vergadering of het beheerscomité. Betalingstermijnen zijn daar langer. We stellen voor dat soort klant een eigen termijn en een formelere tekst in, zodat er geen herinnering vertrekt voordat de goedkeuring kon plaatsvinden.
Dat kan als jullie Mollie of een gelijkaardige betaaloplossing gebruiken en de boekhouding die betalingen kan verwerken. Zo niet, dan staat het rekeningnummer met gestructureerde mededeling in de herinnering. In de scan bekijken we wat bij jullie past.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.