Interieur en keukenbouw
Betalingsherinneringen voor voorschotten en saldo's in de keukenbouw
Open voorschotten en saldo's krijgen herinneringen in een toon die past bij de schijf. Bij open herstelpunten wacht het saldo en een derde herinnering gaat alleen na goedkeuring van de zaakvoerder.
Hoe het nu gaat
Een keuken wordt in schijven betaald. Bij de bestelling volgt een voorschotfactuur, meestal een deel van het totaal. Soms komt er een tweede schijf bij de levering van de toestellen, en na de plaatsing het saldo. Elke schijf heeft een eigen vervaldatum, en elke klant is een particulier of kleine zelfstandige die geen boekhouder heeft die achter een betaling aan zit.
De administratie ziet openstaande facturen in de boekhouding, maar de reden waarom iets niet betaald is, zit elders. Een klant wacht met het saldo tot de schurende kastdeur hersteld is. Een andere kreeg de voorschotfactuur op een oud mailadres. Een derde betaalde wel, maar op een verkeerd rekeningnummer. Wie iedereen dezelfde standaardherinnering stuurt, kan een goede klant ontstemmen.
Daarom blijft het vaak liggen. De zaakvoerder houdt de lijst van debiteuren bij en belt als hij tijd heeft. Een voorschot dat nodig is om de bestelling bij de leverancier te plaatsen, staat nog open terwijl de bestelling al vertrokken is, wat het plannen van de cash moeilijk maakt.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Open posten ophalen
Elke dag haalt de automatisering de open facturen uit de boekhouding: klant, bedrag, vervaldatum, type schijf (voorschot, tussentijds, saldo) en project. De boekhouding blijft de bron. De automatisering past er niets aan.
- 02
Een schema per type schijf
Een voorschot krijgt drie dagen na de vervaldatum een vriendelijke herinnering en na tien dagen een tweede met een kopie van de factuur. Voor een saldo geldt een eigen schema. De termijnen en teksten leggen jullie vast, in jullie toon.
- 03
Pauze bij open herstelpunten
Heeft het project nog open punten uit de oplevering, dan wacht de herinnering voor het saldo en ziet de verkoper waarom. Of een saldo mag worden opgevolgd zolang een punt open staat, beslist hij. Is de klant het oneens over de factuur, dan zet de verkoper het dossier op pauze.
- 04
Concepten en goedkeuring
De eerste herinneringen kunnen automatisch vertrekken als jullie dat kiezen, anders staan ze als concept klaar. Een derde herinnering of een ingebrekestelling gaat alleen na goedkeuring van de zaakvoerder. Wat in jullie voorwaarden staat over intresten en vergoedingen, bepalen jullie. De automatisering zet het niet zelf in een tekst.
- 05
Betaling en overzicht
Zodra de boekhouding de betaling toont, stopt de herinnering. Op maandag staat er een lijst van open posten met hun leeftijd per klant en type schijf, voor de zaakvoerder.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een voorschot van 30 procent op een keuken van 14.000 euro
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. Een klant krijgt een voorschotfactuur van 4.200 euro, te betalen binnen veertien dagen. Drie dagen na de vervaldatum is er nog geen betaling en vertrekt een vriendelijke herinnering. Tien dagen na de vervaldatum volgt de tweede met een kopie van de factuur, waarop de klant antwoordt dat de mail naar een oud adres ging. De verkoper past het adres aan, de klant betaalt, en de bestelling bij de leverancier kan vertrekken. Bij het saldo, na de plaatsing, staat een open herstelpunt, en de herinnering wacht.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Elke herinnering is een concept tot iemand ze goedkeurt. Zo kan je een goede klant met een betwiste factuur overslaan. Ingebrekestellingen, aanmaningen met kosten en andere juridische stappen blijven buiten de automatisering. Een klant die blijft vertragen, bel je zelf.
Werkt met
Meer voor interieur- en keukenbouwers
Betalingsherinneringen in andere sectoren
- Advocatenkantoren
- Syndici en vastgoedbeheer
- Fitness en sportclubs
- Tuinaanleg en groenonderhoud
- Reisbureaus
- Transport en logistiek
- Schoonmaakbedrijven
- Dierenartsenpraktijken
- Opleidingscentra
- vzw's en sociale organisaties
- Schilders en afwerkingsbedrijven
- Bouw en renovatie
- Groothandel
- Zorgpraktijken
- Verhuisbedrijven
Veelgestelde vragen
De eerste herinneringen kunnen automatisch vertrekken als jullie dat kiezen. Een derde herinnering, een ingebrekestelling of alles wat een rechtsgevolg kan hebben, gaat alleen na goedkeuring van een persoon bij jullie.
De verkoper zet het dossier op pauze en er vertrekt geen herinnering meer. De automatisering kan een klacht niet beoordelen en laat die altijd bij een persoon.
Gebruiken jullie Mollie, dan kan de herinnering een betaallink bevatten als jullie account dat toelaat. We bouwen dat alleen in als jullie Mollie al gebruiken. Zonder blijft het een herinnering met het rekeningnummer.
Jullie. We schrijven voorstellen in jullie toon tijdens de scan, jullie passen ze aan, en elke wijziging van de termijnen is een instelling die je zelf kunt bijwerken.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.