Betalingsherinneringen voor voorschotten en saldo's van reizen

Een reis wordt meestal in twee stappen betaald: een voorschot bij de boeking en het saldo enkele weken voor het vertrek. De data en bedragen volgen uit de voorwaarden van de reis en de leverancier, en verschillen per boeking. Een bureau met honderden lopende boekingen heeft dus honderden vervaldata in verschillende maanden. Ze staan in het boekingssysteem, in de boekhouding of in een Excel-bestand van de adviseur.

Een klant die vergeet het saldo te betalen, merkt het meestal pas wanneer het bureau belt. Dat gebeurt dichter bij het vertrek dan iemand lief is. Voor het bureau is een onbetaald saldo meer dan een openstaande factuur, want de leverancier heeft zijn eigen termijnen. De adviseur moet dus snel weten welke boekingen aandacht vragen.

Het werk valt tussen twee stoelen. De adviseur boekt reizen en geeft advies, de administratie boekt betalingen. Een herinnering vraagt dat iemand de lijst opent, de ontvangsten vergelijkt en de klant schrijft of belt. In het hoogseizoen, als het bureau het drukst is, komt dat er het minst van.

Elke herinnering is een concept tot iemand ze goedkeurt. Zo kan je een goede klant met een betwiste factuur overslaan. Ingebrekestellingen, aanmaningen met kosten en andere juridische stappen blijven buiten de automatisering. Een klant die blijft vertragen, bel je zelf.