Betalingsherinneringen voor voorschot- en eindfacturen van schilderwerken

Bij schilderwerken wordt vaak in twee of drie stappen gefactureerd: een voorschot bij de start, soms een tussentijdse factuur en een eindfactuur na de oplevering. Klanten zijn meestal particulieren, en dat bepaalt de toon. Wie een schilder kent via een buur of een doorverwijzing, wil niet behandeld worden als een slechte betaler. Toch is een eindfactuur van enkele duizenden euro's voor een bedrijf met drie ploegen een bedrag dat het nodig heeft.

Het gevoelige punt is de oplevering. Een klant ziet na het werk nog een stukje dat opnieuw moet, een lijn die niet recht is of een plekje dat vergeten werd, en houdt de betaling in tot dat is opgelost. Soms is dat terecht, soms is het een reden om niet te betalen. De schilder die daarna een standaardherinnering krijgt, stuurt de klant een dreigbrief terwijl hij in werkelijkheid nog bij hem langs moet.

De opvolging gebeurt door de baas of zijn partner, 's avonds naast de offertes. Daardoor blijven facturen weken liggen tot er geld nodig is, en dan wordt er plots drie dagen aan achtervolging besteed. Niemand weet intussen welke klanten een herinnering hadden gekregen.

Elke herinnering is een concept tot iemand ze goedkeurt. Zo kan je een goede klant met een betwiste factuur overslaan. Ingebrekestellingen, aanmaningen met kosten en andere juridische stappen blijven buiten de automatisering. Een klant die blijft vertragen, bel je zelf.