Betalingsherinneringen voor lidgelden en facturen van een vzw

Een vzw heeft meerdere soorten openstaande bedragen. Leden betalen een jaarlijks lidgeld, vaak per overschrijving met een gestructureerde mededeling. Gemeentes, scholen of bedrijven betalen een factuur voor een dienst, een opleiding of de verhuur van een zaal. Er zijn deelnamekosten voor een activiteit of een kamp. De boekhouding gebeurt door een medewerker of een vrijwillige penningmeester, naast andere taken.

Herinneringen worden daardoor laat of onregelmatig verstuurd. Een lid dat zijn lidgeld vergeet, komt er pas bij de volgende algemene vergadering achter, of helemaal niet. Een gemeente die op een factuur wacht tot een dienst het goedkeurt, krijgt een herinnering die ze nooit nodig had. De toon is een afweging: een organisatie die op vertrouwen en vrijwilligers werkt, wil een lid niet afschrikken, maar heeft wel het geld nodig.

Een bijkomend probleem is dat de penningmeester vrijwilliger kan zijn. Hij of zij kijkt een paar keer per jaar naar de lijst van openstaande bedragen. Daardoor kunnen kleine bedragen lang openstaan. Het lijkt weinig, maar bij tweehonderd leden is het een merkbaar deel van de begroting.

Elke herinnering is een concept tot iemand ze goedkeurt. Zo kan je een goede klant met een betwiste factuur overslaan. Ingebrekestellingen, aanmaningen met kosten en andere juridische stappen blijven buiten de automatisering. Een klant die blijft vertragen, bel je zelf.