Bouw en renovatie
Betalingsherinneringen automatiseren voor bouw- en renovatiebedrijven
Openstaande voorschot-, tussen- en eindfacturen krijgen een vast ritme van herinneringen. Uitzonderingen per dossier en aanmaningen blijven onder controle van de zaakvoerder.
Hoe het nu gaat
Een bouwbedrijf factureert in delen: een voorschot bij de start, tussentijdse facturen volgens de voortgang en een eindafrekening na de oplevering. Een voorschotfactuur of een tussenfactuur na het ruwbouwwerk is een flink bedrag, en wie niet betaalt, houdt de cashflow van het bedrijf tegen terwijl de materialen en de ploeg al betaald moeten worden. De klanten zijn particulieren, bedrijven en soms een aannemer als hoofdopdrachtgever.
De opvolging gebeurt nu door de partner of de administratief medewerker, wanneer er tijd is. Ze kijkt in de boekhouding welke facturen vervallen zijn, belt of mailt, en weegt af hoe hard ze mag drukken bij een klant die net een nieuwe keuken wil bij hetzelfde bedrijf of bij wie de werf nog niet is opgeleverd. Er is geen vast ritme, waardoor de ene klant na twee weken een herinnering krijgt en een andere pas na twee maanden.
Een herinnering moet bovendien kloppen met de situatie. Klanten die een klacht over het werk hebben of een betalingsplan hebben afgesproken, mogen geen standaardbrief krijgen. Een factuur die al betaald is maar nog niet geboekt, ook niet. Zulke fouten kosten een goede klantrelatie, en veel nieuwe klanten komen via bestaande klanten.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Openstaande facturen uit de boekhouding
Elke dag leest het systeem de openstaande facturen uit Exact Online, Yuki of Octopus, samen met de vervaldata en de betalingen die intussen zijn binnengekomen. Een factuur die vandaag werd betaald, krijgt geen herinnering meer.
- 02
Een vast ritme per soort klant
Samen met jullie bepalen we het ritme: bijvoorbeeld een vriendelijke herinnering enkele dagen na de vervaldatum, een tweede bericht na een afgesproken periode en een aanmaning met de voorwaarden uit jullie algemene voorwaarden. Particulieren en bedrijven kunnen een andere toon en tekst krijgen.
- 03
Uitzonderingen per dossier
In het dossier van de klant kan een medewerker een factuur op niet herinneren zetten, met een reden en een datum: klacht, betalingsplan of wachten op oplevering. De herinneringen voor die factuur stoppen tot die datum.
- 04
Concept en goedkeuring
Eerste herinneringen mogen automatisch uitgaan als jullie dat willen. Aanmaningen en berichten aan klanten met een lopende werf komen eerst als concept bij de zaakvoerder. Een ingebrekestelling en een overdracht aan een incassokantoor of advocaat blijven bij jullie.
- 05
Overzicht voor de zaakvoerder
Elke week toont een overzicht wat openstaat, hoe lang al en welke herinneringen zijn verstuurd. Zo ziet de zaakvoerder welke klanten het langst wachten en per werf hoeveel er nog binnen moet komen.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een tussenfactuur die te laat betaald wordt
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. Een renovatiebedrijf factureert een tussenfactuur na de ruwbouw van een uitbreiding. De vervaldatum verstrijkt en de klant betaalt niet. Vijf dagen later krijgt hij een vriendelijke herinnering met de factuur als bijlage, zoals het ritme voorschrijft. De klant antwoordt dat hij een opmerking heeft over de afwerking. De administratief medewerker zet de factuur op niet herinneren tot het gesprek met de werfleider is geweest. Was er geen opmerking geweest, dan was na het afgesproken aantal dagen een tweede bericht als concept bij de zaakvoerder terechtgekomen. De situatie is verzonnen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Elke herinnering is een concept tot iemand ze goedkeurt. Zo kan je een goede klant met een betwiste factuur overslaan. Ingebrekestellingen, aanmaningen met kosten en andere juridische stappen blijven buiten de automatisering. Een klant die blijft vertragen, bel je zelf.
Werkt met
Meer voor bouw- en renovatiebedrijven
Betalingsherinneringen in andere sectoren
- Advocatenkantoren
- Syndici en vastgoedbeheer
- Fitness en sportclubs
- Tuinaanleg en groenonderhoud
- Reisbureaus
- Transport en logistiek
- Schoonmaakbedrijven
- Dierenartsenpraktijken
- Opleidingscentra
- vzw's en sociale organisaties
- Schilders en afwerkingsbedrijven
- Groothandel
- Zorgpraktijken
- Interieur en keukenbouw
- Verhuisbedrijven
Veelgestelde vragen
Met een uitzondering per factuur. Een medewerker zet de factuur op niet herinneren en noteert waarom. Het systeem stopt daar en meldt wanneer de uitzondering afloopt. Zo blijft de beslissing bij jullie en is ze zichtbaar.
We schrijven de teksten samen met jullie, op basis van de voorwaarden die jullie zelf hanteren, zoals interesten en schadevergoeding bij laattijdige betaling. We geven geen juridisch advies. Laat de definitieve tekst van een aanmaning nakijken door jullie jurist of advocaat als jullie dat gewoon zijn.
Het systeem leest de boekhouding, dus een betaling die daar nog niet staat, valt niet op. Daarom stellen we een marge van enkele dagen in na de vervaldatum, en raden we aan de bankkoppeling in het boekhoudpakket dagelijks te laten verwerken. Een herinnering die toch ten onrechte uitgaat, bevat een neutrale zin dat de klant niets hoeft te doen als hij al heeft betaald.
Dat bepalen jullie. Een gangbare keuze is om de eerste herinnering automatisch te laten uitgaan en alles daarna door een persoon te laten goedkeuren, zeker bij particulieren met een lopende werf. Dat is een instelling die we samen vastleggen en achteraf kunnen aanpassen.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.