Transport en logistiek
Betalingsherinneringen automatiseren voor transportbedrijven
Een automatisering stelt wekelijks herinneringen op voor openstaande transportfacturen, voegt het afleverbewijs toe en slaat facturen over waarvoor een discussie loopt.
Hoe het nu gaat
Transportfacturen hebben vaak een lange betalingstermijn, en klanten vragen geregeld om de CMR of het getekende afleverbewijs voor ze betalen. Zolang die ontbreken in het dossier, wacht de klant, en wacht dus ook jullie geld. Het afleverbewijs zit meestal in een andere map dan de factuur.
De opvolging gebeurt onregelmatig. Wie de boekhouding doet, kijkt naar de lijst van openstaande facturen wanneer de kas daar aanleiding toe geeft en belt dan een klant die al twee maanden te laat is. Intussen blijkt dat de klant de factuur nooit ontving, dat het afleverbewijs ontbrak, of dat er discussie is over wachturen of een schadeclaim.
Een herinnering die van die discussie niets weet, is slecht gekozen en maakt het contact met een vaste verlader ongemakkelijk. Bij een bedrijf met enkele grote klanten weegt één late betaler bovendien zwaar op de kas.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Wekelijkse lijst van openstaande facturen
Elke week haalt de automatisering de openstaande facturen op uit jullie boekhouding, per klant, met vervaldatum en bedrag. De lijst staat op een vast moment klaar voor wie de opvolging doet.
- 02
Afleverbewijs en discussie controleren
Voor elke late factuur kijkt de automatisering of het afleverbewijs in het dossier zit en of jullie een openstaande discussie hebben genoteerd, zoals een claim of betwiste wachturen. Ontbreekt het bewijs, dan gaat de factuur eerst naar de planner en komt er geen herinnering. Bij een discussie beslist een persoon.
- 03
Herinnering opstellen
De eerste herinnering is kort en vriendelijk, gericht aan het boekhoudcontact van de klant en niet aan de dispatcher. Ze bevat een kopie van de factuur en het afleverbewijs en vertrekt vanuit jullie eigen mailbox na jullie goedkeuring.
- 04
Opvolgstappen met termijnen die jullie bepalen
Een tweede herinnering volgt na een termijn die jullie instellen, met een ferme toon. Een ingebrekestelling of juridische stap wordt nooit automatisch gezet. Daarvoor stelt de automatisering hooguit een concept op dat een persoon beoordeelt.
- 05
Betaling registreren
Zodra een betaling in de boekhouding staat, stopt de reeks. Een antwoord van de klant, bijvoorbeeld dat er al betaald is, wordt gemeld aan wie de opvolging doet in plaats van beantwoord.
Een voorbeeld
Voorbeeld: bedrijf met veertig openstaande facturen
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Een transportbedrijf heeft op een vrijdag veertig openstaande facturen, waarvan acht over de vervaldag. Bij vier ontbreekt het afleverbewijs in het dossier. Die gaan naar de planner. Bij één klant loopt er een discussie over wachturen en die factuur blijft buiten de herinnering. Voor de overige drie klanten staat een herinnering klaar, met factuur en afleverbewijs als bijlage. De boekhouder keurt ze goed en ze vertrekken uit zijn mailbox. De week erna ziet hij welke betalingen binnen zijn en welke klant een tweede herinnering krijgt.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Elke herinnering is een concept tot iemand ze goedkeurt. Zo kan je een goede klant met een betwiste factuur overslaan. Ingebrekestellingen, aanmaningen met kosten en andere juridische stappen blijven buiten de automatisering. Een klant die blijft vertragen, bel je zelf.
Werkt met
Meer voor transportbedrijven
Betalingsherinneringen in andere sectoren
- Advocatenkantoren
- Syndici en vastgoedbeheer
- Fitness en sportclubs
- Tuinaanleg en groenonderhoud
- Reisbureaus
- Schoonmaakbedrijven
- Dierenartsenpraktijken
- Opleidingscentra
- vzw's en sociale organisaties
- Schilders en afwerkingsbedrijven
- Bouw en renovatie
- Groothandel
- Zorgpraktijken
- Interieur en keukenbouw
- Verhuisbedrijven
Veelgestelde vragen
Nee. Een ingebrekestelling of een andere juridische stap stelt de automatisering hooguit voor als concept dat een persoon leest en beslist. De juridische kant bespreek je met jullie eigen advocaat of incassopartner.
Omdat klanten vaak wachten met betalen tot het bewijs bij de factuur zit. Een herinnering zonder bewijs lokt meestal dezelfde vraag uit. Met het bewijs als bijlage vervalt die vraag, en weten jullie vooraf welke dossiers nog incompleet zijn.
Herinneringen kunnen in een andere taal opgesteld worden, met teksten die jullie goedkeuren. Voor termijnen, interesten en andere juridische kanten bij buitenlandse klanten vraag je advies aan jullie boekhouder of advocaat.
Dat risico bestaat altijd. Daarom lees je elke reeks op een vast moment na voor ze vertrekt, en wordt een herinnering niet verstuurd voor facturen waarvoor een betaling in behandeling is die jullie hebben genoteerd.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.