Groothandel
Betalingsherinneringen voor groothandels: B2B-facturen opvolgen
Openstaande B2B-facturen worden in stappen opgevolgd, met uitzonderingen voor betwiste facturen en afspraken. Leveringsstop of een telefoontje is altijd een menselijke beslissing.
Hoe het nu gaat
Een groothandel levert op krediet. De betaaltermijn is dertig of zestig dagen, grote klanten hebben een kredietlimiet, en één klant kan meerdere vestigingen of facturatieadressen hebben. De openstaande posten zitten in het ERP of boekhoudpakket. Iemand van de administratie exporteert ze, kijkt wie te laat is en stuurt een herinnering, soms enkel naar wie hij kent, soms wanneer de verkoper erop aandringt. De vertegenwoordiger wil niet dat een goede klant een standaardbrief krijgt, en de boekhouder wil niet dat iemand telkens gebeld wordt.
Daardoor verloopt de opvolging op wisselend tempo. Een aannemer die al twee maanden achterloopt, krijgt zijn eerste herinnering pas na drie maanden. Een factuur die betwist wordt, bijvoorbeeld door een beschadigde levering of een retour, krijgt toch een tweede aanmaning. Een betaling die bij een andere factuur gerekend is, staat nog open. En een beslissing over een leveringsstop wordt genomen op basis van wat de verkoper weet en niet van het volledige beeld.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Stappenplan en uitzonderingen afspreken
Samen met jullie bepalen we na hoeveel dagen welke stap volgt: een vriendelijke herinnering, een tweede met een duidelijke vervaldatum en een telefoontaak voor de verkoper of kredietbeheerder. Facturen met een betwisting, klanten met een afbetalingsplan en bepaalde grote klanten sluiten jullie uit van de automatische stappen.
- 02
Openstaande posten ophalen en toewijzen
De automatisering haalt de openstaande posten op uit het ERP of de boekhouding en kijkt of er recent betalingen zijn die nog niet gekoppeld waren. Alleen wat echt open is, komt op de lijst, per klant gebundeld in plaats van per factuur.
- 03
Herinnering opstellen
Per klant wordt een bericht opgesteld met de openstaande facturen, bedragen en vervaldata, in de toon die past bij de stap. De administratie keurt de lijst goed, of jullie laten de eerste stap automatisch vertrekken voor klanten zonder bijzonderheden.
- 04
Telefoontaak en stop bij betaling
Boven een bedrag of na de tweede herinnering krijgt de verkoper of kredietbeheerder een taak om te bellen, met de facturen en het betalingsverleden erbij. Zodra een betaling binnen is, stopt de reeks. Een leveringsstop voorstellen kan, beslissen blijft bij jullie.
Een voorbeeld
Voorbeeld: 45 openstaande facturen bij 28 klanten
Dit voorbeeld is verzonnen en dient als illustratie, het is geen resultaat bij een klant. Stel dat een groothandel op het einde van de maand 45 facturen heeft die over de vervaldatum zijn, bij 28 klanten. Daarvan staan er 6 als betwist aangeduid en 3 klanten hebben een afbetalingsplan. Voor de resterende 19 klanten staat een herinnering klaar, gebundeld per klant. Twee klanten zijn al aan de tweede stap toe, voor hen staat een telefoontaak voor de verkoper klaar. De administratie bekijkt de lijst en laat de herinneringen vertrekken. De echte verdeling hangt af van jullie klanten en wordt in de scan bekeken.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Elke herinnering is een concept tot iemand ze goedkeurt. Zo kan je een goede klant met een betwiste factuur overslaan. Ingebrekestellingen, aanmaningen met kosten en andere juridische stappen blijven buiten de automatisering. Een klant die blijft vertragen, bel je zelf.
Werkt met
Meer voor groothandels
Betalingsherinneringen in andere sectoren
- Advocatenkantoren
- Syndici en vastgoedbeheer
- Fitness en sportclubs
- Tuinaanleg en groenonderhoud
- Reisbureaus
- Transport en logistiek
- Schoonmaakbedrijven
- Dierenartsenpraktijken
- Opleidingscentra
- vzw's en sociale organisaties
- Schilders en afwerkingsbedrijven
- Bouw en renovatie
- Zorgpraktijken
- Interieur en keukenbouw
- Verhuisbedrijven
Veelgestelde vragen
Nee. Ze kan een voorstel doen en de verkoper en kredietbeheerder informeren, maar het beslissen blijft bij jullie. Een leveringsstop raakt de relatie met een klant en vraagt een afweging die een persoon moet maken.
Een factuur kan als betwist worden aangeduid, bijvoorbeeld bij een retour of een beschadiging. Dan volgen er geen automatische herinneringen. De verantwoordelijke beslist wanneer de reeks weer start.
Ja. Een klant kan een eigen schema hebben of uitgesloten zijn. De verkoper of kredietbeheerder bepaalt dat, niet het systeem.
Die van jullie. In de scan nemen we een paar eerdere herinneringen door en stellen we de teksten samen met jullie op. Bij een eerste herinnering blijft de toon vriendelijk, en vanaf de tweede stap wordt hij duidelijker. De teksten blijven aanpasbaar.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.